CRM システムで商談が成立したときに Slack ボタンを使用する

概要

概要: CRM で商談が成立したときに Slack ボタンを使用する

アプリケーション: Slack、Salesforce

説明

Slack ボタンを使用すると、組み込みのレビュー/承認メカニズムを作成して、ボタンをクリックするだけで Slack メッセージから自動化をトリガーできます。 重要な意思決定やタッチポイントで誰でも人間の介入を効果的に使用し、それぞれのシステムにログインすることなく、Slackメッセージからトリガーすることで、CRM、ERP、ITSM、HR、Financeなどの複雑なシステムを含む1〜5の自動化から(1〜5個のボタンを使用)を選択できます。

ここでは、Slack ボタンを活用する主なユースケースをいくつか紹介します。

1. Salesforce で商談がクローズされて成立したら、Slack ボタンを使用してそれぞれのオートメーションをトリガーし、QuickBooks または NetSuite で請求書または受注を開始するか作成するか、DocuSign で販売契約書を送信するか、Outlook でサプライヤーにメールを送信するかを選択します。
2. Bamboo HR などの人事ツールで休暇申請が発生した場合は、Slack ボタンを使用して休暇申請を承認または拒否します。
3. SAP Concur で経費精算書または請求が作成されたら、[Slack ボタン] を使用してそのレポートを承認または却下します。
4. Slack のヘルプ チャンネルでカスタマー サポート リクエストが発生したら、Jira/Zendesk チケットを作成するか、Slack ボタンを使用してチームまたはユーザー グループに通知します。
5. 毎週、時間ベースのトリガーを使用して、Mailchimp でメール キャンペーンを作成し、マネージャーまたはピア レビュー用のテスト メールを送信すると、マネージャーまたはピア レビューは、Slack ボタンを使用してターゲット オーディエンスへのメール キャンペーンのスケジュール設定または送信を承認または拒否できます。
6. GitHub プル要求 (PR) がピア レビューのために発生したら、Slack ボタンを使用して PR を承認または拒否します。

このユーザー ガイドでは、2 つのワークフローを使用して最初のユース ケースを構築します。

最初のワークフローでは、[ チャンネルにメッセージを送信] などの Slack アクティビティと、[ Salesforce: 商談のクローズと成立 ] トリガーを使用します。

2 つ目のワークフローでは、Slack アクティビティ ( [ボタンの返信を送信]、[ 返信を送信]、[ ボタンのクリック] など) と、[ アカウントを取得]、[ 機会を取得]、[ レコードを検索] などの Salesforce アクティビティ、[Oracle NetSuite の基本的な企業顧客を作成 ] アクティビティ、[DocuSign の テンプレートを使用してエンベロープを作成] を使用します。

最初のワークフロー

メモ： 時間を節約するには、Studio Web のテンプレート [ Salesforce で商談が成立したときは Slack ボタンを送信] メッセージ を使用してこのワークフローを構築します。

1. Studio Web を開いて、新しいプロジェクトを作成します。

2. 手動トリガー の その他のオプション メニュー を選択し、 トリガーの変更 を選択します。

3. トリガー カタログから [ Salesforce: 商談のクローズ] および [商談成立] を選択します。 このトリガー アクティビティで、以下の手順を実行します。

   1. Salesforce コネクションを設定します。
   2. 必要に応じて、フィルターを追加します。
   3. また、ユース ケースにより適した名前にトリガー アクティビティの名前を変更することもできます。
      
      

      

      
      
4. ワークフローに Slack の [チャンネルにメッセージを送信 ] アクティビティを追加します。 この手順では、前のトリガー アクティビティの出力を変数として Slack メッセージに渡します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [ チャンネル ] フィールドで、ドロップダウン リストからそれぞれのチャンネルを選択するか、正確なチャンネル名を入力します( #は除く)。
   2. [ メッセージ ] フィールドに、メイン セクションのテキスト メッセージを入力します。 例:「チームおめでとうございます! 私たちは以下の機会を勝ち取りました。」
   3. [送信者] フィールドで、[ボット] を選択してメッセージをボットとして送信するか、[ユーザー] を選択して Slack で現在認証されているユーザーとしてメッセージを送信します。
   4. [ メッセージ] フィールドに、商談 ID と名前を key:value ペアでコンマで区切って入力します。 Slack マークダウン書式 を使用して、[ 商談 ID] と [商談名] のラベルを太字に変更します。以下に例を示します。

      *商談 ID*:<opportunity ID>

      *商談名*:<opportunity name>

      • ここで<opportunity ID> と<opportunity name> は Salesforce トリガーから取得する変数です。
        
        

        

        
        
   5. [ ボタン アクション] フィールドに、次の 2 つのボタン アクションを入力します 請求書を承認し、販売契約書を送信します。 アクション ID を追加する (必須)、アクション名 (必須)、スタイル (プライマリ/危険) 確認タイトル、確認テキスト、確認OKタイトル、確認 タイトルを拒否する (コンマ区切りの形式):

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No

5. これで、プロジェクトをパブリッシュまたは実行する準備ができました。 ワークフローの上部にある [ パブリッシュ] ボタンを選択し、オートメーション名、説明、ワークスペースなどの詳細を入力します。 バージョンは自動的に更新されます。
   
   

   

   
   

2 番目のワークフロー

メモ： 時間を節約するには、Studio Web の [ Closed/成立した商談 (Salesforce)] テンプレートの [Slack のボタンをクリックしたときにオートメーションを設定/トリガー ] を使用してこのワークフローを構築します。

1. Studio Web を開いて、新しいプロジェクトを作成します。

2. 手動トリガー の その他のオプション メニュー を選択し、 トリガーの変更 を選択します。

3. トリガー カタログから [ Slack: ボタンのクリック] を選択します。 このトリガー アクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. Slack コネクションを設定します。
   2. ボタン イベントを特定のチャンネルまたは特定のユーザーに制限するには、このトリガーでは [ チャンネル ] または [ ユーザー ] を選択する必要があります。
   3. 必要に応じて、フィルターを追加します。
   4. また、ユース ケースにより適した名前にトリガー アクティビティの名前を変更することもできます。
      
      

      

      
      
4. ワークフローに Salesforce の [商談を取得] アクティビティを追加します。 最初のワークフローでは、商談 ID と商談名を Slack メッセージ項目として入力しました。 同じ情報が [ボタンのクリック] 出力応答からも取得される必要があります。このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [ 営業案件] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [ボタンのクリック] 出力で、[フィールド> field2_text] プロパティを検索します。これが [商談 ID] の値です。
      メモ： 最初のワークフローでは、メッセージ フィールドはコンマで区切られた key:value ペアで渡されます。 [ボタンのクリック] 応答の各メッセージ フィールドは (キーまたは値に関係なく) 順番に割り当てられます。つまり、[メッセージ] フィールドでkey1:value1; key2:value2; key3:value3渡された場合、key1は field1に割り当てられ、value1は field2に割り当てられ、key2は field3に割り当てられ、value3は field4に割り当てられます。 key3はfield5に割り当てられ、value3はfield6に割り当てられます。
   
   

   

   
   
5. Salesforce の [アカウントを取得] アクティビティをワークフローに追加します。 この手順では、前のアクティビティの出力を、プライマリ アカウントの詳細を取得するための入力として渡します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [ アカウント ] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [商談を取得] の出力で、[Id] プロパティを選択します。
      
      

      

      
      
6. ワークフローに [条件分岐 (if )] アクティビティを追加します。 次に、クリックされた Slack ボタンを確認する if 条件をフィルター処理または追加します。 このアクティビティの内容は次のとおりです。
   1. [ 条件] フィールドを選択し、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [ボタンのクリック] 出力で、[Button actions1 > text プロパティ] を選択します。
   2. [等しい] 演算子を選択します。
   3. 3 番目の列に「請求書の承認」と入力します。 最初のワークフローで、ボタン アクション名の 1 つとして Approve Invoice を渡したことを思い出してください。
   4. [保存] をクリックします。
      
      

      

      
      
7. [ Then ] 分岐に、Oracle NetSuite の [基本的な企業顧客を作成] アクティビティをワークフローに追加します。 この手順では、前の [アカウントを取得 ] アクティビティの出力を、NetSuite で顧客レコードを作成するための入力として渡します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [名前] フィールドで、[詳細を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[変数を使用] を選択します。[Get account response] で、[name] プロパティを選択します。
   2. [ 子会社 ] フィールドで、利用可能なオプションのいずれかを選択します。
   3. [ 電話 ] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [アカウントの応答の取得] で、電話のプロパティを選択します。
      
      

      

      
      
8. さらに [Then ] 分岐の下に、Slack の [ボタンを送信] アクティビティを追加します。 この手順では、最初のワークフローで送信された元の ボタン メッセージを置換/削除するための入力として、[ ボタンのクリック ] トリガーの 応答 URL 出力を使用します。これにより、ボタンのクリックは 1 回のみに制限され、複数のボタンのクリックは許可されません。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [ ボタンの応答 URL] を選択し、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [ボタンのクリック] 応答で、[ボタン>応答 URL] プロパティを選択します。
   2. 応答タイプ フィールドで、チャネル内 を選択します。これにより、他のユーザーが見ることができるメッセージがチャネルに送信されます。 [エフェメラル] オプションは、ボタンをクリックしたユーザーのみが表示でき、チャネル内の他のユーザーは表示できないメッセージを送信する場合に使用します。
   3. 元のボタン メッセージ (最初のワークフローで送信) を置き換えるには、[ 元のファイルを置換 ] フィールドを [True] に設定します。
   4. [ メッセージ ] フィールドに、ボタンをクリックしたユーザー名と、前の手順で作成した NetSuite の顧客を動的に渡して、メッセージを入力します。 例えば：

      "<username><customer name> は、販売注文または請求書処理のために NetSuite で を作成することを承認しました。」

      • ここで、 は<username> [ボタンのクリック] の出力から取得され、<customer name> は [Create Basic Company Customer ] の出力から取得されます。
      
      

      

      
      
9. 次に、[ 条件分岐 (if )] アクティビティの [Else] 分岐に、Salesforce の [レコードを検索] アクティビティをワークフローに追加します。この手順では、[アカウントの取得] で取得した顧客の主連絡先名と電子メールを取得します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. [オブジェクトを選択] フィールドで、[連絡先] を選択します。
   2. [ プロパティを管理] を選択し、[ 場所 ] を選択して [ フィールドを更新] をクリックします。
   3. キャンバスに表示されている [ 場所 ] フィールドを選択して、フィルター ビルダーを開きます。
      1. 最初の列で [ アカウント ID] を選択します。
      2. [等号] (=) 演算子を選択します。
      3. 3 番目の列には変数を使用します。 [ Get account response ] の下にある [ Id ] プロパティを選択します。
      4. [保存] をクリックします。
         
         

         

         
         
10. さらに [Else] 分岐の下に、DocuSign の [テンプレートを使用してエンベロープを作成] アクティビティをワークフローに追加します。 次に、顧客の主要連絡先名と電子メールを渡して、電子署名の販売計画を送信します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
    1. [ テンプレート] フィールドで、販売契約書に使用するテンプレートを選択します。
    2. [ Status ] フィールドで、[ Send ] を選択して署名用のエンベロープを作成し、送信します。 [ドラフト] オプションでは、エンベロープがドラフトで作成されるだけで、送信はされません。
    3. [ メールの件名 ] フィールドに、それぞれの件名を入力します。 例:「私たちの家族へようこそ! 売買契約書にご署名ください!」
    4. [ 受信者の正式名称 ] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 レコードの検索応答で、最初の取引先担当者レコード>名前プロパティを選択します。
    5. [ 受信者のメール アドレス] フィールドで、[See more ] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 レコードの検索応答で、最初の取引先担当者レコード>電子メール プロパティを選択します。
       
       

       

       
       
11. 同じ [Else] 分岐で、Slack の [返信を送信 ] アクティビティをワークフローに追加します。 この手順では、前の Salesforce アクティビティのユーザー名、チャンネル ID、 ボタンのクリック イベントのメッセージのタイムスタンプ、およびアカウント、商談の情報を渡します。 このアクティビティで、以下の手順を実行します。
    1. [ チャネル ] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [ボタンのクリック] 応答で、[ボタン>チャネル ID] プロパティを選択します。
    2. [ メッセージのタイムスタンプ ] フィールドで、[詳細 を確認] アイコンを選択して入力の種類を変更し、[ 変数を使用] を選択します。 [ボタンのクリック] 応答で、[ボタン>メッセージ ts] プロパティを選択します。
    3. [ メッセージ ] フィールドに、ボタンをクリックしたユーザー名、取引先企業名、および商談名と ID を動的に渡して、メッセージを入力します。 例えば：

       "<username> は、以下の商談の販売計画を<account name> に送信しました:<opportunity ID> -<opportunity name>

       • ここで、<username> は [ボタン クリック] の応答から、<account name> は [アカウントを取得 ] から、<opportunity ID> と<opportunity name> は [商談を取得] の応答から取得されます。
       
       

       

       
       
12. これで、プロジェクトをパブリッシュまたは実行する準備ができました。 ワークフローの上部にある [ パブリッシュ] ボタンを選択し、オートメーション名、説明、ワークスペースなどの詳細を入力します。 バージョンは自動的に更新されます。