Relatórios de despesas automatizados

Aplicativos: Microsoft Outlook Email, Document Understanding, SAP Concur.

Descrição: quando um novo e-mail é recebido de um fornecedor sobre uma despesa que é elegível para reembolso, o sistema deve adicionar automaticamente uma despesa no SAP Concur, usando as informações relevantes extraídas com o Document Understanding, e carregar seu recibo.

Steps:

1. Abra o Studio Web e crie um novo projeto. Certifique-se de que, na janela Novo Projeto, no menu suspenso Como iniciar a automação , Baseado em evento esteja selecionado.

2. Arraste uma atividade de gatilho Microsoft Outlook: Email Received para a tela. Na atividade Trigger:

   1. Conecte-se à sua conta do Microsoft Outlook 365.
   2. Configure a propriedade da Pasta de e-mail para apontar para onde você recebe e-mails relacionados a despesas.

   

   3. É possível adicionar outros filtros à sua automação, dependendo das suas necessidades.

   

3. Adicione uma atividade Download Email Attachments do Microsoft 365 à tela.

   1. No campo de propriedade E-mail , selecione a variável que é definida como a saída da atividade Gatilho de evento adicionada anteriormente.
   2. Para este exemplo, excluímos anexos inline, portanto, para Excluir anexos inline, selecione True.

   

   3. É possível adicionar outros filtros à sua automação, dependendo das suas necessidades.

   

4. Adicione uma atividade Document Understanding: Extract Document Data e:

   1. Defina o campo Projeto como Predefinido.
   2. Defina o campo Extrator como Recibos.
   3. Para o campo Arquivo de entrada , selecione a saída da propriedade Anexos de e-mail baixados>Lista de anexos baixados como a variável.
   4. Observe que uma atividade For Each é adicionada acima da atividade que tem CurrentItem como o arquivo de entrada. Isso ocorre porque um email pode ter uma matriz de anexos, e a atividade For Each pode analisar todos eles.

   

5. Em seguida, adicione uma atividade SAP Concur: Add Quick Expense e:

   1. Conecte-se à sua conta do SAP Concur.
   2. Selecione o Tipo de despesa apropriado no menu suspenso.
   3. Configure o campo Moeda da transação para usar a moeda que você deseja usar.
   4. Use uma variável para definir o campo Valor como Extract Document Data > Data > Valor Total > Valor > Valor.
   5. Defina o Tipo de pagamento no menu suspenso.

   

6. Por fim, adicione uma atividade SAP Concur: Upload Receipt Image e:

   1. Use uma variável para definir o campo Recibo como CurrentItem.

   

7. Execute o fluxo de trabalho. Sua despesa é adicionada ao SAP Concur juntamente com o recibo correspondente.