Use botões do Slack quando uma oportunidade for obtida no sistema CRM

Use o Usar conector para usar botões do Slack quando uma oportunidade for conquistada.

Sobre

Resumo: use botões do Slack quando uma oportunidade for obtida no CRM

Aplicativos: Slack, Salesforce

Description

Os botões do Slack permitem que você crie um mecanismo integrado de revisão/aprovação e acione automações a partir de mensagens do Slack com apenas um clique. Qualquer um pode usar efetivamente a intervenção humana em pontos de decisão importantes ou pontos de contato e escolher entre 1 a 5 automações (com a ajuda de 1 a 5 botões) envolvendo sistemas complexos, como CRM, ERP, TISM, RH, finanças etc., ao acioná-las a partir de mensagens do Slack, sem entrar no sistema respectivo.

Aqui estão alguns dos principais casos de uso que aproveitam os botões do Slack:

1. Quando uma oportunidade é fechada e conquistada no Salesforce, escolha se deseja iniciar ou criar uma fatura ou ordem de venda no QuickBooks ou NetSuite, ou enviar um contrato de vendas via DocuSign, ou enviar um email a um fornecedor via Outlook, acionando a respectiva automação com a ajuda de um botão do Slack.
2. Quando uma solicitação de tempo livre for criada em uma ferramenta de RH, como o Bamboo HR, aprove ou negue a solicitação de tempo livre com a ajuda de um botão do Slack.
3. Quando um relatório ou solicitação de despesa for criado no SAP Concur, aprove ou rejeite o relatório com a ajuda de um botão do Slack.
4. Quando uma solicitação de suporte ao cliente aparecer no canal de ajuda do Slack, crie um ticket do Jira/Zendesk ou notifique a equipe ou o grupo de usuários com a ajuda de um botão do Slack.
5. Toda semana, usando um gatilho baseado em tempo, crie uma campanha de e-mail no Mailchimp e envie um e-mail de teste para o gerente ou revisão por pares que, por sua vez, pode aprovar ou rejeitar o agendamento ou o envio da campanha de e-mail para o público-alvo com a ajuda de um botão do Slack.
6. Quando uma solicitação pull (PR) do GitHub for criada para revisão por pares, aprove ou rejeite a PR com a ajuda de um botão do Slack.

Neste guia do usuário, estamos usando dois fluxos de trabalho para criar o primeiro caso de uso.

O primeiro fluxo de trabalho usa atividades do Slack, como Enviar mensagem ao canal e o gatilho Salesforce: Oportunidade fechada e ganha .

O segundo fluxo de trabalho usa atividades do Slack, como Send Button Response, Send Reply e Button Clicked, junto com atividades do Salesforce, como Get Account, Get Opportunity, e Search Records, uma atividade Oracle NetSuite Create Basic Customer e Create Envelope Usando Modelo do DocuSign.

Primeiro fluxo de trabalho

Observação:

Se você quiser economizar tempo, use a mensagem do botão Enviar um Slack quando uma oportunidade for obtida no modelo Salesforce no Studio Web para criar esse fluxo de trabalho.

1. Abra o Studio Web e crie um novo projeto.

2. Selecione Mais opções menu no Gatilho manual e selecione Alterar gatilho.

3. No catálogo de gatilhos, selecione Salesforce: Opportunity Closed and Won. Nesta atividade Trigger:

   1. Configure sua conexão do Salesforce.

   2. Adicione quaisquer filtros adicionais, se necessário.

   3. Você também pode renomear o gatilho de atividade para algo mais representativo do seu caso de uso.

      

4. Adicione a atividade Send Message to Channel do Slack ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade Trigger anterior como variáveis na mensagem do Slack. Na atividade:

   1. No campo Canal , selecione o respectivo canal na lista suspensa ou insira o nome exato do canal (sem #).

   2. No campo Mensagem , insira a mensagem de texto da seção principal. Por exemplo: "Parabéns, equipe! Conquistamos a oportunidade abaixo."

   3. No campo Enviar como , selecione Bot, para enviar a mensagem como um bot, ou Usuário, para enviar a mensagem como o usuário autenticado atual no Slack.

   4. No campos Mensagem, insira o ID e o nome da oportunidade em pares key:value , separados por uma vírgula. Altere o rótulo de ID da oportunidade e Nome da oportunidade para negrito usando a formatação de markdown do Slack. Por exemplo:

      *ID da oportunidade*:<opportunity ID>;

      *Nome da oportunidade*:<opportunity name>

      • em que <opportunity ID> e <opportunity name> são variáveis recuperadas do gatilho do Salesforce.

        

   5. No campos Ações de botões , insira duas ações de botão para Aprovar fatura e Enviar contrato de vendas. Adicione o ID da ação (obrigatório), nome da ação (obrigatório), estilo (primário/perigo), título da confirmação, texto da confirmação, confirmar título "OK", confirmar título "Negar" em um formato separado por vírgula:

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No
      

5. Agora, você está pronto para publicar ou executar o projeto. Selecione o botão Publicar na parte superior do fluxo de trabalho e insira os detalhes como Nome da automação, Descrição e Espaço de trabalho. A Versão é atualizada automaticamente.

   

Segundo fluxo de trabalho

Observação:

Se você quiser economizar tempo, use o Configurar/disparar uma automação quando um botão for clicado no Slack para a oportunidade fechada/conquistada no modelo Salesforce no Studio Web para criar esse fluxo de trabalho.

1. Abra o Studio Web e crie um novo projeto.

2. Selecione Mais opções menu no Gatilho manual e selecione Alterar gatilho.

3. No catálogo de gatilhos, selecione Slack: Botão Clicado. Nesta atividade Trigger:

   1. Configure sua conexão do Slack.

   2. É obrigatório selecionar um Canal ou um Usuário para este gatilho para restringir os eventos do botão a um canal específico ou de um usuário específico.

   3. Adicione quaisquer filtros adicionais, se necessário.

   4. Você também pode renomear o gatilho de atividade para algo mais representativo do seu caso de uso.

      

4. Adicione a atividade Salesforce Get Opportunity ao seu fluxo de trabalho. No primeiro fluxo de trabalho, inserimos o ID da oportunidade e o nome da oportunidade como um campo de mensagem do Slack. As mesmas informações devem ser recuperadas da resposta de saída de Botão clicado . Na atividade:

   1. Para o campo Oportunidade , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na saída Botão clicado , procure o campo > propriedade Field2_text . Este é o valor do ID da Oportunidade.

      Observação:

      No primeiro fluxo de trabalho, os campos de mensagem são passados em pares key:value separados por uma vírgula. Cada campo de mensagem na resposta Botão clicado (independentemente da chave ou valor) será atribuído sequencialmente, ou seja, se key1:value1; key2:value2; key3:value3 foi passado nos campos Message, key1 é atribuído a field1, value1 é atribuído a field2, key2 é atribuído a field3, value3 é atribuído a field4, key3 é atribuído a field5, value3 é atribuído a field6 e assim por diante.

      

5. Adicione uma atividade Salesforce Get Account ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade anterior como entrada para recuperar os detalhes da conta principal. Na atividade:

   1. Para o campo Conta , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na saída Obter oportunidade , selecione a propriedade Id .

      

6. Adicione uma atividade If ao seu fluxo de trabalho. Agora você deseja filtrar ou adicionar uma condição if para verificar o botão do Slack que foi clicado. Nesta atividade:

   1. Selecione o campo Condição , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na Saída clicada no botão , selecione Actions do botão1 > propriedade de texto .

   2. Selecione o operador Igual a.

   3. Para a terceira coluna, insira "Aprovar fatura". Lembre-se de que no primeiro fluxo de trabalho transmitimos Aprovar fatura como um dos nomes das ações do botão.

   4. Selecione Salvar.

      

7. Para a ramificação Then , adicione a atividade Oracle NetSuite Create Basic Company Customer ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade Get Account anterior como entrada para criar um registro de cliente no NetSuite. Na atividade:

   1. Para o campo Nome , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Em Obter resposta da conta , selecione a propriedade de nome .

   2. Para o campo auxiliar , selecione qualquer uma das opções disponíveis.

   3. Para o campo Telefone , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta da conta , selecione a propriedade phone .

      

8. Ainda na ramificação Then , adicione uma atividade Send Button Response do Slack. Nesta etapa, você deseja usar a saída do URL de resposta do gatilho de Botão Clicado como entrada para substituir/excluir a mensagem do botão original enviada no primeiro fluxo de trabalho. Isso restringe a seleção do botão a apenas uma vez e não permite várias seleções de botão. Na atividade:

   1. Selecione URL de resposta ao botão, selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta a um botão clicado , selecione a propriedade Botão > URL de resposta .

   2. Para o campo Tipo de resposta , selecione No canal. Isso envia uma mensagem no canal que pode ser vista por outras pessoas. A opção Efêmera é usada para enviar uma mensagem que pode ser vista apenas pelo usuário que clicou no botão e não outros no canal.

   3. Defina Substituir campo original como True para substituir a mensagem do botão original (enviada no primeiro fluxo de trabalho).

   4. Para o campo Mensagem , digite uma mensagem passando dinamicamente o nome do usuário que clicou no botão e o cliente NetSuite criado na etapa anterior. Por exemplo:

      "<username> aprovou a criação de <customer name> no NetSuite para processamento de ordens de venda ou faturas"

      • em que <username> é recuperado da saída de Button Clicked, e <customer name> é recuperado da saída de Create Basic Company Customer.

        

9. Em seguida, para a ramificação Else da atividade If , adicione uma atividade Salesforce Search Records ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja recuperar o nome do contato principal e o email do cliente recuperado em Obter conta. Na atividade:

   1. Para o campo Selecionar objeto , selecione Contato.
   2. Selecione Gerenciar propriedades, selecione Onde e selecione Atualizar campos.
   3. Selecione o campo Onde , agora exibido na tela, para abrir o construtor de filtro.

      1. Na primeira coluna, selecione ID da conta.

      2. Selecione o operador Igual a (=).

      3. Para a terceira coluna, use uma variável. Selecione a propriedade ID em Obter resposta da conta .

      4. Selecione Salvar.

         

10. Ainda na ramificação Else , adicione uma atividade DocuSign Create Envelope using Template ao seu fluxo de trabalho. Agora você passa o nome do contato principal e o email do cliente para enviar um contrato de vendas para assinatura eletrônica. Na atividade:

    1. Para o campo Modelo , selecione o respectivo modelo para contrato de vendas.

    2. Para o campo Status , selecione Enviar para criar e enviar o envelope para assinatura. A opção Rascunho apenas cria o envelope como rascunho, mas não o envia.

    3. Para o campo Assunto do e-mail , insira o assunto respectivo. Por exemplo: "Bem-vindo à nossa família! Assine o contrato de venda!".

    4. Para o campo Nome jurídico do destinatário , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta de Pesquisar registros , selecione Primeiro registro de contato > propriedade Nome .

    5. Para o campo E-mail do destinatário , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta de Pesquisar registros , selecione Primeiro registro de contato > propriedade E-mail .

       

11. Na mesma ramificação Else , adicione a atividade Slack Send Reply ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar o nome de usuário, ID do canal, carimbo de data/hora da mensagem do evento Botão clicado e conta, informações de oportunidade das atividades anteriores do Salesforce. Na atividade:

    1. Para o campo Canal , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta ao botão Clicado , selecione Botão > propriedade ID do canal .

    2. Para o campo Carimbo de data/hora da mensagem , selecione Ver mais ícone para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta ao botão Clicar , selecione Botão > propriedade ts da mensagem .

    3. Para o campo Mensagem , insira uma mensagem passando dinamicamente o nome do usuário que clicou no botão, o nome da conta e o nome e ID da oportunidade. Por exemplo:

       "<username> enviou o contrato de venda para <account name> da oportunidade abaixo: <opportunity ID> - <opportunity name>"

       • em que <username> é recuperado da resposta Botão clicado , <account name> é recuperado de Get Account, e <opportunity ID> e <opportunity name> são recuperados da resposta Get Opportunity .

         

12. Agora, você está pronto para publicar ou executar o projeto. Selecione o botão Publicar na parte superior do fluxo de trabalho e insira os detalhes como Nome da automação, Descrição e Espaço de trabalho. A Versão é atualizada automaticamente.