Use botões do Slack quando uma oportunidade for obtida no sistema CRM

Sobre

Resumo: use os botões do Slack quando uma oportunidade for conquistada no CRM

Aplicativos: Slack, Salesforce

Description

Os botões do Slack permitem que você crie um mecanismo integrado de revisão/aprovação e acione automações a partir de mensagens do Slack com apenas um clique. Qualquer um pode usar efetivamente a intervenção humana em pontos de decisão importantes ou pontos de contato e escolher entre 1 a 5 automações (com a ajuda de 1 a 5 botões) envolvendo sistemas complexos, como CRM, ERP, TISM, RH, finanças etc., ao acioná-las a partir de mensagens do Slack, sem entrar no sistema respectivo.

Aqui estão alguns dos principais casos de uso que aproveitam os botões do Slack:

1. Quando uma oportunidade é fechada e conquistada no Salesforce, escolha se deseja iniciar ou criar uma fatura ou ordem de venda no QuickBooks ou NetSuite, ou enviar um contrato de vendas via DocuSign, ou enviar um email a um fornecedor via Outlook, acionando a respectiva automação com a ajuda de um botão do Slack.
2. Quando uma solicitação de tempo livre for criada em uma ferramenta de RH, como o Bamboo HR, aprove ou negue a solicitação de tempo livre com a ajuda de um botão do Slack.
3. Quando um relatório ou solicitação de despesa for criado no SAP Concur, aprove ou rejeite o relatório com a ajuda de um botão do Slack.
4. Quando uma solicitação de suporte ao cliente aparecer no canal de ajuda do Slack, crie um ticket do Jira/Zendesk ou notifique a equipe ou o grupo de usuários com a ajuda de um botão do Slack.
5. Toda semana, usando um gatilho baseado em tempo, crie uma campanha de e-mail no Mailchimp e envie um e-mail de teste para o gerente ou revisão por pares que, por sua vez, pode aprovar ou rejeitar o agendamento ou o envio da campanha de e-mail para o público-alvo com a ajuda de um botão do Slack.
6. Quando uma solicitação pull (PR) do GitHub for criada para revisão por pares, aprove ou rejeite a PR com a ajuda de um botão do Slack.

Neste guia do usuário, estamos usando dois fluxos de trabalho para criar o primeiro caso de uso.

O primeiro fluxo de trabalho usa atividades do Slack, como Enviar mensagem ao canal e o gatilho Salesforce: Oportunidade fechada e conquistada .

O segundo fluxo de trabalho usa atividades do Slack, como Send Button Response, Send Reply e Button Clicked, juntamente com atividades do Salesforce, como Get Account, Get Opportunity e Search Records, uma atividade Create Basic Company Customer do Oracle NetSuite e Create Envelope Usando Modelo do DocuSign.

Primeiro fluxo de trabalho

Observação: se você quiser economizar tempo, use a mensagem do botão Enviar uma Slack quando uma oportunidade for conquistada no modelo do Salesforce no Studio Web para criar esse fluxo de trabalho.

1. Abra o Studio Web e crie um novo projeto.

2. Selecione o menu Mais opções no gatilho Manual e selecione Alterar gatilho.

3. No catálogo de acionadores, selecione Salesforce: oportunidade fechada e conquistada. Neste gatilho de atividade:

   1. Configure sua conexão do Salesforce.
   2. Adicione quaisquer filtros adicionais, se necessário.
   3. Você também pode renomear o gatilho de atividade para algo mais representativo do seu caso de uso.
      
      

      

      
      
4. Adicione a atividade Send Message to Channel do Slack ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade de gatilho anterior como variáveis na mensagem do Slack. Na atividade:
   1. No campo Canal , selecione o respectivo canal na lista suspensa ou insira o nome exato do canal (sem #).
   2. No campo Mensagem , digite a mensagem de texto da seção principal. Por exemplo: "Parabéns equipe! Conquistamos a oportunidade abaixo."
   3. No campo Enviar como , selecione Bot, para enviar a mensagem como um bot, ou Usuário, para enviar a mensagem como o usuário atualmente autenticado no Slack.
   4. No campo Mensagem, insira o ID da oportunidade e o nome em pares key:value , separados por uma vírgula. Altere os rótulos do ID da oportunidade e do Nome da oportunidade para negrito usando a formatação de markdown do Slack . Por exemplo:

      *ID da oportunidade*:<opportunity ID>;

      *Nome da oportunidade*:<opportunity name>

      • em que <opportunity ID> e <opportunity name> são variáveis recuperadas do gatilho do Salesforce.
        
        

        

        
        
   5. No campo Ações dos botões , insira duas ações de botão para Aprovar fatura e Enviar contrato de venda. Adicione o ID da ação (obrigatório), nome da ação (obrigatório), estilo (principal/danger), título de confirmação, texto de confirmação, título de confirmação do título, título de negação de confirmação, em um formato separado por vírgulas:

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No

5. Agora, você está pronto para publicar ou executar o projeto. Selecione o botão Publicar na parte superior do fluxo de trabalho e insira os detalhes como nome da automação, Descrição e Espaço de trabalho. A Versão é atualizada automaticamente.
   
   

   

   
   

Segundo fluxo de trabalho

Observação: se você quiser economizar tempo, use a configuração/gatilho de uma automação quando um botão é clicado no Slack para a oportunidade fechada/ganha no modelo Salesforce no Studio Web para criar esse fluxo de trabalho.

1. Abra o Studio Web e crie um novo projeto.

2. Selecione o menu Mais opções no gatilho Manual e selecione Alterar gatilho.

3. No catálogo de gatilhos, selecione Slack: botão clicado. Neste gatilho de atividade:
   1. Configure sua conexão do Slack.
   2. É obrigatório selecionar um Canal ou um Usuário para esse gatilho, para restringir os eventos de botão a um canal específico ou de um usuário específico.
   3. Adicione quaisquer filtros adicionais, se necessário.
   4. Você também pode renomear o gatilho de atividade para algo mais representativo do seu caso de uso.
      
      

      

      
      
4. Adicione a atividade Salesforce Get Opportunity ao seu fluxo de trabalho. No primeiro fluxo de trabalho, inserimos o ID e o nome da oportunidade como um campo de mensagem do Slack. As mesmas informações devem ser recuperadas da resposta de saída Botão Clicado . Na atividade:
   1. Para o campo Oportunidade , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na saída Botão Clicado , procure o campo > propriedade field2_text . Esse é o valor do ID da Oportunidade.
      Observação: no primeiro fluxo de trabalho, os campos de mensagem são passados em pares key:value separados por uma vírgula. Cada campo de mensagem na resposta Botão clicado (independentemente da chave ou valor) será atribuído sequencialmente, ou seja, se key1:value1; key2:value2; key3:value3 foram passados em campos de Mensagem, key1 é atribuído a field1, value1 é atribuído a field2, key2 é atribuído a field3, value3 é atribuído a field4, key3 é atribuído a field5, value3 é atribuído a field6 e assim por diante.
   
   

   

   
   
5. Adicione uma atividade Obter Conta do Salesforce ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade anterior como entrada para recuperar os detalhes da conta principal. Na atividade:
   1. Para o campo Conta , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na saída Obter oportunidade , selecione a propriedade ID .
      
      

      

      
      
6. Adicione uma atividade If ao seu fluxo de trabalho. Agora você deseja filtrar ou adicionar uma condição if para verificar o botão do Slack que foi clicado. Nesta atividade:
   1. Selecione o campo Condição , selecione Veja mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na saída de Botão clicado , selecione Botão Actions1 > propriedade de texto .
   2. Selecione o operador Igual a.
   3. Para a terceira coluna, digite "Aprovar fatura". Lembre-se de que no primeiro fluxo de trabalho transmitimos Aprovar fatura como um dos nomes da ação do botão.
   4. Clique em Salvar.
      
      

      

      
      
7. Para a ramificação Then , adicione a atividade Oracle NetSuite Create Basic Company Customer ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar a saída da atividade Get Account anterior como entrada para a criação de um registro de cliente no NetSuite. Na atividade:
   1. Para o campo Nome , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Em Obter resposta da conta , selecione a propriedade name .
   2. Para o campo Adicionais , selecione qualquer uma das opções disponíveis.
   3. Para o campo Telefone , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Em Obter resposta da conta , selecione a propriedade phone .
      
      

      

      
      
8. Ainda na ramificação Then , adicione uma atividade Send Button Response do Slack. Nesta etapa, você deseja usar a saída URL de resposta do gatilho Botão clicado como entrada para substituir/excluir a mensagem original do botão enviada no primeiro fluxo de trabalho. Isso restringe o clique no botão a apenas uma vez e não permite vários cliques no botão. Na atividade:
   1. Selecione URL de resposta do botão Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta Botão clicado , selecione o Botão > propriedade URL da resposta .
   2. Para o campo Tipo de resposta , selecione No canal. Isso envia uma mensagem no canal que pode ser vista por outros. A opção Efêmera é usada para enviar uma mensagem que pode ser vista apenas pelo usuário que clicou no botão e não outros no canal.
   3. Defina o campo Substituir original como Verdadeiro para substituir a mensagem do botão original (enviada no primeiro fluxo de trabalho).
   4. Para o campo Mensagem , digite uma mensagem passando de forma dinâmica o nome do usuário que clicou no botão e o cliente NetSuite criado na etapa anterior. Por exemplo:

      "<username> aprovou a criação de <customer name> no NetSuite para processamento de ordens de venda ou faturas"

      • em que <username> é recuperado da saída de Button Clicked, e <customer name> é recuperado da saída de Create Basic Company Customer.
      
      

      

      
      
9. Depois, para a ramificação Else da atividade If , adicione uma atividade Salesforce Search Records ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja recuperar o nome do contato principal e o email do cliente recuperado em Obter conta. Na atividade:
   1. Para o campo Selecionar objeto , selecione Contato.
   2. Selecione Gerenciar propriedades, selecione Onde e clique em Atualizar campos.
   3. Selecione o campo Onde , agora exibido na tela, para abrir o criador de filtros.
      1. Na primeira coluna, selecione ID da conta.
      2. Selecione o operador Igual a (=).
      3. Para a terceira coluna, use uma variável. Selecione a propriedade ID em Obter resposta de conta .
      4. Clique em Salvar.
         
         

         

         
         
10. Ainda na ramificação Else , adicione uma atividade DocuSign Create Envelope Usando Modelo ao seu fluxo de trabalho. Agora você passa o nome do contato principal e o e-mail do cliente para enviar um contrato de venda para o e-sign. Na atividade:
    1. Para o campo Modelo , selecione o respectivo modelo de contrato de venda.
    2. Para o campo Status , selecione Enviar para criar e enviar o envelope para assinatura. A opção Rascunho apenas cria o envelope como rascunho, mas não o envia.
    3. Para o campo Assunto do e-mail , digite o respectivo assunto. Por exemplo: "Bem-vindo à nossa família! Por favor, assine o Acordo de Vendas!".
    4. Para o campo Nome jurídico do destinatário , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta Pesquisar Registros , selecione Primeiro Registro de Contato > propriedade Nome .
    5. Para o campo E- mail do destinatário , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta Pesquisar Registros , selecione Primeiro Registro de Contato > Propriedade Email .
       
       

       

       
       
11. Na mesma ramificação Else , adicione a atividade Send Reply do Slack ao seu fluxo de trabalho. Nesta etapa, você deseja passar o nome de usuário, ID do canal, carimbo de data/hora da mensagem do evento Botão Clicado e conta, informações de oportunidade das atividades anteriores do Salesforce. Na atividade:
    1. Para o campo Canal , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta Botão Clicado , selecione Botão > propriedade ID do canal .
    2. Para o campo Carimbo de data/hora da mensagem , selecione Ver mais para alterar o tipo de entrada e selecione Usar variável. Na resposta Botão clicado , selecione Botão > propriedade data/hora de mensagem .
    3. Para o campo Mensagem , digite uma mensagem passando de forma dinâmica o nome do usuário que clicou no botão, o nome da conta, o nome e o ID da oportunidade. Por exemplo:

       "<username> enviou o contrato de venda para <account name> da oportunidade abaixo: <opportunity ID> - <opportunity name>"

       • onde <username> é recuperado da resposta do Botão Clicado , <account name> é recuperado da atividade Get Account, e <opportunity ID> e <opportunity name> são recuperados da resposta Get Opportunity .
       
       

       

       
       
12. Agora, você está pronto para publicar ou executar o projeto. Selecione o botão Publicar na parte superior do fluxo de trabalho e insira os detalhes como nome da automação, Descrição e Espaço de trabalho. A Versão é atualizada automaticamente.