Use Slack Buttons when an opportunity is won description: Use the Use connector to use slack buttons when an opportunity is won. in the CRM system

À propos

Résumé: utilisez les boutons Slack lorsqu’une opportunité est gagnée dans le CRM

Applications: Slack, Salesforce

Description

Les boutons Slack vous permettent de créer un mécanisme de révision/approbation intégré et de déclencher des automatisations à partir des messages Slack en cliquant simplement sur un bouton. Tout le monde peut utiliser efficacement l'intervention humaine à des points de décision ou de contact clés et choisir entre 1 à 5 automatisations (à l'aide de 1 à 5 boutons) impliquant des systèmes complexes tels que CRM, ERP, ITSM, RH, Finance, etc., en les déclenchant à partir des messages Slack, sans vous connecter à ce système respectif.

Voici quelques cas d'utilisation clés utilisant les boutons Slack :

1. Lorsqu'une opportunité est clôturée et conclue dans Salesforce, choisissez d'initier ou de créer une facture ou une commande dans QuickBooks ou NetSuite, ou d'envoyer un contrat de vente via DocuSign, ou par e-mail à un fournisseur via Outlook, en déclenchant l'automatisation concernée avec l'aide d'un bouton Slack.
2. Lorsqu’une demande de délai d’attente est signalée dans un outil RH tel que BambooHR, approuvez ou refusez la demande de délai d’attente à l’aide d’un bouton Slack.
3. Lorsqu'une note de frais ou une demande est créée dans SAP Concur, approuvez ou rejetez la note de frais à l'aide d'un bouton Slack.
4. Lorsqu'une demande d'assistance client est générée dans le canal d'aide de Slack, créez un ticket Jira/Zendesk ou informez l'équipe ou le groupe d'utilisateurs à l'aide d'un bouton Slack.
5. Chaque semaine, à l'aide d'un déclencheur temporel, créez une campagne par e-mail dans Mailchimp et envoyez un e-mail de test pour le responsable ou l'examen par des pairs, qui à leur tour peuvent approuver ou rejeter la planification ou l'envoi de la campagne par e-mail au public cible à l'aide de un bouton Slack.
6. Lorsqu'une pull request (PR) GitHub est envoyée pour examen par des pairs, approuvez ou rejetez la PR à l'aide d'un bouton Slack.

Dans ce guide de l'utilisateur, nous utilisons deux workflows pour créer le premier cas d'utilisation.

Le premier workflow utilise des activités Slack telles que Envoyer un message au canal, et le déclencheur Salesforce : Opportunité gagnée et clôturée .

Le deuxième workflow utilise des activités Slack, telles que Envoyer la réponse du bouton, Envoyer une réponse et Bouton cliqué, ainsi que des activités Salesforce, telles que Obtenir le compte, Obtenir l'opportunité, et Rechercher des enregistrements, une activité Oracle NetSuite Créer un client de base pour l'entreprise et Créer une enveloppe à l'aide de Modèle de DocuSign.

Premier workflow

Remarque :

Si vous voulez gagner du temps, utilisez le message Envoyer un bouton Slack lorsqu’une opportunité est gagnée dans le modèle Salesforce de Studio Web pour créer ce workflow.

1. Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.

2. Sélectionnez Plus d’options. dans le menu Déclencheur manuel et sélectionnez Modifier le déclencheur.

3. Dans le catalogue de déclencheurs, sélectionnez Salesforce : Opportunité gagnée et clôturée. Dans cette activité de déclencheur :

   1. Configurez votre connexion Salesforce.

   2. Ajoutez des filtres supplémentaires, si nécessaire.

   3. Vous pouvez également renommer l'activité de déclencheur afin qu'elle soit plus représentative de votre cas d'utilisation.

      

4. Ajoutez l'activité Slack Envoyer un message au canal à votre workflow. À ce stade, vous souhaitez transmettre la sortie de l'activité de déclencheur précédente sous forme de variables dans le message Slack. Dans l’activité :

   1. Dans le champ Canal , sélectionnez le canal en question dans la liste déroulante, ou bien saisissez le nom exact du canal ( sans #).

   2. Dans le champ Message , saisissez le message textuel de la section principale. Par exemple : « Félicitations l’équipe ! Nous avons gagné l’opportunité ci-dessous. »

   3. Dans le champ Envoyer en tant que , sélectionnez Bot, pour envoyer le message en tant que bot, ou Utilisateur, pour envoyer le message en tant qu'utilisateur authentifié actuel sur Slack.

   4. Dans les champs Message, saisissez l'ID et le nom de l'opportunité en key:value paires, séparés par une virgule. Remplacez le libellé de l’ Identifiant de l’opportunité et du Nom de l’opportunité par des gras à l’aide du formatage de la syntaxe Markdown de Slack. Par exemple :

      *ID<opportunity ID> d'opportunité*:<ID d'opportunité> ;

      *Nom de l'opportunité*:<nom de l'opportunité><opportunity name>

      • où <opportunity ID> et <opportunity name> sont des variables récupérées à partir du déclencheur Salesforce.

        

   5. Dans les champs Actions Boutons , saisissez deux actions de bouton pour Approuver la facture et Envoyer le contrat de vente. Ajoutez l'ID de l'action (requis), le nom de l'action (requis), le style (principal/danger), le titre de confirmation, le texte de confirmation, le titre de confirmation ok, le titre de refus de confirmation, au format séparé par des virgules :

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No
      

5. Vous êtes maintenant prêt à publier ou à exécuter le projet. Sélectionnez le bouton Publier en haut du workflow et saisissez les détails tels que le Nom de l'automatisation, la Description et l' Espace de travail. La version est mise à jour automatiquement.

   

Deuxième workflow

Remarque :

Pour gagner du temps, utilisez le bouton Configurer/déclencher une automatisation lorsqu'un bouton est cliqué sur Slack pour l'opportunité clôturée/gagnée dans Salesforce Studio Web pour créer ce workflow.

1. Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.

2. Sélectionnez Plus d’options. dans le menu Déclencheur manuel et sélectionnez Modifier le déclencheur.

3. Dans le catalogue des déclencheurs, sélectionnez Slack : Bouton cliqué. Dans cette activité de déclencheur :

   1. Configurez votre connexion Slack.

   2. Vous devez obligatoirement sélectionner un canal ou un utilisateur pour ce déclencheur afin de restreindre les événements de bouton à un canal particulier ou à un utilisateur particulier.

   3. Ajoutez des filtres supplémentaires, si nécessaire.

   4. Vous pouvez également renommer l'activité de déclencheur afin qu'elle soit plus représentative de votre cas d'utilisation.

      

4. Ajoutez l’activité Obtenir l'opportunité Salesforce à votre workflow. Dans le premier workflow, nous avons saisi l’ID et le nom de l’opportunité dans le champ de message Slack. Les mêmes informations doivent être récupérées à partir de la réponse de sortie Bouton cliqué . Dans l’activité :

   1. Pour le champ Opportunité , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la sortie Bouton cliqué , recherchez la propriété champ > champ2_texte . Il s'agit de la valeur de l'ID d'opportunité.

      Remarque :

      Dans le premier workflow, les champs de message sont transmis dans key:value paires séparées par une virgule. Chaque champ de message de la réponse Bouton cliqué sera attribué de façon séquentielle, c’est-à-dire si key1:value1; key2:value2; key3:value3 a été transmis dans les champs Message, key1 est attribué à field1, value1 est attribué à field2, key2 est affecté à field3, value3 est affecté à field4, key3 est affecté à field5, value3 est affecté à field6 , etc.

      

5. Ajoutez une activité Salesforce Obtenir le compte à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre la sortie de l'activité précédente en tant qu'entrée pour récupérer les détails du compte principal. Dans l’activité :

   1. Pour le champ Compte , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la sortie Obtenir l'opportunité , sélectionnez la propriété ID .

      

6. Ajoutez une activité If à votre flux de travail. Vous voulez maintenant filtrer ou ajouter une condition si pour vérifier le bouton Slack sur lequel vous avez cliqué. Dans cette activité :

   1. Sélectionnez le champ Condition , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la sortie Bouton cliqué , sélectionnez Actions de bouton1 > propriété texte .

   2. Sélectionnez l'opérateur Est égal à.

   3. Pour la troisième colonne, saisissez « Approuver la facture ». N'oubliez pas que dans le premier workflow, nous avons passé Approuver la facture comme l'un des noms d'action de bouton.

   4. Cliquez sur Enregistrer (Save).

      

7. Pour la branche Puis , ajoutez l'activité Oracle NetSuite Créer un client de base à votre workflow. À ce stade, vous souhaitez transmettre la sortie de la précédente activité Obtenir le compte comme entrée pour créer un enregistrement client dans NetSuite. Dans l’activité :

   1. Pour le champ Nom , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous Obtenir la réponse du compte , sélectionnez la propriété du nom .

   2. Pour le champ Sous-section , sélectionnez l'une des options disponibles.

   3. Pour le champ Téléphone , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous Obtenir la réponse du compte , sélectionnez la propriété du téléphone .

      

8. Toujours sous la branche Then , ajoutez une activité Slack Send Button Response . À ce stade, vous souhaitez utiliser la sortie URL de réponse du déclencheur Bouton cliqué comme entrée pour remplacer/supprimer le message Bouton d'origine envoyé dans le premier workflow. Cela limite le clic sur le bouton à une seule fois et ne permet pas de cliquer sur plusieurs boutons. Dans l’activité :

   1. Sélectionnez URL de la réponse du bouton, sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la réponse Bouton cliqué , sélectionnez la propriété Bouton > URL de réponse .

   2. Pour le champ Response type , sélectionnez Dans le canal. Cela envoie un message dans le canal qui peut être vu par d'autres. L'option Éphémère est utilisée pour envoyer un message qui peut être vu uniquement par l'utilisateur qui a cliqué sur le bouton, et non par d'autres personnes dans le canal.

   3. Définissez le champ Remplacer l'original sur Vrai pour remplacer le message du bouton d'origine (envoyé dans le premier workflow).

   4. Pour le champ Message , saisissez un message en transmettant de manière dynamique le nom d’utilisateur qui a cliqué sur le bouton et le client NetSuite créé à l’étape précédente. Par exemple :

      « <username> a approuvé la création de <customer name> dans NetSuite pour le traitement des commandes ou des factures »

      • où <username> <nom d'utilisateur> est récupéré à partir de la sortie de Bouton cliqué, et <customer name> est récupéré à partir de la sortie de l'activité Créer un client de base .

        

9. Ensuite, pour la branche Sinon de l'activité Si , ajoutez une activité Salesforce Search Records à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez récupérer le nom du contact principal et l’e-mail du client récupéré dans Obtenir le compte. Dans l’activité :

   1. Dans le champ Sélectionner un objet , sélectionnez Contact.
   2. Sélectionnez Gérer les propriétés, sélectionnez Où et cliquez sur Mettre à jour les champs.
   3. Sélectionnez le champ Où , désormais affiché sur le canevas, pour ouvrir le générateur de filtres.

      1. Dans la première colonne, sélectionnez ID de compte.

      2. Sélectionnez l'opérateur Est égal à (=).

      3. Pour la troisième colonne, utilisez une variable. Sélectionnez la propriété Id sous la réponse Obtenir la réponse du compte .

      4. Cliquez sur Enregistrer (Save).

         

10. Toujours sous la branche Sinon , ajoutez une activité DocuSign Créer une enveloppe à l’aide d’un modèle à votre workflow. Vous transmettez maintenant le nom du contact principal et l’e-mail du client pour envoyer un accord de vente pour la signature électronique. Dans l’activité :

    1. Pour le champ Modèle , sélectionnez le modèle concerné pour l'accord de vente.

    2. Dans le champ Statut , sélectionnez Envoyer pour créer et envoyer l'enveloppe pour la signature. L'option Brouillon crée uniquement l'enveloppe dans le brouillon, mais ne l'envoie pas.

    3. Dans le champ Objet de l'e-mail , saisissez l'objet respectif. Par exemple : « Bienvenue dans notre famille ! Veuillez signer le contrat de vente !).

    4. Pour le champ Nom légal du destinataire , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la réponse Rechercher les enregistrements , sélectionnez la propriété Premier enregistrement de contact > Nom .

    5. Pour le champ E-mail du destinataire , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la réponse Rechercher les enregistrements , sélectionnez Premier enregistrement de contact > propriété E-mail .

       

11. Dans la même branche Sinon , ajoutez l’activité Slack Envoyer une réponse à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre le nom d'utilisateur, l'ID du canal, l'horodatage du message de l'événement et du compte Bouton cliqué , les informations d'opportunité des précédentes activités Salesforce. Dans l’activité :

    1. Pour le champ Canal , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la réponse Bouton cliqué , sélectionnez la propriété Bouton > ID de canal .

    2. Pour le champ Horodatage du message , sélectionnez Voir plus icône pour modifier le type d'entrée et sélectionner Utiliser la variable. Sous la réponse Bouton cliqué , sélectionnez Bouton > propriété ts message .

    3. Pour le champ Message , saisissez un message en transmettant dynamiquement le nom de l’utilisateur qui a cliqué sur le bouton, le nom du compte, ainsi que le nom et l’ID de l’opportunité. Par exemple :

       <username> « a envoyé le contrat de vente au <account name> pour l’opportunité ci-dessous : <opportunity ID> <opportunity name><ID d’opportunité> - <nom d’opportunité> »

       • où <username> est récupéré à partir de la réponse Bouton cliqué , <account name> est récupéré à partir de Obtenir le compte, et <opportunity ID> et <opportunity name> sont récupérés à partir de la réponse Obtenir l'opportunité .

         

12. Vous êtes maintenant prêt à publier ou à exécuter le projet. Sélectionnez le bouton Publier en haut du workflow et saisissez les détails tels que le Nom de l'automatisation, la Description et l' Espace de travail. La version est mise à jour automatiquement.