Rapports de dépenses automatisés

Applications : E-mail Microsoft Outlook, Document Understanding, SAP Concur.

Description : lorsqu'un nouvel e-mail est reçu de la part d'un fournisseur pour une dépense éligible au remboursement, le système doit automatiquement ajouter une dépense dans SAP Concur, à l'aide des informations pertinentes extraites dans Document Understanding, et télécharger son reçu.

Steps:

1. Ouvrez Studio Web et créez un projet. Veillez à ce que dans la fenêtre Nouveau projet de la liste déroulante Comment démarrer l'automatisation , l'option Basé sur les événements soit sélectionnée.

2. Faites glisser une activité de déclencheur Microsoft Outlook : E-mail reçu vers la zone de dessin. Dans l’activité de déclencheur :

   1. Connectez-vous à votre compte Microsoft Outlook 365.
   2. Configurez la propriété Dossier des e-mails pour pointer vers l'endroit où vous recevez les e-mails liés aux dépenses.

   

   3. Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés à votre automatisation, en fonction de vos besoins.

   

3. Ajoutez une activité Microsoft 365 Télécharger les pièces jointes d'un e-mail à la zone de dessin.

   1. Dans le champ de propriété E-mail , sélectionnez la variable définie comme sortie de l'activité Déclencheur d'événement ajoutée au début.
   2. Pour cet exemple, nous excluons les pièces jointes intégrées. Par conséquent, pour Exclure les pièces jointes intégrées, sélectionnez Vrai.

   

   3. Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés à votre automatisation, en fonction de vos besoins.

   

4. Ajoutez une activité Document Understanding : Extraire les données du document et :

   1. Définissez le champ Projet sur Prédéfini.
   2. Définissez le champ Extracteur sur Reçus.
   3. Pour le champ Fichier d'entrée , sélectionnez la sortie de la propriété Pièces jointes téléchargées > Liste des pièces jointes téléchargées en tant que variable.
   4. Notez qu'une activité Pour chaque est ajoutée au-dessus de l'activité qui a l' activité ÉlémentActuel comme fichier d'entrée. En effet, un e-mail peut contenir un tableau de pièces jointes et l'activité Pour chaque peut les analyser.

   

5. Ensuite, ajoutez une activité SAP Concur : Ajouter des dépenses rapides et :

   1. Connectez-vous à votre compte SAP Concur.
   2. Sélectionnez le type de dépense approprié dans le menu déroulant.
   3. Configurez le champ Devise de transaction pour utiliser la devise que vous souhaitez utiliser.
   4. Utilisez une variable pour définir le champ Montant pour Extraire les données du document > Données > Montant total > Valeur > Valeur.
   5. Définissez le Type de paiement dans le menu déroulant.

   

6. Enfin, ajoutez une activité SAP Concur : Charger l'image du reçu et :

   1. Utilisez une variable pour définir le champ Reçu sur ÉlémentActuel.

   

7. Exécuter le workflow. Votre dépense est ajoutée à SAP Concur avec le reçu correspondant.