Rapports de dépenses automatisés

Applications : Microsoft Outlook Email, Document Understanding, SAP Concur.

Description : lorsqu'un nouvel e-mail est reçu d'un fournisseur pour une dépense éligible à un remboursement, le système doit automatiquement ajouter une dépense dans SAP Concur, à l'aide des informations pertinentes extraites avec Document Understanding, et télécharger son reçu.

Steps:

1. Ouvrez Studio Web et créez un projet. Assurez-vous que dans la fenêtre Nouveau projet (New Project), dans la liste déroulante Comment démarrer l'automatisation (How to start the automation ), l'option Basé sur les événements ( Event based ) est sélectionnée.
2. Faites glisser une activité de déclencheur Microsoft Outlook : E-mail reçu vers la zone de dessin. Dans l’activité de déclencheur :
   1. Connectez-vous à votre compte Microsoft Outlook 365.
   2. Configurez la propriété Dossier d'e-mails ( Email folder ) pour pointer vers l'endroit où vous recevez les e-mails liés aux dépenses.
      
      
   3. Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés à votre automatisation, en fonction de vos besoins.
   
   
   
3. Ajoutez une activité Microsoft 365 Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments ) à la zone de dessin.
   1. Dans le champ de la propriété E- mail (Email), sélectionnez la variable définie comme sortie de l'activité Déclencheur d'événement ( Event Trigger ) ajoutée auparavant.
   2. Pour cet exemple, nous excluons les pièces jointes intégrées. Par conséquent, pour Exclure les pièces jointes intégrées , sélectionnez Vrai (True).
      
      
   3. Des filtres supplémentaires peuvent être ajoutés à votre automatisation, en fonction de vos besoins.
      
      
4. Ajoutez une activitéDocument Understanding : Extraire les données du document (Extract Document Data) et :
   1. Définissez le champ Projet (Project ) sur Prédéfini(Predefined).
   2. Définissez le champ Extracteur sur Reçus (Receipts).
   3. Pour le champ Fichier d'entrée (Input file ), sélectionnez la sortie de la propriété Pièces jointes d'e-mail téléchargées ( Downloaded Email Attachments) > Liste de pièces jointes téléchargées (Downloaded attachments list ) en tant que variable.
   4. Notez qu'une activité For Each est ajoutée au-dessus de l'activité qui a currentItem comme fichier d'entrée. En effet, un e-mail peut avoir un tableau de pièces jointes, et l'activité Pour chaque (For Each) peut les parcourir toutes.
      
      
5. Ensuite, ajoutez une activité SAP Concur : Ajouter des dépenses rapides (Add Quick Expense ) et :
   1. Connectez-vous à votre compte SAP Concur.
   2. Sélectionnez le type de dépenses (Expense type) approprié dans le menu déroulant.
   3. Configurez le champ Devise de transaction (Transaction currency ) pour utiliser la devise que vous souhaitez utiliser.
   4. Utilisez une variable pour définir le champ Montant (Amount) sur Extraire les données du document (Extract Document Data) > Données (Data) > Montant total (Total Amount) > Valeur (Value) > Valeur (Value).
   5. Définissez le type de paiement dans le menu déroulant.
   
   
   
6. Enfin, ajoutez une activité SAP Concur : Charger l’image du reçu (Upload Receipt Image ) et :
   1. Utilisez une variable pour définir le champ Reçu (Receipt) sur ÉlémentActuel (currentItem)
   
   
   
7. Exécuter le workflow. Votre dépense est ajoutée à SAP Concur avec le reçu correspondant.