Utiliser les boutons Slack lorsqu’une opportunité est gagnée dans le système CRM

À propos

Résumé: utiliser les Boutons Slack lorsqu’une opportunité est gagnée dans le CRM

Applications: Slack, Salesforce

Description

Les boutons Slack vous permettent de créer un mécanisme de révision/approbation intégré et de déclencher des automatisations à partir des messages Slack en cliquant simplement sur un bouton. Tout le monde peut utiliser efficacement l'intervention humaine à des points de décision ou de contact clés et choisir entre 1 à 5 automatisations (à l'aide de 1 à 5 boutons) impliquant des systèmes complexes tels que CRM, ERP, ITSM, RH, Finance, etc., en les déclenchant à partir des messages Slack, sans vous connecter à ce système respectif.

Voici quelques cas d'utilisation clés utilisant les boutons Slack :

1. Lorsqu'une opportunité est clôturée et conclue dans Salesforce, choisissez d'initier ou de créer une facture ou une commande dans QuickBooks ou NetSuite, ou d'envoyer un contrat de vente via DocuSign, ou par e-mail à un fournisseur via Outlook, en déclenchant l'automatisation concernée avec l'aide d'un bouton Slack.
2. Lorsqu’une demande de délai d’attente est signalée dans un outil RH tel que BambooHR, approuvez ou refusez la demande de délai d’attente à l’aide d’un bouton Slack.
3. Lorsqu'une note de frais ou une demande est créée dans SAP Concur, approuvez ou rejetez la note de frais à l'aide d'un bouton Slack.
4. Lorsqu'une demande d'assistance client est générée dans le canal d'aide de Slack, créez un ticket Jira/Zendesk ou informez l'équipe ou le groupe d'utilisateurs à l'aide d'un bouton Slack.
5. Chaque semaine, à l'aide d'un déclencheur temporel, créez une campagne par e-mail dans Mailchimp et envoyez un e-mail de test pour le responsable ou l'examen par des pairs, qui à leur tour peuvent approuver ou rejeter la planification ou l'envoi de la campagne par e-mail au public cible à l'aide de un bouton Slack.
6. Lorsqu'une pull request (PR) GitHub est envoyée pour examen par des pairs, approuvez ou rejetez la PR à l'aide d'un bouton Slack.

Dans ce guide de l'utilisateur, nous utilisons deux workflows pour créer le premier cas d'utilisation.

Le premier workflow utilise les activités Slack, telles que Envoyer un message au canal ( Send Message to Channel), et le déclencheur Salesforce : Opportunité clôturée et gagnée (Salesforce: Opportunity Closed and Won) .

Le deuxième workflow utilise les activités Slack, telles que Envoyer la réponse au bouton ( Send Button Response), Envoyer la réponse ( Send Reply) et Cliquer sur le bouton (Button Clicked), ainsi que les activités Salesforce, telles que Obtenir le compte ( Get Account), Obtenir l'opportunité ( Get Opportunity) et Rechercher des enregistrements ( Search Records), une activité Oracle NetSuite Créer un client d'entreprise de base ( Create Basic Company Customer ) et Créer une enveloppe ( Create Envelope Using ) Modèle de DocuSign.

Premier workflow

Remarque : si vous voulez gagner du temps, utilisez le bouton Envoyer un message Slack lorsqu'une opportunité est gagnée dans le modèle Salesforce dans Studio Web pour créer ce workflow.

1. Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.

2. Sélectionnez les options Plus dans le déclencheur manuel ( Manual trigger ) et sélectionnez Modifier le déclencheur (Change trigger).

3. Dans le catalogue de déclencheur, sélectionnez Salesforce : Opportunité fermée et gagnée (Salesforce: Opportunity Closed and Won). Dans cette activité de déclencheur :

   1. Configurez votre connexion Salesforce.
   2. Ajoutez des filtres supplémentaires, si nécessaire.
   3. Vous pouvez également renommer l'activité de déclencheur afin qu'elle soit plus représentative de votre cas d'utilisation.
      
      

      

      
      
4. Ajoutez l'activité Slack Envoyer un message au canal (Slack Send Message to Channel ) à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre la sortie de l’activité de déclencheur précédente sous forme de variables dans le message Slack. Dans l’activité :
   1. Dans le champ Canal (Channel), sélectionnez le canal concerné dans la liste déroulante ou saisissez le nom exact du canal (sans #).
   2. Dans le champ Message , saisissez le message texte de la section principale. Par exemple : « Félicitations équipe! Nous avons gagné l'opportunité ci-dessous. »
   3. Dans le champ Envoyer en tant que , sélectionnez Bot(Bot) pour envoyer le message en tant que bot, ou Utilisateur ( User) pour envoyer le message en tant qu'utilisateur authentifié actuel sur Slack.
   4. Dans les champs Message, saisissez l’ID et le nom de l’opportunité par paires key:value , séparés par une virgule. Passez le libellé de l’ ID d’opportunité ( Opportunity ID ) et du Nom de l’ opportunité (Opportunity Name) en gras à l’aide du formatage de la syntaxe Markdown de Slack . Par exemple :

      *ID<opportunity ID> d'opportunité*:<ID d'opportunité> ;

      *Nom de l'opportunité*:<nom de l'opportunité><opportunity name>

      • où <opportunity ID> et <opportunity name> sont des variables récupérées à partir du déclencheur Salesforce.
        
        

        

        
        
   5. Dans les champs Actions aux boutons ( Buttons actions ), saisissez deux actions de bouton pour Approuver la facture (Approve Invoice) et Envoyer un contrat de vente (Send Sales Agreement). Ajoutez l'ID d'action (obligatoire), le nom de l'action (obligatoire), le style (principal/danger), le titre de confirmation, le texte de confirmation, l'option de confirmation du titre, la confirmation du titre refusé, dans un format séparé par des virgules :

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No

5. Vous êtes maintenant prêt à publier ou exécuter le projet. Sélectionnez le bouton Publier (Publish) en haut du workflow et saisissez les détails tels que le Nom de l'automatisation (Automation name), la Description et l' Espace de travail (Workspace). La Version est mise à jour automatiquement.
   
   

   

   
   

Deuxième workflow

Remarque : si vous voulez gagner du temps, utilisez le modèle Configurer/déclencher une automatisation lorsqu'un bouton est cliqué sur Slack pour l'opportunité clôturée/gagnée dans Salesforce dans Studio Web pour créer ce workflow.

1. Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.

2. Sélectionnez les options Plus dans le déclencheur manuel ( Manual trigger ) et sélectionnez Modifier le déclencheur (Change trigger).

3. Dans le catalogue de déclencheurs, sélectionnez Slack : bouton cliqué (Slack: Button Clicked). Dans cette activité de déclencheur :
   1. Configurez votre connexion Slack.
   2. Il est obligatoire de sélectionner un canal ou un utilisateur pour ce déclencheur afin de restreindre les événements de bouton d'un canal ou d'un utilisateur en particulier.
   3. Ajoutez des filtres supplémentaires, si nécessaire.
   4. Vous pouvez également renommer l'activité de déclencheur afin qu'elle soit plus représentative de votre cas d'utilisation.
      
      

      

      
      
4. Ajoutez l'activité Salesforce Get Opportunity à votre workflow. Dans le premier workflow, nous avons saisi l'ID et le nom de l'opportunité dans un champ de message Slack. Les mêmes informations doivent être récupérées à partir de la réponse de sortie Bouton cliqué (Button Clicked) . Dans l’activité :
   1. Dans le champ Opportunité , sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la sortie Bouton cliqué ( Button Clicked) , recherchez la propriété champ > champ2_texte (field2_text ). Il s'agit de la valeur de l' ID d'opportunité (Opportunity ID).
      Remarque : Dans le premier workflow, les champs de message sont transmis par paires key:value séparées par une virgule. Chaque champ de message dans la réponse Bouton cliqué ( Button Clicked) (quelle que soit la clé ou la valeur) sera attribué de façon séquentielle, c'est-à-dire que si key1:value1; key2:value2; key3:value3 étaient transmis dans les champs Message, key1 est attribué à field1, value1 est attribué à field2 key2 est affecté à field3, value3 est affecté à field4, key3 est affecté à field5, value3 est affecté à field6 et ainsi de suite.
   
   

   

   
   
5. Ajoutez une activité Salesforce Get Account à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre la sortie de l’activité précédente comme entrée pour récupérer les détails principaux du compte. Dans l’activité :
   1. Dans le champ Compte (Account), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la sortie Obtenir l'opportunité (Get Opportunity), sélectionnez la propriété Id (Id).
      
      

      

      
      
6. Ajoutez une activité If à votre workflow. Vous voulez maintenant filtrer ou ajouter une condition Si (If) pour vérifier le bouton Slack sur lequel vous avez cliqué. Dans cette activité :
   1. Sélectionnez le champ Condition (Condition), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la sortie Bouton cliqué (Button cliqué), sélectionnez Actions de bouton1 ( Button actions1) > propriété texte (text ).
   2. Sélectionnez l'opérateur Est égal à.
   3. Dans la troisième colonne, saisissez « Approuver la facture » (Approve Invoice). N'oubliez pas que dans le premier workflow, nous avons défini Approuver la facture ( Approve Invoice) comme l'un des noms d'action des boutons.
   4. Cliquez sur Enregistrer (Save).
      
      

      

      
      
7. Pour la branche Puis (Then), ajoutez l'activité Oracle NetSuite Créer un client de base pour l'entreprise de base (Oracle NetSuite Create Basic Company Customer) à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre la sortie de l'activité Obtenir le compte ( Get Account) précédente en tant qu'entrée pour créer un enregistrement de client dans NetSuite. Dans l’activité :
   1. Pour le champ Nom (Name), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous Obtenir la réponse du compte ( Get account response), sélectionnez la propriété de nom .
   2. Pour le champ Alternative , sélectionnez l'une des options disponibles.
   3. Pour le champ Téléphone , sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous Obtenir la réponse du compte ( Get account response), sélectionnez la propriété téléphone .
      
      

      

      
      
8. Toujours sous la branche Alors (Then), ajoutez une activité Slack - Envoyer la réponse du bouton ( Send Button Response ). À cette étape, vous souhaitez utiliser la sortie URL de réponse du déclencheur Bouton cliqué comme entrée pour remplacer/supprimer le message d’origine du bouton envoyé dans le premier workflow. Cela limite le clic sur le bouton à une seule fois et n'autorise pas plusieurs clics de bouton. Dans l’activité :
   1. Sélectionnez URL de réponse du bouton ( Button response URL), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la réponse Bouton cliqué ( Button Clicked) , sélectionnez la propriété Bouton > URL de la réponse ( Button > response URL ).
   2. Pour le champ Type de réponse (Response type ), sélectionnez Dans le canal(In Channel). Cela envoie un message dans le canal qui peut être vu par d'autres. L'option Éphémère (Ephémère) est utilisée pour envoyer un message qui ne peut être vu que par l'utilisateur qui a cliqué sur le bouton et pas par d'autres utilisateurs du canal.
   3. Définissez le champ Remplacer l'original (Replace original) sur Vrai (True) pour remplacer le message de bouton d'origine (envoyé dans le premier workflow).
   4. Pour le champ Message (Message), saisissez un message en transmettant dynamiquement le nom de l'utilisateur qui a cliqué sur le bouton et le client NetSuite créé à l'étape précédente. Par exemple :

      « <username> a approuvé la création de <customer name> dans NetSuite pour le traitement des commandes ou des factures »

      • où <username> <nom d'utilisateur> est récupéré à partir de la sortie de Bouton cliqué, et <customer name> est récupéré à partir de la sortie de Créer un client d'entreprise de base .
      
      

      

      
      
9. Ensuite, pour la branche Sinon ( Else ) de l'activité Si (If), ajoutez une activité Salesforce Search Records à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez récupérer le nom de contact principal et l'e-mail du client récupérés dans Obtenir le compte (Get Account). Dans l’activité :
   1. Pour le champ Sélectionner un objet , sélectionnez Contact.
   2. Sélectionnez Gérer les propriétés ( Manage Properties), sélectionnez Où (Where) et cliquez sur Mettre à jour les champs ( Update fields).
   3. Sélectionnez le champ Où (Where), maintenant affiché sur la zone de dessin, pour ouvrir le générateur de filtres.
      1. Dans la première colonne, sélectionnez ID de compte ( Account ID).
      2. Sélectionnez l'opérateur Est égal à (=).
      3. Pour la troisième colonne, utilisez une variable. Sélectionnez la propriété Id (Id) sous Obtenir la réponse du compte ( Get account response).
      4. Cliquez sur Enregistrer (Save).
         
         

         

         
         
10. Toujours sous la branche Sinon ( Else ), ajoutez une activité DocuSign Créer une enveloppe en utilisant un modèle (DocuSign Create Envelope Using Template ) à votre workflow. Vous transmettez maintenant le nom de contact principal et l'e-mail du client pour envoyer un contrat de vente pour la signature électronique. Dans l’activité :
    1. Pour le champ Modèle (Template), sélectionnez le modèle de contrat de vente correspondant.
    2. Dans le champ Statut (Status), sélectionnez Envoyer (Send) pour créer et envoyer l'enveloppe à signer. L'option Brouillon (Draft) crée uniquement l'enveloppe dans le brouillon, mais ne l'envoie pas.
    3. Pour le champ Objet de l'e-mail ( Email subject ), saisissez l'objet respectif. Par exemple : « Bienvenue dans notre famille! Veuillez signer le contrat de vente ! ».
    4. Pour le champ Nom légal du destinataire (Recipient Legal Name ), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la réponse Rechercher des enregistrements ( Search Records ), sélectionnez la propriété Premier enregistrement de contact ( First Contact Record ) > Nom (Name ).
    5. Dans le champ E-mail du destinataire ( Recipient email ), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la réponse Rechercher des enregistrements ( Search Records ), sélectionnez la propriété Premier enregistrement de contact ( First Contact Record ) > E-mail ( Email ).
       
       

       

       
       
11. Dans la même branche Sinon ( Else ), ajoutez l’activité Envoyer une réponse (Slack Send Reply ) à votre workflow. À cette étape, vous souhaitez transmettre le nom d'utilisateur, l'ID du canal, l'horodatage du message de l'événement et du compte Cliqué (Button Clicked) , ainsi que les informations sur l'opportunité des activités Salesforce précédentes. Dans l’activité :
    1. Dans le champ Canal (Canal), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la réponse Bouton cliqué ( Button Clicked) , sélectionnez la propriété Bouton ( Button ) > ID du canal ( channel id ).
    2. Pour le champ Horodatage du message ( Message Timestamp ), sélectionnez Voir plus (See more) pour modifier le type d'entrée et sélectionnez Utiliser la variable (Use variable). Sous la réponse Bouton cliqué ( Button Clicked) , sélectionnez Bouton > propriété ts des messages ( Button > message ts ).
    3. Pour le champ Message (Message), saisissez un message en transmettant dynamiquement le nom de l'utilisateur qui a cliqué sur le bouton, le nom du compte, ainsi que le nom et l'ID de l'opportunité. Par exemple :

       <username> « a envoyé le contrat de vente au <account name> pour l’opportunité ci-dessous : <opportunity ID> <opportunity name><ID d’opportunité> - <nom d’opportunité> »

       • où <username> <nom d'utilisateur> est récupéré à partir de la réponse Bouton cliqué , <account name> est récupéré à partir de Obtenir le compte, et <ID d'opportunité> et <nom <opportunity ID> d'opportunité><opportunity name> sont récupérés à partir de la réponse Obtenir l'opportunité .
       
       

       

       
       
12. Vous êtes maintenant prêt à publier ou exécuter le projet. Sélectionnez le bouton Publier (Publish) en haut du workflow et saisissez les détails tels que le Nom de l'automatisation (Automation name), la Description et l' Espace de travail (Workspace). La Version est mise à jour automatiquement.