Move Files to Dedicated Folders by Type

概要

概要: 新しいファイルを種類 (PNG、JPEG、XLSX、PPTX、PDF) に基づいてサブフォルダー内に移動します。

アプリケーション: OneDrive

説明: ファイルの種類に基づいて、専用のフォルダーにファイルを移動します。

• 新しく作成されたファイルの MIME タイプを特定し、特定のフォルダーに移動します。

  • Excel ファイル (.xlsx、.xls) – [Excel] フォルダーに移動します。

  • ドキュメント ファイル (.docx) – [ドキュメント] フォルダーに移動します。

  • 画像ファイル (.png、.jpg) – [画像] フォルダーに移動します。

  • PDF ファイル (.pdf) – [PDF] フォルダーに移動します。

• ドキュメントを上記のいずれのフォルダーにも移動できなかった場合は、そのドキュメントを [不明] フォルダーに移動します。

この例では、新しいファイルを種類 (PNG、JPEG、XLSX、PPTX、PDF) に基づいて自動的にサブフォルダーに移動するワークフローの作成方法について説明します。OneDrive で新しいファイルを作成すると、新しく作成されたファイルの MIME タイプが識別され、その種類に基づいて特定のフォルダーに移動されます。ファイルが正常に移動されなかった (上記のいずれのカテゴリにも並べ替えられていない) 場合、そのファイルは [不明] フォルダーに移動されます。

This example presents Microsoft 365 activities such as File Created and Move File/Folder, as well as system activities such as If and Log Message.

ワークフロー

ヒント: 時間を節約するには、Studio Web の [Move Files to Dedicated Folders by Type] テンプレートを使用してこのワークフローを構築します。

1. Studio Web を開いて、新しいプロジェクトを作成します。
2. For How to start the automation select Event based, then select the Microsoft 365 File Created trigger activity.
3. トリガー アクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. Microsoft OneDrive と SharePoint のコネクションを設定します。
   2. [作成場所] フィールドを設定します。たとえば、OneDrive のフォルダーのいずれかを選択します。
   
   

   

   
   
4. [条件分岐 (if)] アクティビティを追加します。この手順では、作成したファイルの MIME タイプを特定します。
5. アクティビティで、画像ファイルを識別するための条件を設定します。
   1. 条件ビルダー ウィジェットで プラス 記号のアイコンをクリックして [変数を使用] を選択します。
   2. Select the output variable of the File Created trigger activity and filter down on Created file to find the MimeType property, then set the condition as contains image.
   3. 式エディターでは、この条件は「_out_NewFileCreated_1__Result.MimeType.Contains("image")」のようになります。
   
   

   

   
   
6. 次に、Then、すなわち条件が True (新規に作成されたファイルが画像) の場合に実行するアクティビティを設定します。
   1. Add a Move File/Folder activity and configure it as follows:
      • 移動するファイルまたはフォルダー - [作成されるファイル] 出力変数を選択します。
      • 移動先フォルダー - OneDrive 内の [画像] フォルダーを選択します。
   
   

   

   
   
7. 次に、[コントロール: 変数の値を設定] アクティビティを追加します。[コントロール: 変数の値を設定] では、後のアクティビティで使用する値が保存されます。次のように設定します。
   • 値 - [True] に設定します。
   • 移動先 - FileMoved 変数を割り当てます。
   
   

   

   
   
8. Next, set more conditions, to identify different types of files. Repeat steps 4-7, but for each If condition, set the MimeType to contain text, sheet, pdf, and presentation. Select the Destination folder accordingly in the Move File/Folder activity.
   
   

   

   
   
9. 最後に、[条件分岐 (if)] アクティビティを追加して、作成したファイルがすべて移動されたかどうかを確認します。
   1. [条件] を「FileMoved=true」に設定します。つまり、手順 7 で設定した [コントロール: 変数の値を設定] アクティビティの値と同じです。
   2. [Then] アクティビティに [メッセージをログ] アクティビティを追加し、次のように設定します。
      1. [メッセージ] フィールドで、[ファイルの作成時] 出力変数を選択し、[作成されるファイル] > [FullName] プロパティに移動します。
      2. ログ メッセージを完了するには、「が削除されました。」というテキストを追加します。
      
      

      

      
      
   3. [Else]、すなわち条件が False (例: FileMoved=false) の場合に実行するアクティビティを設定します。
      1. まず、[メッセージをログ] アクティビティを追加し、次のように設定します。
         • For the Message field, select the File Created output variable, then navigate to the Created file > FullName property.
         • ログ メッセージを完了するには、「は削除されませんでした。[不明] フォルダーに移動されます。」というテキストを追加します。
      2. Next, add a Move File/Folder activity and configure it as follows:
         • 移動するファイルまたはフォルダー - [作成されるファイル] 出力変数を選択します。
         • 移動先フォルダー - OneDrive 内の [不明] フォルダーを選択します。
         
         

         

         
         
10. これで完了です。プロジェクトを実行できます。