Purchase-to-Pay-Prozess in UiPath Process Mining

Einleitung

Purchase-to-Pay is the process from a buyer’s perspective of buying, receiving, paying and accounting for goods. The process starts with a purchase request and ends with the payment of the invoice and includes all confirmation and checking steps in between. It is one of the core processes in an organization and is typically performed by multiple departments. The most important artifacts of the Purchase-to-Pay process are purchase orders, receipt of the goods and the invoice.

Hinweis:

Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay deckt die folgenden Hauptprozesse im Beschaffungslebenszyklus ab.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Beachten Sie, dass die Prozesse Lieferung und (Teile der) Zahlung in der Regel parallel ausgeführt werden.

See illustration below for an overview of the steps in a typical Purchase-to-Pay process.

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Prozessschritt	Beschreibung
Buying	Der Prozess beginnt mit einem Käufer des Unternehmens, der einige Waren kaufen möchte. Der Käufer fordert den Kauf mithilfe einer Bestellanforderung an. Procurement ist beteiligt, um das beste Angebot zu erhalten. Dabei kann es sich um die Verhandlung eines neuen Vertrags oder die Anpassung an einen bereits verfügbaren Vertrag handeln. Procurement konvertiert die Anforderung in eine Bestellung und stellt sicher, dass die fehlenden Informationen, wo dies erforderlich ist, ausgefüllt werden. Procurement genehmigt die Bestellung, die dann an den Anbieter gesendet wird.
Lieferung	Die Lagerabteilung ( sofern verfügbar) wartet auf den Wareneingang. Wenn Waren eintreffen, wird der Bestand überprüft und aktualisiert. Die Waren werden vom ersten Käufer empfangen, der die Waren akzeptiert.
Zahlung	Die Finanzabteilung wartet auf den Erhalt der Rechnung. Wenn die Rechnung eintrifft, wird sie verwaltet. Die Rechnung wird nach Kreditorenkonten bezahlt. Die Buchhaltung verwaltet die Zahlung.

iProcess Insights

Der obige Prozess beschreibt ein ideales Szenario, in dem der Käufer die Waren von guter Qualität rechtzeitig zum bestmöglichen Preis erhält. In vielen Fällen wird es jedoch Unterschiede und Abweichungen dazu geben.

Ein erheblicher Teil der Betriebskosten innerhalb eines Unternehmens wird für die Verwaltung des Purchase-to-Pay-Prozesses aufgewendet. Je größer die Ineffizienzen im Prozess sind, desto größer ist das Risiko negativer Auswirkungen auf den Cashflow des Unternehmens. Die Verwaltung eines konsistenten Purchase-to-Pay-Prozesses sorgt für ein zuverlässiges und gesundes Unternehmen.

Purchase-to-Pay-Aktivitäten wirken sich auf Vorgänge im gesamten Unternehmen aus, z. B. auf die Bestandsverwaltung und das Lieferkettenmanagement. Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses beseitigt Ineffizienzen und kann in der gesamten Organisation zu Vorteilen führen.

With UiPath Process Mining you get more insight in the actual execution of the Purchase-to-Pay process, and detailed information to analyze the order statuses, the delivery of the goods and the invoices.

Überwachung des Purchase-to-Pay-Prozesses in AppOne

Mit UiPath Process Mining erhalten Sie Einblicke in die tatsächliche Leistung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses. Zum Beispiel, wie lange es dauert, bis aus einer Kaufanfrage eine tatsächliche Bestellung wird, wie lange es dauert, die Bestellungen zu bearbeiten, und vor allem, inwieweit Sie rechtzeitig bezahlen. Für alle Schritte im Prozess bietet AppOne Einblicke in die Durchsatzzeiten.

Mit AppOne können Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess ganz einfach überwachen, um den Fortschritt und die Qualität des Prozesses regelmäßig zu überprüfen. Wenn Abweichungen erkannt werden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um den Prozess oder Teile des Prozesses zu verbessern oder zu ändern. Standard-KPIs (Key Performance Indicators) und Tags sind für den Purchase-to-Pay-Prozess definiert, mit denen Sie den Überblick über den Prozess behalten können.

Mit KPIs können Sie beispielsweise die Anzahl der bearbeiteten Bestellungen oder den Gesamtbetrag messen, der in einem bestimmten Zeitraum gezahlt wurde. Darüber hinaus können Sie mit AppOne Zeiträume ganz einfach vergleichen.

Tags sind Eigenschaften, die für den Purchase-to-Pay-Prozess wichtig sind und Ihnen helfen, die Leistung zu überwachen. Tags weisen auf Ineffizienz, Nacharbeit sowie Richtlinien- oder SLA-Verstöße hin.