Introduction to AppOne

Einleitung

Process Mining uses data to visualize and analyze the actual end-to-end processes, with all variants and relevant key performance indicators. AppOne consists of multiple dashboards, visualizing different parts of the input data.

Traditional Process Mining focuses on analyses to find process improvements. In AppOne it is also possible to constantly monitor your processes after these improvements.

Rollen

There are two roles available in AppOne:

• Benutzer überwachen
• Analyst Wenn Sie sich zum ersten Mal bei AppOne anmelden, wird Ihnen die Überwachungsrolle zugewiesen.

Role specific dashboards

Certain dashboards in the Overview menu are related to the specific role that you have in AppOne.

Alle anderen Dashboards, die für beide Rollen verfügbar sind.

Warum überwachen?

Monitoring is the act of checking the progress and quality of a process on a regular basis. The goal of monitoring is to determine if everything is going as expected. If deviations are found, action can be taken to improve or change a process.

While monitoring, no detailed analysis of a process is done; instead, you look at the so-called KPIs and Tags.

KPIs und Tags

KPIs sind messbare Werte, die zur Anzeige der Leistung bestimmter Eigenschaften im Laufe der Zeit verwendet werden. KPI ist eine Abkürzung für Key Performance Indicator.

In AppOne, there are also Tags to monitor your process. Tags are properties of cases that are important for this process. These Tags are typically defined in the implementation phase by process analysts in your organization.

KPIs und Tags unterstützen eine Methode für Organisationen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Es ist gut, die Mitarbeiter einzubeziehen, indem sie ihren eigenen Beitrag zum Prozess überwachen. Es ermöglicht denjenigen, die am meisten investiert haben, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Außerdem wird sichergestellt, dass die Verbesserungen bei den Personen, die sie implementieren müssen, gut angenommen werden.

Warum analysieren?

Analyzing is the act of examining the process methodically and in detail.

Das Ziel besteht darin, entweder ein besseres Gesamtverständnis des Prozesses zu erlangen oder eine bestimmte Frage zum Prozess zu beantworten.

The initial analysis

Normalerweise wird diese erste Analyse durchgeführt, wenn die Prozessdaten mit der Plattform verbunden werden. Der Prozess wird dann analysiert, um zu verstehen, was wirklich vor sich geht, und um bestimmte Aspekte des Prozesses zu identifizieren.

Wichtige Schritte in der ersten Analyse:

1. Identifizieren und Definieren von KPIs und Tags
2. Kategorisieren von Daten und Identifizieren von Attributen (Falltypen, Kundentypen usw.)
3. Überprüfen der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten
4. Unvollständige oder unerwünschte Daten filtern

Um dies erfolgreich zu tun, muss man den Prozess vollständig verstehen.

Der Zweck dieser ersten Analyse besteht darin, zukünftige Analysen einfacher und weniger fehleranfällig zu machen. Es ermöglicht anderen, die Daten zu überwachen oder zu analysieren und ihre Analyseerfahrung zu verbessern.

Goal driven analysis

Es gibt mehrere Gründe, eine bestimmte Analyse zu starten. Typische Beispiele sind:

• Eine Anforderung zur Angabe einer bestimmten Zahl: „Wie waren unsere Durchlaufzeiten im letzten Monat?“
• Ein überwachender Benutzer signalisiert unerwünschte Trends: „Meine Dashboards zeigen, dass der KPI für die Durchsatzzeit für mein Team steigt. Können Sie mir helfen, nach den Ursachen zu suchen?“
• Ein Geschäftsproblem erfordert eine Analyse: „Wir erhalten mehr Beschwerden über unsere Kundenreaktionszeiten für diese Tickets. Gibt es Möglichkeiten, das zu verbessern?“

Obwohl das Ziel einer solchen Analyse darin besteht, die Frage zu beantworten, ist dies nicht immer im ersten Anlauf möglich. Manchmal müssen neue Daten hinzugefügt werden, um eine detailliertere Analyse zu ermöglichen. Es ist wichtig zu überlegen, ob sich das Hinzufügen dieser neuen Daten lohnt.

Eine alternative Methode könnte darin bestehen, KPIs und/oder Tags zu ändern. Dies könnte zu neuen Erkenntnissen führen und die Überwachungserfahrung verbessern.

Ein häufiger Fallstrick bei der Analyse besteht darin, vom ursprünglichen Analyseziel abgelenkt zu werden. Während der zielorientierten Analyse treten häufig neue Prozessprobleme oder Fragen auf, die verlockend sind, sofort einzutauchen. Es ist eine Fähigkeit, sich auf die Beantwortung der wichtigsten Fragen zu konzentrieren und später Zeit damit zu verbringen, andere Fragen zu beantworten.

Wer ist beteiligt?

Prozessüberwachung und -analyse können von verschiedenen Rollen durchgeführt werden.

Wer ist beteiligt?	Rolle in AppOne	Beschreibung
Manager, Teamleiter	Analyst	Überwachen von Benutzern, die mehr über ihre KPIs und Tags erfahren möchten.
Datenanalysten, Data Scientists, Prozessanalysten oder Prozessinhaber	Analyst	Identifizieren Sie die richtigen KPIs und Tags, um ein vollständiges Verständnis des Prozesses zu erhalten. Führen Sie eine zielgesteuerte Analyse durch, um dem Prozessinhaber und/oder Überwachungsbenutzer Antworten oder Lösungen für seine Probleme zu geben.
Prozessanalyst, Manager, Teamleiter usw.	Benutzer überwachen	Jeder hat Zugriff auf die gleichen KPIs und Tags eines Prozesses, aber es ist auch möglich, dass es bestimmte KPIs gibt, die nur für eine bestimmte Rolle interessant sind. Beispielsweise kann eine Vertriebsabteilung einen KPI im Zusammenhang mit der Kundenakquise verwenden, während eine IT-Abteilung einen KPI auswählen würde, der ihre Ausfallzeit berücksichtigt.

Depending on which role is selected in AppOne the Monitoring or Analyzing dashboards will be shown containing role specific information about the closed or open cases in a certain selected period.