Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Einleitung

Order-to-Cash ist eine Reihe von Geschäftsprozessen vom Empfang und Verarbeiten von Kundenaufträgen für Waren und Dienstleistungen bis hin zur Zahlung. Der Order-to-Cash- Prozess beginnt mit der Bestellung und wird mit der erhaltenen Zahlung des Kunden abgeschlossen. Die wichtigsten Artefakte des Order-to-Cash -Prozesses sind Kundenaufträge, Waren Lieferung, Abrechnung und Zahlung.

Schritte im Order-to-Cash-Prozess

Es gibt mehrere Varianten des Order-to-Cash- Prozesses. Der SAP Order-to-Cash Connector für AppOne in UiPath Process Mining basiert auf der Variante Verkauf ab Lager . Dies ist die standardmäßigste Variante des Hauptprozesses, der aus den folgenden Schritten besteht. Dadurch wird der Prozess, bei dem Waren zuerst bestellt oder hergestellt werden müssen, ausgeschlossen.

Schritt 1: Kundenauftrag

Der Prozess beginnt damit, dass das System eine Bestellung vom Kunden erhält. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, z. B. per E-Mail, über einen Webshop, über einen Vertriebsmitarbeiter oder in irgendeiner Form des elektronischen Datenaustauschs. Eine Bestellung kann eine einfache Kaufanforderung für ein bestimmtes Produkt sein oder verschiedene Produkte und Mengen enthalten.

Schritt 2: Lieferung

Die Bestellung wird dokumentiert, und das Unternehmen beginnt mit der Ausführung der Bestellung, was bedeutet, dass die Bestellung für den Versand an den Kunden vorbereitet wird. Anschließend wird die Bestellung an den Kunden versandt.

Schritt 3: Rechnungsstellung

Sobald das Produkt versendet und geliefert wurde, beginnt die wichtigste Phase des Zyklus in Bezug auf das Cash Management. Die Rechnung wird erstellt und zur Zahlung an den Kunden gesendet.

Step 4: Accounting

Der Kunde bezahlt die Rechnung und die Zahlung wird in Ihren Buchhaltungsbüchern als Teil der Debitorenbuchhaltung für den erstellten Auftrag protokolliert.

Unterprozesse

Neben dem Hauptprozess Verkäufe vom Lager können Teilprozesse identifiziert werden, die zusätzliche Aktivitäten beinhalten. Zum Beispiel sind die folgenden Teilprozesse im SAP Order-to-Cash Connector für AppOne in UiPath Process Mining verfügbar :

Gutschrift

Wenn der berechnete Preis für den Kunden zu hoch war, wird eine Gutschriftsanforderung erstellt. Dies kann beispielsweise passieren, weil die Preise falsch skaliert sind oder weil ein Rabatt vergessen wurde. Wenn die Gutschriftsanforderung genehmigt wird, startet eine Gutschrift einen Abrechnungsprozess und reduziert die Forderungen an einen Kunden.

Zurückgeben

Wenn der Kunde gelieferte Waren an Ihr Unternehmen zurücksenden möchte, z. B. aufgrund einer Reklamation, kann ein entsprechender Reklamationsbeleg erstellt werden, um den Prozess im System nachzubilden.

Anzahlung

Wenn ein Kunde Waren bei Ihrem Unternehmen bestellt hat und Sie sich über die Verpflichtung des Kunden nicht sicher sind, können Sie eine Vorauszahlung vom Kunden anfordern, indem Sie eine Anzahlungsaufforderung stellen. Der Rest des Betrags wird nach Lieferung der Waren bezahlt.

Process insights

Der obige Prozess beschreibt ein optimales Szenario, in dem der Kunde das Produkt oder die Dienstleistung erhält und das Unternehmen rechtzeitig bezahlt wird. In vielen Fällen wird es jedoch Unterschiede und Abweichungen geben.

Ein erheblicher Teil der Betriebskosten innerhalb eines Unternehmens wird für die Verwaltung des Order-to-Cash -Prozesses aufgewendet. Je größer die Ineffizienzen im Prozess sind, desto größer ist das Risiko negativer Auswirkungen auf den Cashflow des Unternehmens. Die Verwaltung eines konsistenten Order-to-Cash -Prozesses sorgt für ein zuverlässiges und gesundes Unternehmen.

Order-to-Cash -Aktivitäten wirken sich auf Vorgänge in der gesamten Organisation aus, z. B. Bestandsverwaltung und Lieferkettenmanagement. Die Optimierung des Order-to-Cash -Prozesses beseitigt Ineffizienzen und kann zu Vorteilen im gesamten Unternehmen führen.

Mit UiPath Process Mining erhalten Sie mehr Einblicke in die tatsächliche Ausführung des Order-to-Cash -Prozesses und detaillierte Informationen zur Analyse des Status von Aufträgen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen.

Überwachung des Order-to-Cash-Prozesses in AppOne

Mit UiPath Process Mining erhalten Sie Einblicke in die tatsächliche Leistung Ihres Order-to-Cash -Prozesses. Zum Beispiel zu Lieferzeiten oder Zahlungszeiten.

Mit AppOne können Sie Ihren Order-to-Cash -Prozess einfach überwachen, um den Fortschritt und die Qualität des Prozesses regelmäßig zu überprüfen. Wenn Abweichungen erkannt werden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um den Prozess oder Teile des Prozesses zu verbessern oder zu ändern. In AppOne werden Standard -KPIs und Tags definiert, mit denen Sie den Überblick über den Prozess behalten können.

Mit KPIs (Key Performance Indicators) können Sie zum Beispiel Folgendes messen:

• Die vollständige Order-to-Cash-Durchlaufzeit;
• Anzahl der Tage zwischen Versand oder Dienst und Abrechnung;
• Der Prozentsatz für die pünktliche Lieferung;
• Der durchschnittliche Zahlungszeitraum;
• Prozentsatz der Abrechnungsfehler;
• Prozentsatz der automatisierten Rechnungen.

Tags sind Eigenschaften, die für den Order-to-Cash-- Prozess wichtig sind und Ihnen bei der Überwachung der Leistung helfen. Tags können auf Ineffizienzen wie Nacharbeit, aber auch auf Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder SLA hinweisen. Es gibt mehrere Standard-Tags, die für den Order-to-Cash -Prozess im SAP Order-to-Cash Connector für AppOne definiert sind.