Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Einleitung

Order-to-Cash ist die Reihe von Geschäftsprozessen, die vom Empfang und der Verarbeitung von Kundenaufträgen für Waren und Dienstleistungen bis hin zur Zahlung reichen. Der Order-to-Cash- Prozess beginnt mit der Bestellung und endet mit dem Zahlungseingang des Kunden. Die wichtigsten Artefakte des Order-to-Cash- Prozesses sind Kundenaufträge, Warenlieferung, Abrechnung und Zahlung.

Schritte im Order-to-Cash-Prozess

There are several variants of the Order-to-Cash process. The SAP Order-to-Cash Connector for AppOne in UiPath Process Mining is based on the Sales from Stock variant. This is the most standard variant of the main process that consists of the following steps. This thus excludes the process where goods first need to be ordered or manufactured.

Schritt 1: Kundenauftrag

Der Prozess beginnt damit, dass das System eine Bestellung vom Kunden erhält. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, z. B. per E-Mail, über einen Webshop, über einen Vertriebsmitarbeiter oder in irgendeiner Form des elektronischen Datenaustauschs. Eine Bestellung kann eine einfache Kaufanforderung für ein bestimmtes Produkt sein oder verschiedene Produkte und Mengen enthalten.

Schritt 2: Lieferung

Die Bestellung wird dokumentiert, und das Unternehmen beginnt mit der Ausführung der Bestellung, was bedeutet, dass die Bestellung für den Versand an den Kunden vorbereitet wird. Anschließend wird die Bestellung an den Kunden versandt.

Schritt 3: Rechnungsstellung

Sobald das Produkt versendet und geliefert wurde, beginnt die wichtigste Phase des Zyklus in Bezug auf das Cash Management. Die Rechnung wird erstellt und zur Zahlung an den Kunden gesendet.

Step 4: Accounting

Der Kunde bezahlt die Rechnung und die Zahlung wird in Ihren Buchhaltungsbüchern als Teil der Debitorenbuchhaltung für den erstellten Auftrag protokolliert.

Unterprozesse

Neben dem Hauptprozess Verkäufe ab Lager können Unterprozesse identifiziert werden, die zusätzliche Aktivitäten beinhalten. Beispielsweise sind die folgenden Teilprozesse im SAP Order-to-Cash Connector für AppOne in UiPath Process Mining verfügbar:

Gutschrift

Wenn der berechnete Preis für den Kunden zu hoch war, wird eine Gutschriftsanforderung erstellt. Dies kann beispielsweise passieren, weil die Preise falsch skaliert sind oder weil ein Rabatt vergessen wurde. Wenn die Gutschriftsanforderung genehmigt wird, startet eine Gutschrift einen Abrechnungsprozess und reduziert die Forderungen an einen Kunden.

Zurückgeben

Wenn der Kunde gelieferte Waren an Ihr Unternehmen zurücksenden möchte, z. B. aufgrund einer Reklamation, kann ein entsprechender Reklamationsbeleg erstellt werden, um den Prozess im System nachzubilden.

Anzahlung

Wenn ein Kunde Waren bei Ihrem Unternehmen bestellt hat und Sie sich über die Verpflichtung des Kunden nicht sicher sind, können Sie eine Vorauszahlung vom Kunden anfordern, indem Sie eine Anzahlungsaufforderung stellen. Der Rest des Betrags wird nach Lieferung der Waren bezahlt.

Process insights

Der obige Prozess beschreibt ein optimales Szenario, in dem der Kunde das Produkt oder die Dienstleistung erhält und das Unternehmen rechtzeitig bezahlt wird. In vielen Fällen wird es jedoch Unterschiede und Abweichungen geben.

Ein erheblicher Teil der Betriebskosten innerhalb eines Unternehmens wird für die Verwaltung des Order-to-Cash- Prozesses ausgegeben. Je größer die Ineffizienzen im Prozess sind, desto größer ist das Risiko negativer Auswirkungen auf den Cash-Zufluss des Unternehmens. Die Verwaltung eines konsistenten Order-to-Cash- Prozesses trägt zu einem zuverlässigen und gesunden Unternehmen bei.

Order-to-Cash activities impact operations throughout the organization such as inventory management and supply chain management. Optimizing the Order-to-Cash process eliminates inefficiencies and can lead to benefits throughout the entire organization.

Mit UiPath Process Mining erhalten Sie mehr Einblicke in die tatsächliche Ausführung des Order-to-Cash- Prozesses und detaillierte Informationen zur Analyse des Status von Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen.

Überwachung des Order-to-Cash-Prozesses in AppOne

Mit UiPath Process Miningerhalten Sie einen Einblick in die tatsächliche Leistung Ihres Order-to-Cash- Prozesses. Zum Beispiel zu Lieferzeiten oder Zahlungszeiten.

Mit AppOne können Sie Ihren Order-to-Cash- Prozess einfach überwachen, um den Fortschritt und die Qualität des Prozesses regelmäßig zu überprüfen. Wenn Abweichungen erkannt werden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um den Prozess oder Teile des Prozesses zu verbessern oder zu ändern. In AppOnesind Standard - KPIs und Tags definiert, mit denen Sie den Überblick über den Prozess behalten können.

Mit KPIs (Key Performance Indicators) können Sie zum Beispiel Folgendes messen:

• Die vollständige Order-to-Cash-Durchlaufzeit;
• Anzahl der Tage zwischen Versand oder Dienst und Abrechnung;
• Der Prozentsatz für die pünktliche Lieferung;
• Der durchschnittliche Zahlungszeitraum;
• Prozentsatz der Abrechnungsfehler;
• Prozentsatz der automatisierten Rechnungen.

Tags sind Eigenschaften, die für den Order-to-Cash- Prozess wichtig sind und Ihnen helfen, die Leistung zu überwachen. Tags können auf Ineffizienzen wie Nacharbeit hinweisen, aber auch auf Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder SLA. Es sind mehrere Standard-Tags für den Order-to-Cash- Prozess im SAP Order-to-Cash Connector für AppOne definiert.