Processus Purchase-to-Pay dans UiPath Process Mining

Introduction

Purchase-to-Pay is the process from a buyer’s perspective of buying, receiving, paying and accounting for goods. The process starts with a purchase request and ends with the payment of the invoice and includes all confirmation and checking steps in between. It is one of the core processes in an organization and is typically performed by multiple departments. The most important artifacts of the Purchase-to-Pay process are purchase orders, receipt of the goods and the invoice.

Remarque :

Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay covers the following main processes in the procurement lifecycle.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Note that the Delivery and (parts of the) Payment processes are usually done in parallel.

See illustration below for an overview of the steps in a typical Purchase-to-Pay process.

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Process step	Description
Buying	Le processus commence par un acheteur de l'entreprise qui souhaite acheter des marchandises. L'acheteur demande l'achat, par le biais d'une demande d'achat. Les achats sont impliqués afin d’obtenir la meilleure transaction. Cela peut impliquer de mener un nouveau contrat ou de s'adapter à un contrat déjà disponible. Le service d'approvisionnement convertit la demande en commande d'achat et s'assure que les informations manquantes sont renseignées aux emplacements requis. Approvisionnement approuve le bon de commande, qui est ensuite envoyé au fournisseur.
Livraison	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

iProcess Insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Les activités Purchase-to-Pay ont un impact sur les opérations de toute l’organisation, telles que la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. L'optimisation du processus Purchase-to-Pay élimine les inefficacités et peut générer des avantages dans l'ensemble de l'organisation.

With UiPath Process Mining you get more insight in the actual execution of the Purchase-to-Pay process, and detailed information to analyze the order statuses, the delivery of the goods and the invoices.

Surveillance du processus Purchase-to-Pay dans AppOne

Avec UiPath Process Mining, vous obtenez un aperçu des performances réelles de votre processus Purchase-to-Pay. Par exemple, le temps nécessaire pour qu'une demande d'achat devienne un bon de commande réel, le temps nécessaire pour traiter les bons de commande, et le plus important dans quelle mesure vous payez-vous à temps. Pour toutes les étapes du processus, AppOne fournit des informations sur les délais d’exécution.

Avec AppOne, vous pouvez facilement surveiller votre processus Purchase-to-Pay pour vérifier régulièrement l'avancement et la qualité du processus. Si des écarts sont détectés, vous pouvez prendre des mesures afin d'améliorer ou de modifier le processus ou certaines parties du processus. Les ICP par défaut (ICP) et les balises sont définis pour le processus Purchase-to-Pay, ce qui vous permet de garder un aperçu du processus.

Avec les ICP, vous pouvez mesurer par exemple le nombre de commandes d'achat traitées ou le montant total payé au cours d'une période donnée. De plus, avec AppOne , vous pouvez facilement comparer entre les périodes de temps.

Les balises sont des propriétés importantes pour le processus Purchase-to-Pay et vous aident à surveiller les performances. Les balises indiquent une inefficacité, des reprises et des violations des politiques ou des SLA.