Introduction to AppOne

Introduction

Process Mining uses data to visualize and analyze the actual end-to-end processes, with all variants and relevant key performance indicators. AppOne consists of multiple dashboards, visualizing different parts of the input data.

Traditional Process Mining focuses on analyses to find process improvements. In AppOne it is also possible to constantly monitor your processes after these improvements.

Rôles

There are two roles available in AppOne:

• Utilisateur surveillant
• Analyste : lorsque vous vous connecterez à AppOne pour la première fois, le rôle de surveillance vous sera attribué.

Role specific dashboards

Certain dashboards in the Overview menu are related to the specific role that you have in AppOne.

Tous les autres tableaux de bord disponibles pour les deux rôles.

Pourquoi surveiller ?

Monitoring is the act of checking the progress and quality of a process on a regular basis. The goal of monitoring is to determine if everything is going as expected. If deviations are found, action can be taken to improve or change a process.

While monitoring, no detailed analysis of a process is done; instead, you look at the so-called KPIs and Tags.

ICP et balises

Les ICP sont des valeurs mesurables utilisées pour évaluer l'évolution des performances de propriétés spécifiques au cours d'une certaine période. ICP est l'abréviation de Indicateur clé de performance.

In AppOne, there are also Tags to monitor your process. Tags are properties of cases that are important for this process. These Tags are typically defined in the implementation phase by process analysts in your organization.

Les ICP et les balises prennent en charge une méthode permettant aux organisations de mettre tout le monde sur la même page. Il est bon d’impliquer les gens en leur faisant surveiller leur propre contribution au processus. Il permet à ceux qui sont le plus investis de chercher des moyens de s’améliorer.

Cela garantit également que les améliorations bénéficient d’une forte adhésion des personnes qui doivent les mettre en œuvre.

Pourquoi analyser ?

Analyzing is the act of examining the process methodically and in detail.

L’objectif est soit d’acquérir une meilleure compréhension globale du processus, soit de répondre à une question spécifique sur le processus.

The initial analysis

En règle générale, cette première analyse est effectuée lorsque les données de processus sont connectées à la plate-forme. Le processus est ensuite analysé pour comprendre ce qui se passe réellement et pour identifier certains aspects du processus.

Étapes importantes de la première analyse :

1. Identifier et définir les ICP et les balises
2. Catégoriser les données et identifier les attributs (types de cas, types de clients, etc.)
3. Enquêter sur l’exhaustivité et l’exactitude des données
4. Filtrer les données incomplètes ou indésirables

Pour y parvenir, il faut bien comprendre le processus.

Le but de cette première analyse est de rendre les analyses futures plus faciles et moins sujettes aux erreurs. Il permet à d'autres personnes de surveiller ou d'analyser les données et d'améliorer leur expérience d'analyse.

Goal driven analysis

Il existe plusieurs raisons de démarrer une analyse spécifique. Des exemples typiques sont :

• Une requête pour produire un nombre spécifique : « Quels ont été nos délais de traitement le mois dernier ?
• Un utilisateur de surveillance signale des tendances indésirables : « Mes tableaux de bord indiquent que le temps de traitement des indicateurs clés de performance de mon équipe augmente, pouvez-vous m’aider à en rechercher les causes ? »
• Un problème métier nécessite une analyse : « Nous recevons davantage de plaintes concernant les délais de réponse de nos clients pour ces tickets, existe-t-il des possibilités d’améliorer cela ?

Bien que le but d’une telle analyse soit de répondre à la question, il n’est pas toujours possible de le faire du premier coup. Parfois, de nouvelles données doivent être ajoutées pour permettre une analyse plus détaillée. Il est important de déterminer si l’ajout de ces nouvelles données en vaut la peine.

Une autre méthode pourrait consister à modifier les ICP et/ou les balises. Cela pourrait conduire à de nouvelles informations et améliorer l’expérience de surveillance.

Un écueil courant lors de l’analyse consiste à se laisser distraire de l’objectif d’analyse d’origine. Au cours de l'analyse axée sur les objectifs, de nouveaux problèmes de processus ou de nouvelles questions surgissent souvent, qu'il est tentant d'aborder immédiatement. C’est une compétence de se concentrer sur la réponse aux questions les plus importantes et de passer du temps plus tard pour répondre à d’autres questions.

Qui est impliqué ?

La surveillance et l'analyse des processus peuvent être effectuées par différents rôles.

Qui est impliqué ?	Rôle dans AppOne	Description
Manager, chef d'équipe	Analyste	Surveillance des utilisateurs qui souhaitent en savoir plus sur leurs ICP et leurs balises.
Analystes de données, data scientists, analystes de processus ou propriétaires de processus	Analyste	Identifiez les bons ICP et balises et avoir une compréhension complète du processus. Effectuez une analyse axée sur l'objectif pour apporter au propriétaire du processus et/ou à l'utilisateur surveillant des réponses ou des solutions à leurs problèmes.
Analyste de processus, gestionnaire, chef d'équipe, etc.	Utilisateur surveillant	Tout le monde a accès aux mêmes ICP et balises d'un processus, mais il est également possible qu'il existe des ICP spécifiques qui ne sont intéressants que pour un rôle spécifique. Par exemple, un service commercial peut utiliser un ICP lié à l'acquisition de clients, tandis qu'un service informatique choisirait un ICP qui prend en compte les temps d'arrêt.

Depending on which role is selected in AppOne the Monitoring or Analyzing dashboards will be shown containing role specific information about the closed or open cases in a certain selected period.