Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Introduction

Order-to-Cash comprend l’ensemble des processus métier allant de la réception et du traitement des commandes des clients pour les biens et services au paiement. Le processus Order-to-Cash démarre à partir de la commande et se termine au paiement reçu du client. Les artefacts les plus importants du processus Order-to-Cash sont les commandes client, la livraison des marchandises, la facturation et le paiement.

Étapes du processus Order-to-Cash

Il existe plusieurs variantes du processus Order-to-Cash . Le connecteur SAP Order-to-Cash pour AppOne dans UiPath Process Mining est basé sur la variante Sales from Stock . Il s'agit de la variante la plus standard du processus principal qui comprend les étapes suivantes. Cela exclut donc le processus où les marchandises doivent d'abord être commandées ou commandées.

Étape 1 : Commande client

Le processus commence lorsque le système reçoit une commande du client. Cela peut être fait de différentes manières, par exemple, par e-mail, via une boutique en ligne, par un commercial ou par une forme d'échange de données informatisé. Une commande peut être une simple demande d'achat pour un produit particulier ou peut contenir différents produits et quantités.

Étape 2 : Livraison

La commande est documentée et l'entreprise commence à exécuter la commande, ce qui signifie que la commande est prête pour l'expédition au client. La commande est ensuite envoyée au client.

Étape 3 : Facturation

Une fois le produit expédié et livré, commence l'étape la plus importante du cycle, celle de la gestion de la trésorerie. La facture est créée et envoyée au client pour paiement.

Step 4: Accounting

Le client paie la facture et le paiement est enregistré dans vos livres comptables comme faisant partie des comptes clients de la commande passée.

Sous-processus

À côté du processus principal Sales from Stock , il est possible d'identifier des sous-processus qui impliquent des activités supplémentaires. Par exemple, les sous-processus suivants sont disponibles dans le connecteur SAP Order-to-Cash pour AppOne dans UiPath Process Mining:

Note de crédit

Si le prix calculé pour le client était trop élevé, une demande d'avoir est créée. Cela peut se produire, par exemple, lorsque les prix sont incorrectement mis à l'échelle ou parce qu'une remise a été oubliée. Lorsque la demande d'avoir est approuvée, un avoir lance un processus de facturation et réduit les montants à recevoir d'un client.

Retour

Lorsque le client souhaite renvoyer des marchandises livrées à votre entreprise, par exemple en raison d'une réclamation, un document de retour correspondant peut être créé pour reproduire le processus dans le système.

Acompte

Si un client a commandé des produits à votre entreprise et que vous n'êtes pas sûr de l'engagement du client, vous pouvez demander une avance de paiement au client en émettant une demande d'acompte. Le reste du montant sera payé après la livraison des marchandises.

Process insights

Le processus ci-dessus décrit un scénario idéal dans lequel le client obtient le produit ou le service et l'entreprise est payée à temps. Cependant, dans de nombreux cas, il y aura des différences et des écarts par rapport à cela.

Une partie importante des coûts d’exploitation au sein d’une entreprise est passée à la gestion du processus Order-to-Cash . Plus les inefficacités sont élevées dans le processus, plus le risque d’un impact négatif sur les flux de trésorerie de l’entreprise est élevé. La gestion d’un processus Order-to-Cash cohérent offre une entreprise fiable et correcte.

Les activités Order-to-Cash ont un impact sur les opérations à travers l’organisation, telles que la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. L’optimisation du processus Order-to-Cash élimine les inefficacités et peut générer des avantages sur l’ensemble de l’organisation.

Avec UiPath Process Mining, vous obtenez plus d'informations sur l'exécution réelle du processus Order-to-Cash ainsi que des informations détaillées pour analyser les statuts des commandes, des livraisons, des factures et des paiements.

Surveillance du processus Order-to-Cash dans AppOne

Avec UiPath Process Mining, vous obtenez un aperçu des performances réelles de votre processus Order-to-Cash . Par exemple, sur les délais de livraison ou de paiement.

Avec AppOne, vous pouvez facilement surveiller votre processus Order-to-Cash pour vérifier régulièrement l'avancement et la qualité du processus. Si des écarts sont détectés, vous pouvez prendre des mesures afin d'améliorer ou de modifier le processus ou certaines parties du processus. Dans AppOne, les ICP par défaut et les balises sont définis, ce qui vous permet de garder un aperçu du processus.

Avec les KPI (Key Performance Indicators), vous pouvez mesurer par exemple :

• Le temps de cycle complet de la commande à l’encaissement ;
• Nombre de jours entre l’expédition ou le service et la facturation ;
• Le pourcentage de livraisons à temps ;
• Le délai de paiement moyen ;
• Pourcentage d’erreurs de facturation ;
• Pourcentage de factures automatisées.

Les balises sont des propriétés importantes pour le processus Order-to-Cash et vous aident à surveiller les performances. Les balises peuvent indiquer des inefficacités telles que des révisions, mais également des violations de vos politiques ou du SLA. Il existe plusieurs balises par défaut définies pour le processus Order-to-Cash dans le connecteur SAP Order-to-Cash pour AppOne.