Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Introduction

Order-to-Cash est l'ensemble des processus métier, depuis la réception et le traitement des commandes de biens et de services des clients jusqu'au paiement. Le processus Order-to-Cash commence à partir de la commande et se termine au paiement reçu du client. Les artefacts les plus importants du processus Order-to-Cash sont les commandes client, la livraison des marchandises, la facturation et le paiement.

Étapes du processus Order-to-Cash

There are several variants of the Order-to-Cash process. The SAP Order-to-Cash Connector for AppOne in UiPath Process Mining is based on the Sales from Stock variant. This is the most standard variant of the main process that consists of the following steps. This thus excludes the process where goods first need to be ordered or manufactured.

Étape 1 : Commande client

Le processus commence lorsque le système reçoit une commande du client. Cela peut être fait de différentes manières, par exemple, par e-mail, via une boutique en ligne, par un commercial ou par une forme d'échange de données informatisé. Une commande peut être une simple demande d'achat pour un produit particulier ou peut contenir différents produits et quantités.

Étape 2 : Livraison

La commande est documentée et l'entreprise commence à exécuter la commande, ce qui signifie que la commande est prête pour l'expédition au client. La commande est ensuite envoyée au client.

Étape 3 : Facturation

Une fois le produit expédié et livré, commence l'étape la plus importante du cycle, celle de la gestion de la trésorerie. La facture est créée et envoyée au client pour paiement.

Step 4: Accounting

Le client paie la facture et le paiement est enregistré dans vos livres comptables comme faisant partie des comptes clients de la commande passée.

Sous-processus

À côté du processus principal Sales from Stock , des sous-processus peuvent être identifiés qui impliquent des activités supplémentaires. Par exemple, les sous-processus suivants sont disponibles dans le connecteur SAP Order-to-Cash pour AppOne dans UiPath Process Mining:

Note de crédit

Si le prix calculé pour le client était trop élevé, une demande d'avoir est créée. Cela peut se produire, par exemple, lorsque les prix sont incorrectement mis à l'échelle ou parce qu'une remise a été oubliée. Lorsque la demande d'avoir est approuvée, un avoir lance un processus de facturation et réduit les montants à recevoir d'un client.

Retour

Lorsque le client souhaite renvoyer des marchandises livrées à votre entreprise, par exemple en raison d'une réclamation, un document de retour correspondant peut être créé pour reproduire le processus dans le système.

Acompte

Si un client a commandé des produits à votre entreprise et que vous n'êtes pas sûr de l'engagement du client, vous pouvez demander une avance de paiement au client en émettant une demande d'acompte. Le reste du montant sera payé après la livraison des marchandises.

Process insights

Le processus ci-dessus décrit un scénario idéal dans lequel le client obtient le produit ou le service et l'entreprise est payée à temps. Cependant, dans de nombreux cas, il y aura des différences et des écarts par rapport à cela.

Une partie importante des coûts d'exploitation d'une entreprise est consacrée à la gestion du processus Order-to-Cash . Plus les inefficacités du processus sont importantes, plus le risque d’impact négatif sur les entrées de trésorerie de l’entreprise est grand. La gestion d’un processus Order-to-Cash cohérent contribue à la fiabilité et à la santé de l’entreprise.

Order-to-Cash activities impact operations throughout the organization such as inventory management and supply chain management. Optimizing the Order-to-Cash process eliminates inefficiencies and can lead to benefits throughout the entire organization.

Avec UiPath Process Mining, vous obtenez un meilleur aperçu de l'exécution réelle du processus Order-to-Cash et des informations détaillées pour analyser les statuts des commandes, des livraisons, des factures et des paiements.

Surveillance du processus Order-to-Cash dans AppOne

Avec UiPath Process Mining, vous obtenez un aperçu des performances réelles de votre processus Order-to-Cash . Par exemple sur les délais de livraison ou les délais de paiement.

Avec AppOne , vous pouvez facilement surveiller votre processus Order-to-Cash pour vérifier régulièrement la progression et la qualité du processus. Si des écarts sont détectés, vous pouvez prendre des mesures pour améliorer ou modifier le processus ou certaines parties du processus. Dans AppOne, les ICP et les balises par défaut sont définis, ce qui vous permet de garder une vue d'ensemble du processus.

Avec les KPI (Key Performance Indicators), vous pouvez mesurer par exemple :

• Le temps de cycle complet de la commande à l’encaissement ;
• Nombre de jours entre l’expédition ou le service et la facturation ;
• Le pourcentage de livraisons à temps ;
• Le délai de paiement moyen ;
• Pourcentage d’erreurs de facturation ;
• Pourcentage de factures automatisées.

Les balises sont des propriétés importantes pour le processus Order-to-Cash et vous aident à surveiller les performances. Les balises peuvent indiquer des inefficacités telles que des reprises, mais aussi des violations de vos politiques ou du SLA. Plusieurs balises par défaut sont définies pour le processus Order-to- Cash dans le connecteur SAP Order-to-Cash pour AppOne.