Proceso Purchase-to-Pay en UiPath Process Mining

Introducción

Purchase-to-Pay is the process from a buyer’s perspective of buying, receiving, paying and accounting for goods. The process starts with a purchase request and ends with the payment of the invoice and includes all confirmation and checking steps in between. It is one of the core processes in an organization and is typically performed by multiple departments. The most important artifacts of the Purchase-to-Pay process are purchase orders, receipt of the goods and the invoice.

Nota:

Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Pasos del proceso Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay cubre los siguientes procesos principales en el ciclo de vida de las compras.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Ten en cuenta que los procesos de Entrega y (partes del) Pago suelen realizarse en paralelo.

See illustration below for an overview of the steps in a typical Purchase-to-Pay process.

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Paso del proceso	Descripción
Buying	El proceso comienza con un comprador de la empresa que quiere comprar algunos productos. El comprador solicita la compra, utilizando una solicitud de compra. Compras está involucrada para obtener el mejor trato. Esto podría significar la negociación de un nuevo contrato o la adaptación a un contrato ya disponible. Compras convierte la solicitud en una orden de compra y se asegura de que la información que falta se rellena donde sea necesario. Compras aprueba la orden de compra (PO), que luego se envía al proveedor.
Entrega	El departamento de almacén (si está disponible) espera a que se reciban las mercancías. Cuando llegan las mercancías, el inventario se comprueba y se actualiza. Los bienes son recibidos por el comprador inicial, que acepta los bienes.
Pago	El departamento de finanzas espera a recibir la factura. Cuando llega la factura, se administra. La factura se paga mediante cuentas por pagar. Contabilidad administra el pago.

iProcess Insights

El proceso anterior describe un escenario ideal en el que el comprador obtiene los productos de buena calidad a tiempo y al mejor precio posible. Sin embargo, en muchos casos habrá diferencias y desviaciones a esto.

Una parte significativa de los costes operativos dentro de una empresa se gasta en gestionar el proceso Purchase-to-Pay. Cuanto mayores sean las ineficiencias en el proceso, mayor será el riesgo de un impacto negativo en el flujo de caja del negocio. Gestionar un proceso de Purchase-to-Pay coherente proporciona una empresa fiable y saludable.

Las actividades de Purchase-to-Pay afectan las operaciones de toda la organización, como la gestión de inventarios y la gestión de la cadena de suministro. La optimización del proceso Purchase-to-Pay elimina las ineficiencias y puede generar beneficios en toda la organización.

With UiPath Process Mining you get more insight in the actual execution of the Purchase-to-Pay process, and detailed information to analyze the order statuses, the delivery of the goods and the invoices.

Supervisión del proceso Purchase-to-Pay en AppOne

Con UiPath Process Mining, obtienes información sobre cómo funciona realmente tu proceso Purchase-to-Pay. Por ejemplo, cuánto tiempo tarda una solicitud de compra en convertirse en una orden de compra real, cuánto tiempo lleva procesar las órdenes de compra y, lo que es más importante, en qué medida está pagando a tiempo. Para todos los pasos del proceso, AppOne proporciona información sobre los tiempos de procesamiento.

Con AppOne puedes supervisar fácilmente tu proceso Purchase-to-Pay para comprobar el progreso y la calidad del proceso de forma regular. Si se detectan desviaciones, puedes tomar medidas para mejorar o cambiar el proceso o partes del proceso. Los KPI (indicadores clave de rendimiento) y las etiquetas predeterminados se definen para el proceso Purchase-to-Pay, lo que te permite mantener una visión general del proceso.

Con los KPI puedes medir, por ejemplo, el número de órdenes de compra gestionadas o el importe total pagado en un período determinado. Además, con AppOne puedes comparar fácilmente entre períodos de tiempo.

Las etiquetas son propiedades importantes para el proceso Purchase-to-Pay y que le ayudan a supervisar el rendimiento. Las etiquetas indican ineficiencia, reelaboración e infracciones de la política o SLA.