Proceso Purchase-to-Pay en UiPath Process Mining

Introducción

Purchase-to-Pay es el proceso desde la perspectiva de un comprador de comprar, recibir, pagar y contabilizar los bienes. El proceso comienza con una solicitud de compra y finaliza con el pago de la factura e incluye todos los pasos de confirmación y comprobación intermedios. Es uno de los procesos principales de una organización y normalmente lo realizan varios departamentos. Los artefactos más importantes del proceso Purchase-to-Pay son las órdenes de compra, la recepción de las mercancías y la factura.

Nota: Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay cubre los siguientes procesos principales del ciclo de vida de compras.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Tenga en cuenta que los procesos de Entrega y (partes de) Pago generalmente se realizan en paralelo.

Consulta la siguiente ilustración para obtener una descripción general de los pasos de un proceso típico de Purchase-to-Pay .

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Process step	Descripción
Buying	El proceso comienza con un comprador de la empresa que quiere comprar algunos bienes. El comprador solicita la compra mediante una solicitud de compra. Las compras están involucradas para obtener el mejor trato. Esto podría significar negociar un nuevo contrato o adaptarse a un contrato ya disponible. El departamento de compras convierte la solicitud en una orden de compra y se asegura de que la información que falta se completa donde es necesaria. El departamento de compras aprueba el pedido de compra (PO), que luego se envía al proveedor.
Entrega	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

iProcess Insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Las actividades de Purchase-to-Pay afectan las operaciones de toda la organización, como la gestión de inventarios y la gestión de la cadena de suministro. La optimización del proceso Purchase-to-Pay elimina las ineficiencias y puede generar beneficios en toda la organización.

Con UiPath Process Mining , obtienes más información sobre la ejecución real del proceso Purchase-to-Pay, e información detallada para analizar el estado de los pedidos, la entrega de los productos y las facturas.

Supervisión del proceso Purchase-to-Pay en AppOne

Con UiPath Process Mining, obtiene información sobre el rendimiento real de su proceso de Purchase-to-Pay. Por ejemplo, cuánto tiempo tarda una solicitud de compra en convertirse en una orden de compra real, cuánto tiempo tarda en procesar las órdenes de compra y, lo que es más importante, hasta qué punto está pagando a tiempo. Para todos los pasos del proceso, AppOne proporciona información sobre los tiempos de procesamiento.

With AppOne you can easily monitor your Purchase-to-Pay process to check the progress and quality of the process on a regular basis. If deviations are detected, you can take action to improve or change the process or parts of the process. Default KPIs (Key Performance Indicators) and Tags are defined for the Purchase-to-Pay process, which enable you to keep an overview of the process.

Con los KPI puede medir, por ejemplo, el número de órdenes de compra gestionadas o la cantidad total pagada en un período determinado. Además, con AppOne puede comparar fácilmente entre períodos.

Las etiquetas son propiedades importantes para el proceso Purchase-to-Pay y que le ayudan a supervisar el rendimiento. Las etiquetas indican ineficiencia, reelaboración e infracciones de la política o SLA.