Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Introducción

Order to Cash es el conjunto de procesos empresariales desde la recepción y el procesamiento de los pedidos de ventas de los clientes de bienes y servicios hasta el pago. El proceso de Cobro comienza desde el pedido y finaliza en el pago recibido del cliente. Los artefactos más importantes del proceso Order to Cash son los pedidos de ventas, la entrega de mercancías, la facturación y el pago.

Pasos del proceso Order to Cash

There are several variants of the Order-to-Cash process. The SAP Order-to-Cash Connector for AppOne in UiPath Process Mining is based on the Sales from Stock variant. This is the most standard variant of the main process that consists of the following steps. This thus excludes the process where goods first need to be ordered or manufactured.

Paso 1: pedido de ventas

El proceso comienza con el sistema recibiendo un pedido del cliente. Esto se puede hacer de diferentes maneras, por ejemplo, por correo electrónico, una tienda web, un vendedor o mediante alguna forma de intercambio electrónico de datos. Un pedido puede ser una simple solicitud de compra de un producto en particular o puede contener diferentes productos y cantidades.

Paso 2: Entrega

El pedido se documenta y la empresa comienza la tarea de cumplir el pedido, lo que significa que el pedido está preparado para su envío al cliente. Posteriormente, el pedido se envía al cliente.

Paso 3: facturación

Una vez que el producto ha sido enviado y entregado, comienza la etapa más importante del ciclo con respecto a la gestión de efectivo. La factura se crea y se envía al cliente para su pago.

Step 4: Accounting

El cliente paga la factura y el pago se registra en sus libros de contabilidad como parte de las cuentas por cobrar del pedido realizado.

Subprocesos

Junto al proceso principal de Ventas desde stock , se pueden identificar los subprocesos que implican actividades adicionales. Por ejemplo, los siguientes subprocesos están disponibles en SAP Order-to-Cash Connector para AppOne en UiPath Process Mining:

Nota de crédito

Si el precio calculado para el cliente era demasiado alto, se crea una solicitud de nota de crédito. Esto puede suceder, por ejemplo, porque los precios se han escalado incorrectamente o porque se ha olvidado un descuento. Cuando se aprueba la solicitud de nota de crédito, una nota de crédito inicia un proceso de facturación y reduce los importes por cobrar de un cliente.

Devolver

Cuando el cliente desea devolver los bienes entregados a su empresa, por ejemplo, debido a una reclamación, se puede crear un documento de devolucion correspondiente para reproducir el proceso en el sistema.

Pago inicial

Si un cliente encargó algunos bienes a su empresa y usted no está seguro del compromiso del cliente, puede solicitar un adelanto de pago emitiendo una solicitud de pago inicial. El resto del importe se pagará tras la entrega de los bienes.

Process insights

El proceso anterior describe un escenario ideal en el que el cliente recibe el producto o servicio y la empresa recibe el pago a tiempo. Sin embargo, en muchos casos habrá diferencias y desviaciones.

Una parte significativa de los costes operativos de una empresa se destina a gestionar el proceso de Order to Cash . Cuanto mayores sean las ineficiencias en el proceso, mayor será el riesgo de un impacto negativo en la entrada de efectivo de la empresa. Gestionar un proceso de Cobro coherente proporciona una empresa fiable y saludable.

Order-to-Cash activities impact operations throughout the organization such as inventory management and supply chain management. Optimizing the Order-to-Cash process eliminates inefficiencies and can lead to benefits throughout the entire organization.

Con UiPath Process Mining , obtiene más información sobre la ejecución real del proceso de Order-to-Cash e información detallada para analizar el estado de los pedidos, las entregas, las facturas y los pagos.

Supervisión del proceso Order to Cash en AppOne

Con UiPath Process Mining, obtiene información sobre el rendimiento real de su proceso de Order-to-Cash . Por ejemplo, sobre los tiempos de entrega o de pago.

Con AppOne puede supervisar fácilmente su proceso de Order-to-Cash para comprobar el progreso y la calidad del proceso de forma regular. Si se detectan desviaciones, puede tomar medidas para mejorar o cambiar el proceso o partes del proceso. En AppOne, se definen los KPI y las etiquetas predeterminados, lo que te permite mantener una visión general del proceso.

Con los KPI (indicadores clave de rendimiento) puede medir, por ejemplo:

• El tiempo completo del ciclo de cobro;
• Número de días entre el envío o servicio y la facturación;
• El porcentaje de entregas a tiempo;
• El período de pago medio;
• Porcentaje de errores de facturación
• Porcentaje de facturas automatizadas.

Las etiquetas son propiedades importantes para el proceso de Cobro y le ayudan a supervisar el rendimiento. Las etiquetas pueden indicar ineficiencias como la reelaboración, pero también infracciones de sus políticas o SLA. Hay varias etiquetas predeterminadas definidas para el proceso Order-to-Cash en SAP Order-to-Cash Connector para AppOne.