Introduction to AppOne

Introducción

Process Mining uses data to visualize and analyze the actual end-to-end processes, with all variants and relevant key performance indicators. AppOne consists of multiple dashboards, visualizing different parts of the input data.

Traditional Process Mining focuses on analyses to find process improvements. In AppOne it is also possible to constantly monitor your processes after these improvements.

Roles

There are two roles available in AppOne:

• Supervisando usuario
• Analista: cuando inicie sesión en AppOne por primera vez, tendrá asignado el rol de supervisión.

Role specific dashboards

Certain dashboards in the Overview menu are related to the specific role that you have in AppOne.

Todos los demás paneles disponibles para ambos roles.

¿Por qué supervisar?

Monitoring is the act of checking the progress and quality of a process on a regular basis. The goal of monitoring is to determine if everything is going as expected. If deviations are found, action can be taken to improve or change a process.

While monitoring, no detailed analysis of a process is done; instead, you look at the so-called KPIs and Tags.

KPI y etiquetas

Los KPI son valores medibles que se utilizan para medir el rendimiento de determinadas propiedades a lo largo del tiempo. KPI es una abreviatura para Indicador Clave de Desempeño.

In AppOne, there are also Tags to monitor your process. Tags are properties of cases that are important for this process. These Tags are typically defined in the implementation phase by process analysts in your organization.

Los KPI y las etiquetas admiten un método para que las organizaciones estén a todos en la misma página. Es bueno involucrar a las personas haciendo que supervisen su propia contribución al proceso. Permite a los que más han invertido buscar formas de mejorar.

También garantiza que las mejoras tengan un alto nivel de aceptación por parte de las personas que deben implementarlas.

¿Por qué analizar?

Analyzing is the act of examining the process methodically and in detail.

El objetivo es obtener una mejor comprensión general del proceso o responder a una pregunta específica sobre el proceso.

The initial analysis

Normalmente, este primer análisis se realiza cuando los datos del proceso se conectan a la plataforma. Luego se analiza el proceso para comprender lo que realmente está sucediendo e identificar ciertos aspectos del proceso.

Pasos importantes en el primer análisis:

1. Identificar y definir KPI y etiquetas
2. Categorizar datos e identificar atributos (tipos de casos, tipos de clientes, etc.)
3. Investigar la integridad y corrección de los datos
4. Filtrar datos incompletos o no deseados

Para hacerlo con éxito, es necesario comprender el proceso completamente.

El propósito de este primer análisis es hacer que los análisis futuros sean más fáciles y menos propensos a errores. Permite que otros supervisen o analicen los datos y mejoren su experiencia de análisis.

Goal driven analysis

Hay múltiples razones para iniciar un análisis específico. Algunos ejemplos típicos son:

• Una solicitud para producir un número específico: "¿Cuáles fueron nuestros tiempos de procesamiento durante el último mes?"
• Un usuario de supervisión indica tendencias no deseadas: "Mis paneles muestran que el KPI de tiempo de procesamiento está aumentando para mi equipo. ¿Pueden ayudarme a buscar las causas?"
• Un problema empresarial requiere un análisis: "Recibimos más quejas sobre los tiempos de respuesta de nuestros clientes a estos tickets. ¿Hay posibilidades de mejorarlo?"

Aunque el objetivo de dicho análisis es responder a la pregunta, no siempre es posible hacerlo en el primer intento. A veces, es necesario añadir nuevos datos para permitir realizar análisis más detallados. Es importante considerar si vale la pena agregar estos nuevos datos.

Un método alternativo podría ser cambiar los KPI y / o las etiquetas. Esto podría generar nueva información y mejorar la experiencia de supervisión.

Un error común al analizar es desviarse del objetivo del análisis original. Durante el análisis basado en objetivos, a menudo surgen nuevos problemas o preguntas en el proceso que es tentadora de abordar de inmediato. Es una habilidad concentrarse en responder a las preguntas más importantes y pasar tiempo después para responder a otras preguntas.

¿Quién está involucrado?

Varios roles pueden realizar la supervisión y el análisis del proceso.

¿Quién está involucrado?	Rol en AppOne	Descripción
Gerente, Líder del equipo	Analista	Supervisión de usuarios que desean obtener más información sobre sus KPI y etiquetas.
Analistas de datos, científicos de datos, analistas de procesos o propietarios de procesos	Analista	Identificar los KPI y etiquetas correctos y tener una comprensión completa del proceso. Realice un análisis basado en objetivos para dar al propietario del proceso y/o al usuario de supervisión respuestas o soluciones a sus problemas.
Analista de procesos, gestor, jefe de equipo, etc.	Supervisando usuario	Todos tienen acceso a los mismos KPI y etiquetas de un proceso, pero también es posible que haya KPI específicos que solo sean interesantes para un rol específico. Por ejemplo, un departamento de ventas puede utilizar un KPI relacionado con la adquisición de clientes, mientras que un departamento de TI elegiría un KPI que tenga en cuenta su tiempo de inactividad.

Depending on which role is selected in AppOne the Monitoring or Analyzing dashboards will be shown containing role specific information about the closed or open cases in a certain selected period.