Schnellformular

Pausieren Sie einen Workflow und bitten Sie einen Menschen, ein Formular, das Sie auf dem Knoten erstellen, zu überprüfen, zu genehmigen oder auszufüllen, und fahren Sie dann mit seiner Antwort fort.

Das Schnellformular pausiert den Workflow und weist einem Menschen eine Aufgabe zu: ein Formular, das Sie direkt auf dem Knoten erstellen. Der Mensch überprüft es, füllt es aus und wählt ein Ergebnis aus, z. B. Genehmigen oder Ablehnen, und der Workflow setzt den Pfad dieses Ergebnisses fort. Es befindet sich in der Kategorie „Mensch“ des Bereichs „Knoten hinzufügen “.

Verwenden Sie das Schnellformular für Genehmigungen und die einfache Datenerfassung. Wenn Sie eine umfangreichere Schnittstelle benötigen, eine für Workflows wiederverwenden oder Daten anzeigen, die der Workflow nicht bereits enthält, verwenden Sie stattdessen eine Aktion-App . Das Hinzufügen einer menschlichen Genehmigung zu einem Workflow durchläuft ein Schnellformular Schritt für Schritt.

Wann Sie Quick Form im Vergleich zu Entscheidung verwenden sollten

Verwenden Sie das Schnellformular, wenn ein Mensch Informationen überprüfen und antworten muss, bevor der Workflow fortgesetzt wird. Verwenden Sie „Entscheidung“ , wenn die Verzweigung automatisch aus vorhandenen Daten ohne Menschen aufgelöst werden kann.

Konfiguration

Feld	Erforderlich	Standard	Beschreibung
Zuweisungskriterien	Ja	Einzelner Benutzer	Steuert, wie der Knoten den Benutzer auswählt, der die Aufgabe erhält. Wählen Sie zwischen Einzelner Benutzer, Alle Benutzer, Roundrobin, Workload oder Benutzerdefiniert aus.
Schema	Ja	„Submit“-Ergebnis	Formularstruktur, einschließlich Felder, die der Beauftragte sieht oder ausfüllt, und Ergebnisse, die er auswählen kann. Im Abschnitt Schema wird die vollständige Struktur beschrieben.
Bereitstellungskanäle	–	Von Ihrem Administrator festgelegt	Schreibgeschützt auf dem Knoten. Die verfügbaren Kanäle stammen aus den Einstellungen Ihres Administrators und werden als deaktivierte Kontrollkästchen angezeigt. Im Abschnitt Bereitstellungskanäle finden Sie Details.
Aufgabentitel	Nein	Keine	Titel, der dem Beauftragten in seiner Aufgabenliste angezeigt wird.
Priorität	Nein	Keine	In Action Center angezeigte Priorität: Niedrig, Mittel oder Hoch.
Beschriftungen	Nein	Keine	Durch Kommas getrennte Bezeichnungen zum Organisieren von Aufgaben, z. B. finance,approval.

Zuweisungskriterien

Zuweisungskriterien steuern, welche Benutzer die Aufgabe erhalten. Durch die Auswahl eines Kriteriums wird das zweite Feld entsprechend geändert – eine Benutzerauswahl für Einzelbenutzer und eine Gruppenauswahl für die gruppenbasierten Kriterien.

Kriterien	Wer erhält die Aufgabe	Verwenden Sie sie, wenn
Einzelner Benutzer	Ein Named User.	Eine bestimmte Person ist Eigentümer dieser Entscheidung – ein benannter Genehmiger, ein einzelner Prüfer
Alle Benutzer	Jedes Mitglied der Gruppe auf einmal. Der erste, der dies abschließt, schließt die Aufgabe für alle.	Ihnen ist Geschwindigkeit wichtiger als Eigentum. Wer frei ist, nimmt sie auf
Workload	Das Gruppenmitglied mit den wenigsten offenen Aufgaben	Die Warteschlange soll gleichmäßig über ein Team verteilt werden
Round-Robin	Gruppenmitglieder wiederum wechseln durch die Mitgliederliste	Sie möchten, dass jedes Mitglied einen gleichen Anteil erhält, unabhängig davon, wie schnell es arbeitet
Benutzerdefiniert	Das Mitglied mit den wenigsten offenen Aufgaben, das aus einer Liste von Benutzern ausgewählt wurde, die Sie zur Laufzeit bereitstellen, anstatt aus der Vollmitgliedschaft einer Gruppe.	Eligibility changes per run — skipping users who are out of office, off shift, or outside the right role or region.

Anforderungen und Limits

Wichtig:

Workload und Roundrobin erfordern eine lokale Gruppe. Active Directory-Gruppen werden für beide abgelehnt. Verwenden Sie einzelnen Benutzer oder Alle Benutzer , wenn sich Ihre Beauftragten in einer Active Directory (AD)-Gruppe befinden.

Beim Debuggen funktioniert die Gruppenzuweisung nicht. Bei einer Testausführung wird die Aufgabe erstellt, wo nur Sie sie sehen können, sodass Gruppenmitglieder sie nicht öffnen können. Die Aufgabe bleibt Unassigned und es werden keine Benachrichtigungen ausgegeben. Dies wird erwartet. Um die Gruppenzuweisung zu testen, stellen Sie den Workflow bereit und starten Sie eine Ausführung. Die Zuweisung eines einzelnen Benutzers funktioniert beim Debuggen normal.

Fehler, die möglicherweise angezeigt werden:

Fehler (Error)	Bedeutung
NoUsersFoundInLocalGroup	Die ausgewählte Gruppe hat keine Mitglieder.
NoEligibleUsersFoundInGroup	Jedes Mitglied wurde ausgeschlossen, sodass niemand mehr zugewiesen werden konnte.

Schema

Das Schema definiert, was der Beauftragte sieht und was er an den Prozess zurückgibt. Er besteht aus zwei Teilen: Feldern und Ergebnissen.

Felder

Das Schema kann auch direkt als JSON bearbeitet werden. Die vollständige JSON-Schemareferenz befindet sich unter Schnellformularaufgaben. In der Formularansicht hat jedes Feld die folgenden Einstellungen:

Einstellung	Was es tut
Label	Der Anzeigename, der dem Beauftragten angezeigt wird.
Typ	Steuert die Validierung und wie die Eingabe gerendert wird. Verfügbare Typen: Text, Zahl, Dezimalzahl, Datum, Datum und Uhrzeit, Ja oder Nein, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Array, Datei.
Bindung	Ein Ausdruck, der das Feld vorab ausfüllt, z. B. $vars.requestAmt. Akzeptiert jeden Workflow-Ausdruck, nicht nur einen Variablenverweis.
Bearbeitbar	Das Vorhängeschloss neben dem Wert. Gesperrt bedeutet, dass der Beauftragte den Wert lesen, aber nicht ändern kann.
Variable	Wird als Abzeichen (x) neben dem Feldnamen angezeigt. Automatisch von den Feldern Beschriftung für Ausgabe und In/Out abgeleitet, wodurch der Wert als benannte Prozessvariable zusätzlich zu $vars.<nodeName>.output.<fieldId> verfügbar gemacht wird. In Eingabefeldern nicht vorhanden.

Feldrichtungen

Felder übertragen Daten in die Aufgabe und aus der Aufgabe heraus. Jedes Feld hat eine Richtung.

• Eingabefelder stellen dem Beauftragten schreibgeschützten Kontext bereit, der an einen Prozesswert gebunden ist, z. B. $vars.start.output.employeeName.
• Ausgabefelder werden vom Beauftragten ausgefüllt und an den Prozess zurückgegeben.
• In/Out-Felder erfüllen beides: Sie zeigen dem Beauftragten einen Prozesswert als Ausgangspunkt an, den er bearbeiten kann, bevor er an den Prozess zurückgegeben wird.

Die Richtung eines Felds ist keine separate Einstellung. Es ist das Ergebnis von zwei Steuerelementen: Ob das Feld gebunden ist, bestimmt, ob es vorausgefüllt ankommt, und ob es entsperrt ist, bestimmt, ob der Beauftragte es ändern kann.

Bindung	Vorhängeschloss	Richtung	Beauftragter sieht	Bearbeitbar & zurückgegeben wird
Set (Satz)	Gesperrt 🔒	Eingabe	Der gebundene Wert	Nein
Set (Satz)	Entsperrt 🔓	Ein/Aus	Der gebundene Wert	Ja
Keine	Entsperrt 🔓	Ausgabe	Ein leeres Feld	Ja
Keine	Gesperrt 🔒	Nicht gültig	Ein leeres Feld	Nein

Ergebnisse

Ergebnisse sind die Schaltflächen, mit denen der Beauftragte die Aufgabe abschließt, z. B. „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Das Standardschema hat ein einziges „Submit“-Ergebnis. Das erste Ergebnis ist als primäre Aktion gekennzeichnet.

Jedes Ergebnis fügt dem Knoten ein eigenes Ausgabe-Handle hinzu. Wenn der Beauftragte ein Ergebnis auswählt, wird der Prozess ab dem Handle dieses Ergebnisses fortgesetzt, sodass Sie jedes Ergebnis an einen anderen Pfad weiterleiten können. Die Verzweigung im Ergebnisabschnitt zeigt, wie.

Bereitstellungskanäle

Aufgaben werden übermittelt an:

• Action Center
• E-Mail
• Slack
• Microsoft Teams

Wichtig:

Nur ein Administrator kann die Bereitstellungskanäle in den Administratoreinstellungen ändern. Die Kontrollkästchen auf dem Knoten sind deaktiviert und zeigen die aktuellen Einstellungen an.

Slack und Microsoft Teams benötigen eine Verbindung. Umsetzbare Benachrichtigungen decken die Connector-Einrichtung ab.

Ausgabe

Greifen Sie unter $vars.<nodeName>.output auf die Ausgabe des Knotens und unter $vars.<nodeName>.status auf das ausgewählte Ergebnis zu.

Ausgabe

Das Aufgabenergebnis: ein Objekt, das die vom Beauftragten übermittelten Werte enthält, wobei das Ausgabefeld als Schlüssel dient. Lesen Sie ein einzelnes Feld mit $vars.<nodeName>.output.<fieldId>. Das Objekt enthält außerdem eine Action-Eigenschaft, die auf das ausgewählte Ergebnis gesetzt ist.

Status

Das vom Beauftragten ausgewählte Ergebnis, z. B. Approve. Verzweigen Sie anhand dieses Werts, um den Prozess weiterzuleiten.

Verzweigen anhand des Ergebnisses

Jedes Ergebnis, das Sie definieren, fügt dem Knoten ein Ausgabe-Handle hinzu. Wenn der Beauftragte die Aufgabe abschließt, wird der Prozess mit dem Handle für das ausgewählte Ergebnis fortgesetzt. Verbinden Sie jedes Ergebnis-Handle mit dem Knoten, der für diesen Pfad ausgeführt werden soll. Sie benötigen keinen Entscheidungsknoten, um das Ergebnis zu teilen.

Quick Form
  ├─ Approve → continue processing
  └─ Reject  → notify the requester and terminate

Lesen Sie ein übermitteltes Feld in einem beliebigen nachgelagerten Knoten mit $vars.<nodeName>.output.<fieldId>:

// In a Script node on one of the outcome paths
return $vars.approval.output.comment;

Das ausgewählte Ergebnis ist auch als $vars.<nodeName>.status verfügbar, falls Sie es in einem Ausdruck benötigen.

Häufige Probleme

Aufgabe wird für den Beauftragten nicht angezeigt

Überprüfen Sie, ob der Beauftragte – ein Benutzer oder eine Gruppe – korrekt ist und Zugriff auf Action Center hat.

Ein Ausgabewert fehlt

Bestätigen Sie, dass das Feld im Schema mit Richtung Ausgabe definiert ist.

Ein Ergebnis wird an den falschen Pfad weitergeleitet

Bestätigen Sie, dass das Ausgabe-Handle jedes Ergebnisses mit dem gewünschten Knoten verbunden ist. Jedes Ergebnis, das Sie im Schema definieren, hat ein eigenes Handle für den Knoten.

Hinweise

Hinweis:

Um ohne einen echten Beauftragten zu testen, simulieren Sie mithilfe der Pseudo-Ausgabe eine status und output -Antwort. Das Hinzufügen einer menschlichen Genehmigung zu einem Workflow hat die folgenden Schritte.

• Wenn der Beauftragte eine Gruppe ist, kann jedes Mitglied dieser Gruppe die Aufgabe übernehmen und abschließen.
• Verwenden Sie für eine umfangreichere Oberfläche als ein Formular stattdessen eine Aktions-App .

Nächste Schritte

• Eine menschliche Genehmigung zu einem Workflow hinzufügen
• Aktions-App
• Entscheidung
• Terminate
• Schnellformularaufgaben