Anwendungsfall für das Lieferanten-Onboarding

Das Onboarding von Lieferanten ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen neue Lieferanten erfasst, überprüft und genehmigt, bevor es ihnen gestattet ist, Waren oder Dienstleistungen bereitzustellen. Dazu gehört in der Regel:

• Lieferantenregistrierung

  Der Lieferant übermittelt Geschäftsdaten, Steuerinformationen, Zertifizierungen und Kontaktdaten über ein Registrierungsportal oder ein Formular.

• Dokumentenerfassung und Validierung

  Das Unternehmen sammelt die erforderlichen Dokumente (z. B. W-9, Versicherungszertifikate, Compliance-Formulare) und validiert deren Echtheit.

• Risiko- und Compliance-Prüfungen

  Es werden Hintergrundprüfungen durchgeführt, einschließlich der finanziellen Gesundheit, der Überprüfung der Beobachtungsliste (z. B. Sanktionen) und der Einhaltung interner Compliance-Richtlinien.

• Genehmigungsworkflow

  Interne Sachbearbeiter (Beschaffung, Recht, Finanzen) überprüfen und genehmigen den Lieferanten basierend auf vordefinierten Kriterien.

• Systemeinrichtung

  Nach der Genehmigung wird der Lieferant in den ERP- oder Beschaffungssystemen mit den korrekten Zahlungsbedingungen, Steuercodes und Kategorien eingerichtet.

• Willkommen und Aktivierung

  Der Lieferant erhält Onboarding-Materialien, Schulungen und Zugriff auf relevante Systeme oder Portale

Das folgende Diagramm zeigt einen Lieferanten-Onboarding-Prozess in Maestro. Es wird erläutert, wie Teams Lieferantendaten erfassen, überprüfen und genehmigen, bevor der Lieferant in Geschäftssystemen aktiviert wird.

So bietet Maestro einen Mehrwert

UiPath Maestro ist ein Differenziator beim Einsatz des Lieferanten-Onboardings, denn:

• Es ergänzt einen Prozess um eine zentralisierte, intelligente Entscheidungsfindung, der mehrere Genehmigungen, Compliance-Prüfungen und Richtlinienvalidierungen umfasst.
• Das Lieferanten-Onboarding erfordert häufig Entscheidungen, die auf Risikobewertungen, der Vollständigkeit der Dokumente, regulatorischen Anforderungen und internen Geschäftsregeln basieren, die sich je nach Region, Branche oder Lieferantentyp unterscheiden können.
• Mit Maestro können Unternehmen diese Onboarding-Regeln in einer unternehmensfreundlichen Low-Code-Oberfläche definieren und automatisieren, sodass nicht-technische Teams Richtlinien ohne IT-Unterstützung aktualisieren können.
• Damit werden eine automatisierte Validierung von Lieferantendaten, Dokumentenprüfungen und Routinglogik auf Grundlage von Faktoren wie Lieferantenkategorie, Risikostufe oder Auftragswert möglich.
• Maestro stellt auch sicher, dass Entscheidungen konsistent, überprüfbar und erklärbar sind, wodurch die Einhaltung von Standards wie KYC, AML und ESG unterstützt wird.
• Durch die Integration in UiPath RPA wird die Entscheidungsfindung mit den Back-End-Systemen (z. B. ERP, Beschaffungsplattformen) verbunden, wodurch sich der manuellen Aufwand reduzieren lässt und die Onboarding-Zyklen beschleunigt werden. Das Ergebnis ist ein schnelleres, konformeres und zuverlässigeres Lieferanten-Onboarding in großem Maßstab.