Arbeiten mit Dateien in Maestro-Prozessen

UiPath Maestro™ unterstützt zwei Möglichkeiten zur Behandlung von Dateianhängen zur Laufzeit:

• Auftragsanhänge (verwaltet von UiPath® Orchestrator): Standard und empfohlen.
• Data Fabric-Dateifelder: unterstützte Alternative.

Mit beiden Ansätzen können Sie Dateien in einem Prozess herunterladen, weitergeben und verwenden. Der Unterschied liegt darin, wie sie verwaltet werden und welche Konfiguration erforderlich ist.

Übersicht: zwei Anhangsmodelle

Use case	Empfohlener Ansatz
Übergeben Sie einen E-Mail-Anhang an einen RPA-Prozess	Auftragsanhänge
Senden Sie ein Dokument zur Verarbeitung an einen Agenten	Auftragsanhänge
Temporäre Dateien, die nur während der Ausführung verwendet werden	Auftragsanhänge
Dateien, die an einen langlebigen Geschäftsdatensatz gebunden sind	Data Fabric
Dateien, die über mehrere Prozesse hinweg wiederverwendet werden	Data Fabric

Auftragsanhänge (Standard)

Auftragsanhänge sind Dateien, die von UiPath Orchestrator verwaltet werden und mit einer Prozessausführung (Auftrag) verknüpft sind.

• Keine Aktivierung und Einrichtung von Data Fabric erforderlich
• Standardmäßig aktiviert
• Wird durch die Aufbewahrungsrichtlinien von Orchestrator geregelt
• Ideal für vorübergehende, prozessbezogene Dateien

Dies ist die empfohlene Methode zur Handhabung von Dateien in Maestro.

Wie es funktioniert

Mit Auftragsanhängen werden Dateien als Anhänge auf Prozessebene behandelt:

1. Ein Connector lädt eine Datei herunter oder erstellt sie.
2. Die Datei wird als Auftragsanhang-Verweis zurückgegeben.
3. Dieser Verweis wird an nachgelagerte Aufgaben (Agents, RPA, Connectors) übergeben.
4. Orchestrator speichert und steuert die Datei gemäß den von Ihnen konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien.

Sie konfigurieren den Speicher nicht explizit. Maestro und Orchestrator übernehmen dies automatisch.

Beispiel: Laden Sie einen E-Mail-Anhang herunter und übergeben Sie ihn an eine andere Aufgabe

Schritt 1: Herunterladen der Datei

1. Fügen Sie eine Sendeaufgabe hinzu.
2. Wählen Sie in Aktion die Option Connector-Aktivität ausführen aus.
3. Wählen Sie den Connector aus (z. B. Microsoft Outlook 365 oder Box).
4. Wählen Sie Ihre Verbindung aus.
5. Wählen Sie die Aktivität aus, die den Anhang herunterlädt:Download File.
6. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
7. Beachten Sie, dass im Abschnitt Ausgabe das Feld Dateiressourcen automatisch mit Antwort ausgefüllt wird. Keine weitere Konfiguration erforderlich.

Schritt 2: Übergeben Sie die Datei an eine andere Aufgabe

1. Fügen Sie eine Sendeaufgabe hinzu.
2. Legen Sie die Aktion beispielsweise auf Connector-Aktivität ausführen fest.
3. Wählen Sie Microsoft Outlook 365 als Connector aus.
4. Wählen Sie Ihre Verbindung aus.
5. Wählen Sie die Aktivität Send Email aus.
6. Konfigurieren Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt.
7. Wählen Sie im Feld Anhang die Referenz der gehosteten Datei aus

Die Datei wird per Referenz übergeben. Kein Dateiinhalt wird in Variablen kopiert.

Nach dem Debuggen können Sie auf der Registerkarte Variablen in der Instanzverwaltung die Ausgabe mit der ID prüfen, die auf die Anhangs-ID in UiPath Orchestrator verweist.

Dadurch wird die Dateilebenszyklusverwaltung mit anderen Orchestrator-Ressourcen wie Aufträgen und Protokollen abgestimmt.

Aufbewahrung und Governance

Auftragsanhänge werden im Orchestrator gespeichert und folgen:

• Orchestrator-Aufbewahrungsrichtlinien
• Mandanten- oder Ordner-Governance
• Automatische Bereinigung basierend auf der Konfiguration

Data Fabric-Anhänge (optional)

Data Fabric-Anhänge speichern Dateien in Data Fabric-Entitätsfeldern.

• Erfordert, dass Data Fabric aktiviert und lizenziert ist
• Dateien werden als Teil eines Geschäftsdatensatzes beibehalten.
• Geeignet, wenn Dateien wiederverwendet, abgefragt oder langfristig überprüft werden müssen.

Dieses Modell wird weiterhin vollständig unterstützt, ist aber für die meisten Szenarien nicht mehr erforderlich.

Voraussetzungen

Bevor Sie Dateien in Maestro verwenden, stellen Sie sicher, dass:

• für Ihre Organisation oder Ihren Mandanten Data Fabric aktiviert ist.
• eine Entität mit einem dateiunterstützenden Feld konfiguriert wurde.

Wenn ein Datensatz erstellt wird, sind keine zusätzlichen Felder erforderlich, die über die automatisch von Data Fabric ausgefüllten Felder hinausgehen.

Wie es funktioniert

In der ursprünglichen Implementierung der Dateiunterstützung in Maestro wurden Dateien in Data Fabric-Entitäten gespeichert.

1. Ein Connector lädt eine Datei herunter.
2. Sie geben an:
   • Entity Name
   • Datensatz-ID
   • Dateifeld
3. Auf die gespeicherte Datei wird in Data Fabric verwiesen.
4. Maestro übergibt einen Data Fabric-Verweis an nachgelagerte Aufgaben.

Beispiel: Laden Sie eine Datei aus Data Fabric herunter und übergeben Sie sie an eine andere Aufgabe.

Schritt 1: Herunterladen der Datei

1. Fügen Sie eine Sendeaufgabe hinzu.
2. Wählen Sie in Aktion die Option Connector-Aktivität ausführen aus.
3. Wählen Sie den Connector aus (z. B. Microsoft Outlook 365 oder Box).
4. Wählen Sie Ihre Verbindung aus.
5. Wählen Sie die Aktivität aus, die den Anhang herunterlädt:Download File.
6. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
7. Wählen Sie im Abschnitt Ausgabe im Feld Dateiressource das Tune-Menü aus und wählen Sie Data Fabric.
8. Füllen Sie in der Eingabeaufforderung des Data Fabric-Editors die Entität und das Feld aus.

Schritt 2: Übergeben Sie die Datei an eine andere Aufgabe

1. Fügen Sie eine Sendeaufgabe hinzu.
2. Legen Sie die Aktion beispielsweise auf Connector-Aktivität ausführen fest.
3. Wählen Sie Microsoft Outlook 365 als Connector aus.
4. Wählen Sie Ihre Verbindung aus.
5. Wählen Sie die Aktivität Send Email aus.
6. Konfigurieren Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und den Inhalt.
7. Wählen Sie im Feld Anhang die Option Data Fabric aus dem Tune-Menü aus.

8. Füllen Sie in der Eingabeaufforderung des Data Fabric-Editors die Entität, den abzurufenden Datensatz (RecordId) und das Feld aus.

   

Nach dem Debuggen können Sie auf der Registerkarte Variablen in der Instanzverwaltung die Ausgabe mit der Datensatz-ID anzeigen, die auf die neue Datei verweist.

Die Datei wird per Referenz übergeben. Kein Dateiinhalt wird in Variablen kopiert. Dieser Ansatz ist weiterhin gültig und wird vollständig unterstützt.

Wann Data Fabric sinnvoll ist

Nutzen Sie Data Fabric, wenn Dateien:

• mit einer Geschäftsentität verknüpft sein müssen
• über mehrere Prozessinstanzen hinweg wiederverwendet werden sollen
• unabhängig von der Prozessausführung bestehen müssen
• an Datenabfragen oder Analysen teilnehmen sollen

Weitere Informationen finden Sie im Data Fabric-Benutzerhandbuch.

Wichtige Verhaltenshinweise

• Dateien werden niemals in Variablen gespeichert
• Dateien werden per Referenz übergeben, nicht per Wert
• Auftragsanhänge und Data Fabric-Verweise sind nicht austauschbar
• Das Standardverhalten bevorzugt Auftragsanhänge