Automatisierte Ausgabenberichte

Anwendungen: Microsoft Outlook-E-Mail, Document Understanding, SAP Concur.

Beschreibung: Wenn eine neue E-Mail von einem Anbieter für eine Ausgabe empfangen wird, die für eine Erstattung in Frage kommt, sollte das System automatisch eine Ausgabe in SAP Concur hinzufügen, indem es die relevanten Informationen verwendet, die mit Document Understanding extrahiert wurden, und den Beleg hochladen.

Steps:

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt. Stellen Sie sicher, dass im Fenster Neues Projekt in der Dropdownliste Starten der Automatisierung die Option Ereignisbasiert ausgewählt ist.

2. Ziehen Sie eine Microsoft Outlook: Email Received -Triggeraktivität auf die Canvas. In der Triggeraktivität:

   1. Stellen Sie die Verbindung zu Ihrem Microsoft Outlook 365-Konto her.
   2. Konfigurieren Sie die Eigenschaft E-Mail-Ordner so, dass Sie ausgabenbezogene E-Mails erhalten.

   

   3. Je nach Ihren Anforderungen können zusätzliche Filter zu Ihrer Automatisierung hinzugefügt werden.

   

3. Fügen Sie eine Microsoft 365-Aktivität Download Email Attachments zur Canvas hinzu.

   1. Wählen Sie im Eigenschaftsfeld E-Mail die Variable aus, die als Ausgabe der zuvor hinzugefügten Aktivität Event Trigger festgelegt wird.
   2. In diesem Beispiel schließen wir Inline-Anlagen aus, sodass Sie für Inline-Anlagen ausschließen die Option True auswählen.

   

   3. Je nach Ihren Anforderungen können zusätzliche Filter zu Ihrer Automatisierung hinzugefügt werden.

   

4. Fügen Sie eine Document Understanding: Extract Document Data -Aktivität hinzu und:

   1. Legen Sie das Feld Project auf Vordefiniert fest.
   2. Legen Sie das Extraktor- Feld auf Receipts fest.
   3. Wählen Sie für das Feld Eingabedatei die Ausgabe der Eigenschaft Heruntergeladene E-Mail-Anhänge > Liste der heruntergeladenen Anlagen als Variable aus.
   4. Beachten Sie, dass eine For Each- Aktivität über der Aktivität hinzugefügt wird, die CurrentItem als Eingabedatei hat. Dies liegt daran, dass eine E-Mail eine Reihe von Anhängen haben kann und die For Each-Aktivität alle Anhänge analysieren kann.

   

5. Fügen Sie als Nächstes eine SAP Concur: Add Quick Expense- Aktivität hinzu und:

   1. Stellen Sie eine Verbindung mit Ihrem SAP Concur-Konto her.
   2. Wählen Sie den entsprechenden Ausgabentyp im Dropdownmenü aus.
   3. Konfigurieren Sie das Feld Transaktionswährung , um die Währung zu verwenden, die Sie verwenden möchten.
   4. Verwenden Sie eine Variable, um das Feld Betrag auf Dokumentdaten extrahieren > Daten > Gesamtbetrag > Wert > Wert festzulegen.
   5. Legen Sie die Zahlungsart aus dem Dropdownmenü fest.

   

6. Fügen Sie schließlich eine SAP Concur: Upload Receipt Image- Aktivität hinzu und:

   1. Verwenden Sie eine Variable, um das Feld Receipt auf CurrentItem festzulegen.

   

7. Führen Sie den Workflow aus. Ihre Ausgabe wird zusammen mit dem entsprechenden Beleg zu SAP Concur hinzugefügt.