Automatisierte Ausgabenberichte

Anwendungen: Microsoft Outlook E-Mail, Document Understanding, SAP Concur.

Beschreibung: Wenn eine neue E-Mail von einem Anbieter für eine Ausgabe empfangen wird, die für eine Erstattung in Frage kommt, sollte das System automatisch eine Ausgabe in SAP Concur hinzufügen, indem die relevanten Informationen verwendet werden, die mit Document Understanding extrahiert wurden, und der Beleg hochgeladen werden.

Steps:

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt. Stellen Sie sicher, dass im Fenster Neues Projekt in der Dropdownliste Starten der Automatisierung die Option Ereignisbasiert ausgewählt ist.
2. Ziehen Sie eine Triggeraktivität Microsoft Outlook : Email Received in die Canvas. In der Triggeraktivität:
   1. Stellen Sie die Verbindung zu Ihrem Microsoft Outlook 365-Konto her.
   2. Konfigurieren Sie die Eigenschaft E- Mail-Ordner so, dass Sie darauf verweisen, wo Sie ausgabenbezogene E-Mails erhalten.
      
      
   3. Je nach Ihren Anforderungen können zusätzliche Filter zu Ihrer Automatisierung hinzugefügt werden.
   
   
   
3. Fügen Sie eine Microsoft 365-Aktivität Download Email Attachments zur Canvas hinzu.
   1. Wählen Sie im Eigenschaftsfeld E- Mail die Variable aus, die als Ausgabe der Aktivität Event Trigger festgelegt ist, die zuvor hinzugefügt wurde.
   2. In diesem Beispiel werden Inline-Anhänge ausgeschlossen. Wählen Sie daher für Inline-Anhänge ausschließen die Option True aus.
      
      
   3. Je nach Ihren Anforderungen können zusätzliche Filter zu Ihrer Automatisierung hinzugefügt werden.
      
      
4. Fügen Sie eineDocument Understanding: Extract Document Data- Aktivität hinzu und:
   1. Legen Sie das Feld Projekt auf Vordefiniert fest.
   2. Legen Sie das Extraktor -Feld auf Belege fest.
   3. Wählen Sie für das Feld Eingabedatei die Ausgabe der Eigenschaft Heruntergeladene E-Mail-Anhänge > Liste der heruntergeladenen Anhänge als Variable aus.
   4. Beachten Sie, dass eine For Each -Aktivität über der Aktivität hinzugefügt wird, die aktuellesElement als Eingabedatei hat. Das liegt daran, dass eine E-Mail eine Reihe von Anhängen haben kann und die Aktivität For Each alle diese analysieren kann.
      
      
5. Fügen Sie als Nächstes eine SAP Concur: Quick Expense- Aktivität hinzu und:
   1. Stellen Sie eine Verbindung mit Ihrem SAP Concur-Konto her.
   2. Wählen Sie den entsprechenden Ausgabentyp aus dem Dropdownmenü aus.
   3. Konfigurieren Sie das Feld Transaktionswährung als die Währung , die Sie verwenden möchten.
   4. Verwenden Sie eine Variable, um das Feld Betrag auf Extract Document Data > Data > Total Amount > Value > Value festzulegen.
   5. Legen Sie die Zahlungsart über das Dropdownmenü fest.
   
   
   
6. Fügen Sie schließlich eine SAP Concur: Upload Receipt Image- Aktivität hinzu und:
   1. Verwenden Sie eine Variable, um das Feld Beleg auf das aktuelle Element festzulegen
   
   
   
7. Führen Sie den Workflow aus. Ihre Ausgabe wird zusammen mit dem entsprechenden Beleg zu SAP Concur hinzugefügt.