Verwenden Sie Slack-Schaltflächen, wenn eine Opportunity im CRM-System gewonnen wird

Über

Zusammenfassung: Verwenden Sie Slack-Schaltflächen, wenn eine Opportunity im CRM gewonnen wird

Anwendungen: Slack, Salesforce

Beschreibung

Mit den Slack-Schaltflächen können Sie einen integrierten Überprüfungs-/Genehmigungsmechanismus erstellen und Automatisierungen aus Slack-Nachrichten auslösen, indem Sie einfach auf eine Schaltfläche klicken. Jeder kann menschliches Eingreifen an wichtigen Entscheidungs- oder Kontaktpunkten effektiv nutzen und zwischen 1-5 Automatisierungen (mit Hilfe von 1-5 Schaltflächen) wählen, die komplexe Systeme wie CRM, ERP, ITSM, HR, Finanzen usw. betreffen, indem er sie auslöst aus Slack-Nachrichten, ohne sich beim jeweiligen System anmelden zu müssen.

Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle, in denen Slack-Schaltflächen genutzt werden:

1. Wenn eine Opportunity in Salesforce geschlossen und gewonnen wird, können Sie auswählen, ob eine Rechnung oder ein Kundenauftrag in QuickBooks oder NetSuite initiiert oder erstellt werden soll, oder ob eine Kaufvereinbarung über DocuSign gesendet werden soll, oder ob Sie einem Lieferanten eine E-Mail über Outlook senden möchten, indem Sie die jeweilige Automatisierung mit der Hilfe auslösen einer Slack-Schaltfläche.
2. Wenn ein Freistellungsantrag in einem HR-Tool wie Bamboo HR gestellt wird, können Sie den Freistellungsantrag mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
3. Wenn ein Ausgabenbericht oder ein Anspruch in SAP Concur erstellt wird, können Sie den Bericht mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
4. Wenn im Hilfekanal von Slack eine Kundensupport-Anfrage gestellt wird, können Sie ein Jira/Zendesk-Ticket erstellen oder das Team oder die Benutzergruppe mithilfe einer Slack-Schaltfläche benachrichtigen.
5. Erstellen Sie jede Woche mit einem zeitbasierten Trigger eine E-Mail-Kampagne in Mailchimp und senden Sie eine Test-E-Mail für die Manager- oder Peer-Review, die ihrerseits die Planung oder das Versenden der E-Mail-Kampagne an die Zielgruppe mithilfe von genehmigen oder ablehnen können eine Slack-Schaltfläche.
6. Wenn eine GitHub-Pull-Anforderung (PR) zur Peer-Review ausgelöst wird, können Sie die PR mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.

In dieser Benutzeranleitung verwenden wir zwei Workflows, um den ersten Anwendungsfall zu erstellen.

Der erste Workflow verwendet Slack-Aktivitäten, wie z. B. Nachricht an Kanal senden, und den Salesforce: Opportunity Closed and Won- Trigger.

Der zweite Workflow verwendet Slack-Aktivitäten wie Send Button Response, Send Reply und Button Clicked zusammen mit Salesforce-Aktivitäten wie Get Account, Get Opportunity und Search Records, eine Oracle NetSuite Create Basic Company Customer- Aktivität und Create Umschlag Verwenden Vorlage von DocuSign.

Erster Workflow

Hinweis:

Wenn Sie Zeit sparen möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Slack senden, wenn eine Opportunity in der Salesforce-Vorlage in Studio Web gewonnen wird, um diesen Workflow zu erstellen.

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.

2. Wählen Sie die Weiteren Optionen aus Menü im manuellen Trigger und wählen Sie Trigger ändern aus.

3. Wählen Sie im Triggerkatalog die Option Salesforce: Opportunity geschlossen und gewonnen aus. In dieser Triggeraktivität:

   1. Richten Sie Ihre Salesforce-Verbindung ein.

   2. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Filter hinzu.

   3. Sie können die Triggeraktivität auch in einen für Ihren Anwendungsfall repräsentativeren Namen umbenennen.

      

4. Fügen Sie die Slack-Aktivität Send Message to Channel zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Triggeraktivität als Variablen in der Slack-Nachricht übergeben. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie im Feld Kanal den jeweiligen Kanal aus der Dropdownliste aus oder geben Sie den genauen Kanalnamen ein ( ohne #).

   2. Geben Sie im Feld Nachricht die Textnachricht des Hauptabschnitts ein. Zum Beispiel: „Herzlichen Glückwunsch Team! Wir haben die folgende Opportunity gewonnen.“

   3. Wählen Sie im Feld Senden als entweder Bot aus, um die Nachricht als Bot zu senden, oder Benutzer, um die Nachricht als aktuell authentifizierter Benutzer auf Slack zu senden.

   4. Geben Sie in den Nachrichtenfeldern die Opportunity-ID und den Namen in key:value -Paaren ein, getrennt durch Komma. Ändern Sie die Beschriftung der Opportunity-ID und des Opportunity-Namens mit der Slack-Markdown-Formatierung in fett. Zum Beispiel:

      *Opportunity-ID*:<opportunity ID>;

      *Opportunityname*:<opportunity name>

      • wobei <opportunity ID> und <opportunity name> Variablen sind, die vom Salesforce-Trigger abgerufen wurden.

        

   5. Geben Sie in den Feldern Schaltflächenaktionen zwei Schaltflächenaktionen für Rechnung genehmigen und Kundenvereinbarung senden ein. Fügen Sie Aktions-ID (erforderlich), Aktionsname (erforderlich), Stil (primär/Gefährdet), Bestätigungstitel, Bestätigungstext, OK-Titel bestätigen, Verweigerungstitel bestätigen in einem durch Kommas getrennten Format hinzu:

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No
      

5. Sie sind nun bereit, das Projekt zu veröffentlichen oder auszuführen. Wählen Sie die Taste Veröffentlichen oben im Workflow und geben Sie die Details wie Automatisierungsname, Beschreibung und Arbeitsbereich ein. Die Version wird automatisch aktualisiert.

   

Zweiter Workflow

Hinweis:

Wenn Sie Zeit sparen möchten, verwenden Sie die Vorlage Automatisierung konfigurieren/auslösen, wenn eine Schaltfläche auf Slack für die geschlossene/gewonnene Opportunity in Salesforce in Studio Web geklickt wird, um diesen Workflow zu erstellen.

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.

2. Wählen Sie die Weiteren Optionen aus Menü im manuellen Trigger und wählen Sie Trigger ändern aus.

3. Wählen Sie im Triggerkatalog die Option Slack: Schaltfläche angeklickt aus. In dieser Triggeraktivität:

   1. Richten Sie Ihre Slack-Verbindung ein.

   2. Für diesen Trigger muss entweder ein Kanal oder ein Benutzer ausgewählt werden, um die Schaltflächenereignisse auf einen bestimmten Kanal oder von einem bestimmten Benutzer zu beschränken.

   3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Filter hinzu.

   4. Sie können die Triggeraktivität auch in einen für Ihren Anwendungsfall repräsentativeren Namen umbenennen.

      

4. Fügen Sie die Salesforce Get Opportunity- Aktivität zu Ihrem Workflow hinzu. Im ersten Workflow haben wir die Opportunity-ID und den Opportunity-Namen als Slack-Nachrichtenfeld eingegeben. Dieselben Informationen müssen aus der Ausgabeantwort auf angeklickte Schaltfläche abgerufen werden. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie für das Feld Opportunity die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Suchen Sie unter der Ausgabe „Schaltfläche angeklickt“ nach der Eigenschaft „Feld“ > „field2_text“ . Dies ist der Wert der Opportunity-ID.

      Hinweis:

      Im ersten Workflow werden Nachrichtenfelder in key:value -Paaren übergeben, die durch ein Komma getrennt sind. Jedes Nachrichtenfeld in der Antwort „Schaltfläche angeklickt “ (unabhängig von Schlüssel oder Wert) wird sequenziell zugewiesen, d. h. wenn key1:value1; key2:value2; key3:value3 in Nachrichtenfeldern übergeben wurde, wird key1 an field1 zugewiesen und value1 wird an field2 zugewiesen. , key2 wird field3 zugewiesen , value3 wird field4 zugewiesen , key3 wird field5 zugewiesen , value3 wird field6 zugewiesen und so weiter.

      

5. Fügen Sie Ihrem Workflow eine Salesforce Get Account- Aktivität hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Aktivität als Eingabe zum Abrufen der primären Kontodetails übergeben. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie für das Feld Konto die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Ausgabe der Opportunity die Eigenschaft Id aus.

      

6. Fügen Sie Ihrem Workflow eine If- Aktivität hinzu. Jetzt möchten Sie filtern oder eine Wenn-Bedingung hinzufügen, um die angeklickte Slack-Schaltfläche zu überprüfen. In dieser Aktivität:

   1. Wählen Sie das Feld Bedingung und dann Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Ausgabe der Schaltfläche angeklickt die Option Schaltflächenaktionen1 > Text aus.

   2. Wählen Sie den Operator Gleich aus.

   3. Geben Sie in der dritten Spalte „Genehmigen Sie Rechnung“ ein. Denken Sie daran, dass wir im ersten Workflow Rechnung genehmigen als einen der Aktionsnamen für Schaltflächen übergeben haben.

   4. Klicken Sie auf Speichern (Save).

      

7. Fügen Sie für die Verzweigung Dann die Aktivität Oracle NetSuite Create Basic Company Customer zu Ihrem Workflow hinzu. In diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Aktivität Get Account als Eingabe zum Erstellen eines Kundendatensatzes in NetSuite übergeben. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie für das Feld Name die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter Kontoantwort abrufen die Eigenschaft „Name“ aus.

   2. Wählen Sie für das Feld Token eine der verfügbaren Optionen aus.

   3. Wählen Sie für das Feld Telefon die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Kontoantwort abrufen die Eigenschaft Telefon aus.

      

8. Fügen Sie noch unter der Verzweigung Dann eine Slack-Aktivität Send Button Response hinzu. In diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der Antwort-URL des Triggers Schaltfläche angeklickt als Eingabe zum Ersetzen/Löschen der ursprünglichen Schaltflächennachricht verwenden, die im ersten Workflow gesendet wurde. Dadurch wird der Schaltflächenklick auf einen einzigen Klick beschränkt und mehrere Schaltflächenklicks sind nicht zulässig. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie URL der Schaltflächenantwort aus, wählen Sie Mehr anzeigen Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Antwort „Schaltfläche angeklickt“ die Eigenschaft Schaltfläche > Antwort-URL aus.

   2. Wählen Sie für das Feld Antworttyp die Option In Kanal aus. Dadurch wird eine Nachricht im Kanal gesendet, die von anderen Benutzern gesehen werden kann. Die Option Flüchtig wird verwendet, um eine Nachricht zu senden, die nur von dem Benutzer gesehen werden kann, der auf die Schaltfläche geklickt hat, und nicht von anderen im Kanal.

   3. Legen Sie das ursprüngliche Feld Ersetzen auf „True“ fest, um die ursprüngliche Schaltflächennachricht zu ersetzen.

   4. Geben Sie im Feld Meldung eine Meldung ein, indem Sie dynamisch den Namen des Benutzers übergeben, der auf die Schaltfläche geklickt hat, und den im vorherigen Schritt erstellten NetSuite-Kunden. Zum Beispiel:

      „<username> hat die Erstellung von <customer name> in NetSuite für die Kundenauftrags- oder Rechnungsverarbeitung genehmigt.“

      • wobei <username> aus der Ausgabe von Button Clicked abgerufen wird und <customer name> aus der Ausgabe von Create Basic Company Customer abgerufen wird.

        

9. Fügen Sie als Nächstes für die Else- Verzweigung der If- Aktivität eine Salesforce Search Records- Aktivität zu Ihrem Workflow hinzu. In diesem Schritt möchten Sie den primären Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse des Kunden abrufen, die in Konto abrufen abgerufen wurden. In der Aktivität:

   1. Wählen Sie im Feld Objekt auswählen die Option Kontakt aus.
   2. Wählen Sie Eigenschaften verwalten aus, wählen Sie Wo aus und klicken Sie auf Felder aktualisieren.
   3. Wählen Sie das Feld Wo aus, das jetzt auf der Arbeitsfläche angezeigt wird, um den Filtergenerator zu öffnen.

      1. Wählen Sie in der ersten Spalte Konto-ID.

      2. Wählen Sie den Operator Gleich (=) aus.

      3. Verwenden Sie für die dritte Spalte eine Variable. Wählen Sie die Eigenschaft Id unter Kontoantwort abrufen aus.

      4. Klicken Sie auf Speichern (Save).

         

10. Fügen Sie noch unter der Sonst- Verzweigung eine DocuSign-Aktivität Create Umschlag using Template zu Ihrem Workflow hinzu. Jetzt übergeben Sie den primären Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse des Kunden, um eine Kundenvereinbarung zur E-Signatur zu senden. In der Aktivität:

    1. Wählen Sie im Feld Vorlage die jeweilige Vorlage für die Kundenvereinbarung aus.

    2. Wählen Sie für das Feld Status Senden aus, um den Umschlag zur Signatur zu erstellen und zu senden. Mit der Option Entwurf wird der Umschlag nur im Entwurf erstellt, aber nicht gesendet.

    3. Geben Sie im Feld E-Mail-Betreff den entsprechenden Betreff ein. Zum Beispiel: „Willkommen in unserer Familie! Bitte unterzeichnen Sie die Kaufvereinbarung!“.

    4. Wählen Sie für das Feld offzieller Name des Empfängers die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Antwort Datensätze suchen die Option Erster Kontaktdatensatz > Name aus.

    5. Wählen Sie für das Feld E-Mail-Adresse des Empfängers die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Antwort Datensätze suchen die Eigenschaft Erster Kontaktdatensatz > E-Mail aus.

       

11. Fügen Sie in derselben Else- Verzweigung die Slack- Send Reply- Aktivität zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie den Benutzernamen, die Kanal-ID, den Nachrichtenzeitstempel des Ereignisses „Button Click“ und das Konto sowie die Opportunity-Informationen aus den vorherigen Salesforce-Aktivitäten übergeben. In der Aktivität:

    1. Wählen Sie für das Feld Kanal die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Eigenschaft Schaltfläche angeklickt die Option Schaltfläche > Kanal-ID aus.

    2. Wählen Sie für das Feld Zeitstempel der Nachricht die Option Mehr anzeigen aus Symbol, um den Eingabetyp zu ändern, und die Option Variable verwenden auswählen. Wählen Sie unter der Eigenschaft Schaltfläche angeklickt die Option Schaltfläche > Nachricht TS aus.

    3. Geben Sie für das Feld Nachricht eine Nachricht ein, indem Sie dynamisch den Benutzernamen, der auf die Schaltfläche geklickt hat, den Kontonamen sowie den Opportunity-Namen und die ID übergeben. Zum Beispiel:

       „<username> hat die Kaufvereinbarung an <account name> für die folgende Opportunity gesendet: <opportunity ID> – <opportunity name>“

       • Dabei wird <username> aus der Antwort auf „Schaltfläche angeklickt“ abgerufen, <account name> von Get Account und <opportunity ID> und <opportunity name> aus der Get Opportunity- Antwort.

         

12. Sie sind nun bereit, das Projekt zu veröffentlichen oder auszuführen. Wählen Sie die Taste Veröffentlichen oben im Workflow und geben Sie die Details wie Automatisierungsname, Beschreibung und Arbeitsbereich ein. Die Version wird automatisch aktualisiert.