Funções no processo Purchase-to-Pay

As partes interessadas no processo Purchase-to-Pay podem ser divididas em três grupos diferentes.

Partes interessadas externas

Abaixo encontra-se uma visão geral das principais funções definidas para o processo Purchase-to-Pay.

Supplier

Um fornecedor é uma pessoa ou empresa que vende ou fornece os bens adquiridos.

Solicitante

Um solicitante inicia o processo Purchase-to-Pay. O trabalho se concentra em conseguir a mercadoria o mais rápido possível e buscará eventuais brechas para agilizar o processo.

Parte interessada operacional interna

Comprador

O departamento de Suprimentos é responsável por garantir que o comprador receba mercadorias, serviços ou obras com o melhor preço possível, comparando aspectos como qualidade, quantidade, prazo e localização. Eles também são responsáveis por encontrar e negociar com fornecedores para estabelecer contratos. Um comprador se preocupa em negociar acordos com fornecedores e gastar o mínimo de capital de giro. O trabalho se concentra principalmente nas atividades de ordem de compra.

• Compradores estratégicos são responsáveis por relacionamentos de longo prazo com fornecedores e estão envolvidos na negociação de (grandes) contratos.
• Os compradores operacionais se concentram nas operações do dia-a-dia, garantindo que as requisições de compra sejam tratadas do início ao fim.

Gestão de Armazém/Inventário

A gestão de armazém e de inventário são responsáveis pelas operações dentro de um armazém.

• O gerente de armazém está focado nas atividades de saída; separação, embalagem e expedição de entregas.
• O gerente de estoque está focado nas atividades de entrada; receber e guardar as mercadorias recebidas.

Partes interessadas do Suporte de Administração Interna

Gerentes de Negócios/Automação

Os gerentes de negócios e automação estão preocupados com os tempos de processamento e a eficiência do processo. O foco pode estar em partes ou em todo o processo Purchase-to-Pay.

Auditores

Os auditores estão preocupados com os riscos e controles. Muitas verificações geralmente já estão no sistema e desejam testar a eficácia e a eficiência dos controles. O trabalho se concentra em todos os casos e do começo ao fim. Eles estão interessados principalmente em casos de alto risco com valores altos.