Processo Purchase-to-Pay no UiPath Process Mining

Introdução

Purchase-to-Pay é o processo da perspectiva do comprador de comprar, receber, pagar e contabilizar mercadorias. O processo começa com uma solicitação de compra e termina com o pagamento da fatura e inclui todas as etapas de confirmação e verificação intermediárias. É um dos principais processos de uma organização e normalmente é executado por vários departamentos. Os artefatos mais importantes do processo Purchase-to-Pay são as ordens de compra, o recebimento das mercadorias e a fatura.

Observação: Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Steps in the Purchase-to-Pay process

O Purchase-to-Pay cobre os seguintes processos principais no ciclo de vida do procurement.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Observe que os processos de Entrega e (partes do) Pagamento geralmente são feitos em paralelo.

Consulte a ilustração abaixo para obter uma visão geral das etapas de um processo típico de compra para pagamento .

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Process step	Description
Buying	O processo começa com um comprador da empresa que deseja comprar alguns produtos. O comprador solicita a compra, usando uma requisição de compra. Procurement está envolvido para obter o melhor negócio. Isso pode significar a negociação de um novo contrato ou a adaptação a um contrato já disponível. O Procurement converte a requisição em um pedido de compra e garante que as informações que faltam sejam preenchidas quando necessário. O setor de compras aprova a ordem de compra (PO), que é então enviada ao fornecedor.
Entrega	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Insights no iProcess

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

As atividades de compra para pagamento afetam as operações em toda a organização, como gerenciamento de estoque e gerenciamento da cadeia de suprimentos. A otimização do processo Purchase-to-Pay elimina ineficiências e pode levar a benefícios em toda a organização.

Com o UiPath Process Mining, você obtém mais informações sobre a execução real do processo Purchase-to-Pay e informações detalhadas para analisar o status do pedido, a entrega das mercadorias e as faturas.

Monitorando o processo Purchase-to-Pay no AppOne

Com o UiPath Process Mining, você obtém informações sobre o desempenho real do seu processo Purchase-to-Pay. Por exemplo, quanto tempo leva para uma solicitação de compra se tornar um pedido de compra real, quanto tempo leva para processar os pedidos de compra e, mais importante, até que ponto você está pagando no prazo. Para todas as etapas do processo, o AppOne fornece informações sobre os tempos de processamento.

With AppOne you can easily monitor your Purchase-to-Pay process to check the progress and quality of the process on a regular basis. If deviations are detected, you can take action to improve or change the process or parts of the process. Default KPIs (Key Performance Indicators) and Tags are defined for the Purchase-to-Pay process, which enable you to keep an overview of the process.

Com os KPIs pode medir por exemplo o número de Ordens de Compra tratadas, ou o valor total pago num determinado período. Além disso, com AppOne você pode facilmente comparar entre períodos de tempo.

Tags são propriedades importantes para o processo Purchase-to-Pay e ajudam a monitorar o desempenho. As tags indicam ineficiência, retrabalho e políticas ou violações de SLA.