Processo Purchase-to-Pay no UiPath Process Mining

Introdução

Purchase-to-Pay is the process from a buyer’s perspective of buying, receiving, paying and accounting for goods. The process starts with a purchase request and ends with the payment of the invoice and includes all confirmation and checking steps in between. It is one of the core processes in an organization and is typically performed by multiple departments. The most important artifacts of the Purchase-to-Pay process are purchase orders, receipt of the goods and the invoice.

Observação:

Purchase-to-Pay is also known as Procure-to-Pay.

Etapas no processo Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay abrange os seguintes processos principais no ciclo de vida de compras.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Observe que os processos de Entrega e (partes do) Pagamento geralmente são feitos em paralelo.

See illustration below for an overview of the steps in a typical Purchase-to-Pay process.

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Etapa do processo	Description
Buying	O processo começa com um comprador da empresa que deseja comprar alguns produtos. O comprador solicita a compra, usando uma requisição de compra. A área de compras está envolvida para fazer o melhor negócio. Isso pode significar a negociar um novo contrato ou adaptar-se a um contrato já disponível. As compras convertem a requisição em uma ordem de compra e garante que as informações ausentes sejam preenchidas quando necessário. A área de compras aprova a ordem de compra (PO), que é enviada ao fornecedor.
Entrega	O departamento de armazenamento (se disponível) aguarda as mercadorias serem recebidas. Quando as mercadorias chegam, o inventário é verificado e atualizado. As mercadorias são recebidas pelo comprador inicial, que as aceita.
Payment	O departamento de finanças aguarda o recebimento da fatura. Quando a fatura chega, ela é administrada. A fatura é paga pelas contas a pagar. A contabilidade gerencia o pagamento.

Insights no iProcess

O processo acima descreve um cenário ideal, no qual o comprador recebe os bens de boa qualidade no prazo certo com o melhor preço possível. No entanto, em muitos casos, haverá diferenças e desvios em relação a isso.

Uma parte significativa dos custos operacionais dentro de uma empresa é gasta no gerenciamento do processo Purchase-to-Pay. Quanto maiores as ineficiências no processo, maior o risco de um impacto negativo no fluxo de caixa da empresa. Gerenciar um processo Purchase-to-Pay consistente fornece uma empresa confiável e robusta.

As atividades de compra para pagamento afetam as operações em toda a organização, como gerenciamento de estoque e gerenciamento da cadeia de suprimentos. A otimização do processo Purchase-to-Pay elimina ineficiências e pode levar a benefícios em toda a organização.

With UiPath Process Mining you get more insight in the actual execution of the Purchase-to-Pay process, and detailed information to analyze the order statuses, the delivery of the goods and the invoices.

Monitorando o processo Purchase-to-Pay no AppOne

Com o UiPath Process Mining, você obtém informações sobre como o seu processo Purchase-to-Pay realmente funciona. Por exemplo, quanto tempo leva para que uma solicitação de compra se torne uma ordem de compra real, quanto tempo leva para processar as ordens de compra e, mais importante, até que ponto você está pagando em tempo. Para todas as etapas do processo, o AppOne fornece insights sobre os tempos de produtividade.

Com o AppOne, você pode monitorar facilmente seu processo Purchase-to-Pay para verificar o progresso e a qualidade do processo regularmente. Se algum desvio for detectado, você pode realizar uma ação para melhorar ou alterar o processo ou partes do processo. Os KPIs padrão (indicadores-chave de desempenho) e as tags são definidos para o processo Purchase-to-Pay, que permitem que você mantenha uma visão geral do processo.

Com os KPIs, você pode medir, por exemplo, o número de ordens de compra processadas ou o valor total pago em um determinado período. Além disso, com o AppOne , você pode comparar facilmente entre períodos de tempo.

Tags são propriedades importantes para o processo Purchase-to-Pay e ajudam a monitorar o desempenho. As tags indicam ineficiência, retrabalho e políticas ou violações de SLA.