Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Introdução

Order-to-Cash é o conjunto de processos de negócios desde o recebimento e processamento de pedidos de vendas de bens e serviços até o pagamento. O processo Order-to-Cash começa no Pedido e termina no Pagamento recebido do cliente. Os artefatos mais importantes do processo Order-to-Cash são pedidos de vendas, entrega de mercadorias, faturamento e pagamento.

Etapas no processo Order to Cash

There are several variants of the Order-to-Cash process. The SAP Order-to-Cash Connector for AppOne in UiPath Process Mining is based on the Sales from Stock variant. This is the most standard variant of the main process that consists of the following steps. This thus excludes the process where goods first need to be ordered or manufactured.

Passo 1: Pedido de Venda

O processo começa com o sistema recebendo um pedido do cliente. Isso pode ser feito de várias maneiras, por exemplo, e-mail, uma loja virtual, um vendedor ou por alguma forma de intercâmbio eletrônico de dados. Um pedido pode ser uma simples solicitação de compra de um determinado produto ou pode conter diferentes produtos e quantidades.

Passo 2: Entrega

O pedido é documentado e a empresa inicia a tarefa de atender o pedido, o que significa que o pedido é preparado para envio ao cliente. Depois disso, o pedido é enviado ao cliente.

Passo 3: Faturamento

Uma vez expedido e entregue o produto, inicia-se a etapa mais importante do ciclo no que diz respeito à gestão do caixa. A fatura é criada e enviada ao cliente para pagamento.

Step 4: Accounting

O cliente paga a fatura e o pagamento é registrado em seus livros contábeis como parte das contas a receber do pedido gerado.

Subprocessos

Junto ao processo principal de Vendas de Estoque , podem ser identificados subprocessos que envolvem atividades adicionais. Por exemplo, os seguintes subprocessos estão disponíveis no SAP Order-to-Cash Connector para AppOne no UiPath Process Mining:

Nota de crédito

Se o preço calculado para o cliente for muito alto, uma solicitação de nota de crédito será criada. Isso pode acontecer, por exemplo, porque os preços foram escalados incorretamente ou porque um desconto foi esquecido. Quando a solicitação de nota de crédito é aprovada, uma nota de crédito inicia um processo de cobrança e reduz os valores a receber de um cliente.

Retornar

Quando o cliente deseja devolver a mercadoria entregue à sua empresa, por exemplo, devido a uma reclamação, pode ser criado um documento de devolução correspondente para reproduzir o processo no sistema.

Pagamento inicial

Se um cliente encomendou algumas mercadorias de sua empresa e você não tem certeza sobre o compromisso do cliente, pode solicitar um adiantamento de pagamento do cliente emitindo uma solicitação de adiantamento. O restante do valor será pago após a entrega da mercadoria.

Process insights

O processo acima descreve um cenário ideal no qual o cliente obtém o produto ou serviço e a empresa é paga a tempo. No entanto, em muitos casos, haverá diferenças e desvios para isso.

Uma parcela significativa dos custos operacionais de uma empresa é gasta no gerenciamento do processo Order-to-Cash . Quanto maiores as ineficiências no processo, maior o risco de impacto negativo no fluxo de caixa do negócio. O gerenciamento de um processo Order-to-Cash consistente fornece uma empresa confiável e saudável.

Order-to-Cash activities impact operations throughout the organization such as inventory management and supply chain management. Optimizing the Order-to-Cash process eliminates inefficiencies and can lead to benefits throughout the entire organization.

Com o UiPath Process Mining, você obtém mais informações sobre a execução real do processo Order-to-Cash e informações detalhadas para analisar os status de pedidos, entregas, faturas e pagamentos.

Monitoramento do processo de Order to Cash no AppOne

Com o UiPath Process Mining, você obtém informações sobre o desempenho real do seu processo Order-to-Cash . Por exemplo, sobre prazos de entrega ou prazos de pagamento.

Com o AppOne, você pode monitorar facilmente seu processo Order-to-Cash para verificar o andamento e a qualidade do processo regularmente. Se forem detectados desvios, você pode tomar medidas para melhorar ou alterar o processo ou partes do processo. No AppOne, são definidos KPI’s e Tags padrão, que permitem manter uma visão geral do processo.

Com KPI's (Key Performance Indicators) você pode medir por exemplo:

• O tempo de ciclo completo do pedido ao caixa;
• Número de dias entre o envio ou serviço e o faturamento;
• A porcentagem de entrega no prazo;
• O prazo médio de pagamento;
• Percentagem de erros de faturação;
• Porcentagem de faturas automatizadas.

Tags são propriedades importantes para o processo Order-to-Cash e ajudam a monitorar o desempenho. As tags podem indicar ineficiências como retrabalho, mas também violações de suas políticas ou SLA. Existem várias tags padrão definidas para o processo Order-to-Cash no SAP Order-to-Cash Connector for AppOne.