Order-to-Cash Process in UiPath Process Mining

Introdução

Order-to-Cash é o conjunto de processos de negócios, desde o recebimento e processamento de ordens de venda de produtos e serviços de clientes até o pagamento. O processo Order-to-Cash começa a partir do pedido e é concluído no pagamento recebido do cliente. Os artefatos mais importantes do processo Order-to-Cash são ordens de venda, entrega de mercadorias, cobrança e pagamento.

Etapas no processo Order to Cash

Há diversas variantes do processo Order-to-Cash . O conector Order-to-Cash SAP para o AppOne no UiPath Process Mining é baseado na variante Vendas de estoque . Essa é a variante mais padrão do processo principal, que consiste nas etapas a seguir. Isso exclui o processo no qual as mercadorias precisam ser solicitadas ou processadas primeiro.

Passo 1: Pedido de Venda

O processo começa com o sistema recebendo um pedido do cliente. Isso pode ser feito de várias maneiras, por exemplo, e-mail, uma loja virtual, um vendedor ou por alguma forma de intercâmbio eletrônico de dados. Um pedido pode ser uma simples solicitação de compra de um determinado produto ou pode conter diferentes produtos e quantidades.

Passo 2: Entrega

O pedido é documentado e a empresa inicia a tarefa de atender o pedido, o que significa que o pedido é preparado para envio ao cliente. Depois disso, o pedido é enviado ao cliente.

Passo 3: Faturamento

Uma vez expedido e entregue o produto, inicia-se a etapa mais importante do ciclo no que diz respeito à gestão do caixa. A fatura é criada e enviada ao cliente para pagamento.

Etapa 4: Contabilidade

O cliente paga a fatura e o pagamento é registrado em seus livros contábeis como parte das contas a receber do pedido gerado.

Subprocessos

Ao lado do processo principal Vendas de estoque , é possível identificar subprocessos que envolvem atividades adicionais. Por exemplo, os seguintes subprocessos estão disponíveis no SAP Connector Order-to-Cash para o AppOne no UiPath Process Mining:

Nota de crédito

Se o preço calculado para o cliente for muito alto, uma solicitação de nota de crédito será criada. Isso pode acontecer, por exemplo, porque os preços foram escalados incorretamente ou porque um desconto foi esquecido. Quando a solicitação de nota de crédito é aprovada, uma nota de crédito inicia um processo de cobrança e reduz os valores a receber de um cliente.

Retornar

Quando o cliente deseja devolver a mercadoria entregue à sua empresa, por exemplo, devido a uma reclamação, pode ser criado um documento de devolução correspondente para reproduzir o processo no sistema.

Pagamento inicial

Se um cliente encomendou algumas mercadorias de sua empresa e você não tem certeza sobre o compromisso do cliente, pode solicitar um adiantamento de pagamento do cliente emitindo uma solicitação de adiantamento. O restante do valor será pago após a entrega da mercadoria.

Insights do processo

O processo acima descreve um cenário ideal no qual o cliente obtém o produto ou serviço e a empresa é paga a tempo. No entanto, em muitos casos, haverá diferenças e desvios para isso.

Uma parte significativa dos custos operacionais dentro de uma empresa é gasta no gerenciamento do processo Order-to-Cash . Quanto maiores as ineficiências no processo, maior o risco de um impacto negativo na entrada de caixa da empresa. A gestão de um processo consistente Order-to-Cash fornece uma empresa confiável e robusta.

As atividades Order-to-Cash afetam as operações em toda a organização, como gerenciamento de estoque e gerenciamento da cadeia de fornecedores. A otimização do processo Order-to-Cash elimina ineficiências e pode levar a benefícios para toda a organização.

Com o UiPath Process Mining, você obtém mais informações sobre a execução real do processo Order-to-Cash e informações detalhadas para analisar os status de pedidos, entregas, faturas e pagamentos.

Monitoramento do processo de Order to Cash no AppOne

Com o UiPath Process Mining, você obtém informações sobre como o seu processo Order-to-Cash realmente funciona. Por exemplo, em prazos de entrega ou de pagamento.

Com o AppOne, você pode monitorar facilmente seu processo Order-to-Cash para verificar o progresso e a qualidade do processo regularmente. Se algum desvio for detectado, você pode realizar uma ação para melhorar ou alterar o processo ou partes do processo. No AppOne, são definidos KPIs e Tags padrão, que permitem que você mantenha uma visão geral do processo.

Com KPI's (Key Performance Indicators) você pode medir por exemplo:

• O tempo de ciclo completo do pedido ao caixa;
• Número de dias entre o envio ou serviço e o faturamento;
• A porcentagem de entrega no prazo;
• O prazo médio de pagamento;
• Percentagem de erros de faturação;
• Porcentagem de faturas automatizadas.

As tags são propriedades importantes para o processo Order-to-Cash e ajudam você a monitorar o desempenho. As tags podem indicar ineficiências, como retrabalho, mas também violações de suas políticas ou SLA. Há várias tags padrão definidas para o processo Order-to-Cash no SAP Connector Order-to-Cash para o AppOne.