Verwenden Sie Slack-Schaltflächen, wenn eine Opportunity im CRM-System gewonnen wird

Über

Zusammenfassung: Verwenden Sie Slack-Schaltflächen, wenn eine Opportunity im CRM gewonnen wird

Anwendungen: Slack, Salesforce

Beschreibung

Mit den Slack-Schaltflächen können Sie einen integrierten Überprüfungs-/Genehmigungsmechanismus erstellen und Automatisierungen aus Slack-Nachrichten auslösen, indem Sie einfach auf eine Schaltfläche klicken. Jeder kann menschliches Eingreifen an wichtigen Entscheidungs- oder Kontaktpunkten effektiv nutzen und zwischen 1-5 Automatisierungen (mit Hilfe von 1-5 Schaltflächen) wählen, die komplexe Systeme wie CRM, ERP, ITSM, HR, Finanzen usw. betreffen, indem er sie auslöst aus Slack-Nachrichten, ohne sich beim jeweiligen System anmelden zu müssen.

Hier sind einige der wichtigsten Anwendungsfälle, in denen Slack-Schaltflächen genutzt werden:

1. Wenn eine Opportunity in Salesforce geschlossen und gewonnen wird, können Sie auswählen, ob eine Rechnung oder ein Kundenauftrag in QuickBooks oder NetSuite initiiert oder erstellt werden soll, oder ob eine Kaufvereinbarung über DocuSign gesendet werden soll, oder ob Sie einem Lieferanten eine E-Mail über Outlook senden möchten, indem Sie die jeweilige Automatisierung mit der Hilfe auslösen einer Slack-Schaltfläche.
2. Wenn ein Freistellungsantrag in einem HR-Tool wie Bamboo HR gestellt wird, können Sie den Freistellungsantrag mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
3. Wenn ein Ausgabenbericht oder ein Anspruch in SAP Concur erstellt wird, können Sie den Bericht mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
4. Wenn im Hilfekanal von Slack eine Kundensupport-Anfrage gestellt wird, können Sie ein Jira/Zendesk-Ticket erstellen oder das Team oder die Benutzergruppe mithilfe einer Slack-Schaltfläche benachrichtigen.
5. Erstellen Sie jede Woche mit einem zeitbasierten Trigger eine E-Mail-Kampagne in Mailchimp und senden Sie eine Test-E-Mail für die Manager- oder Peer-Review, die ihrerseits die Planung oder das Versenden der E-Mail-Kampagne an die Zielgruppe mithilfe von genehmigen oder ablehnen können eine Slack-Schaltfläche.
6. Wenn eine GitHub-Pull-Anforderung (PR) zur Peer-Review ausgelöst wird, können Sie die PR mithilfe einer Slack-Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.

In dieser Benutzeranleitung verwenden wir zwei Workflows, um den ersten Anwendungsfall zu erstellen.

Der erste Workflow verwendet Slack-Aktivitäten, z. B. Nachricht an Kanal senden und den Salesforce: Opportunity geschlossen und gewonnen- Trigger.

Der zweite Workflow verwendet Slack-Aktivitäten wie Send Button Response, Send Reply und Button Clicked zusammen mit Salesforce-Aktivitäten wie Get Account, Get Opportunity und Search Records, eine Oracle NetSuite Create Basic Services Customer -Aktivität und Create Umschlag mit Vorlage von DocuSign.

Erster Workflow

Hinweis: Wenn Sie Zeit sparen möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Slack senden, wenn eine Opportunity in der Salesforce-Vorlage in Studio Web gewonnen wird , um diesen Workflow zu erstellen.

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.

2. Wählen Sie Weitere Optionen aus auf dem manuellen Trigger und wählen Sie Trigger ändern aus.

3. Wählen Sie im Trigger-Katalog die Option Salesforce: Opportunity geschlossen und gewonnen aus. In dieser Triggeraktivität:

   1. Richten Sie Ihre Salesforce-Verbindung ein.
   2. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Filter hinzu.
   3. Sie können die Triggeraktivität auch in einen für Ihren Anwendungsfall repräsentativeren Namen umbenennen.
      
      

      

      
      
4. Fügen Sie die Aktivität Slack Send Message to Channel zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Triggeraktivität als Variablen in der Slack-Nachricht übergeben. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie im Feld Kanal den jeweiligen Kanal von der Dropdownliste aus oder geben Sie den genauen Kanalnamen ein (ohne #).
   2. Geben Sie im Feld Nachricht die Textnachricht des Hauptabschnitts ein. Zum Beispiel: „Herzlichen Glückwunsch Team! Wir haben die folgende Opportunity gewonnen.“
   3. Wählen Sie im Feld Senden als entweder Bot aus, um die Nachricht als Bot zu senden, oder Benutzer, um die Nachricht als aktueller authentifizierter Benutzer auf Slack zu senden.
   4. Geben Sie in den Feldern Nachricht die Opportunity-ID und den Namen in key:value -Paaren ein, getrennt durch ein Komma. Ändern Sie die Beschriftung von Opportunity-ID und Opportunityname mithilfe der Slack-Markdown-Formatierung in fett. Zum Beispiel:

      *Opportunity-ID*:<opportunity ID>;

      *Opportunityname*:<opportunity name>

      • wobei <opportunity ID> und <opportunity name> Variablen sind, die vom Salesforce-Trigger abgerufen wurden.
        
        

        

        
        
   5. Geben Sie in den Feldern Schaltflächenaktionen zwei Schaltflächenaktionen für „Rechnung genehmigen“ und „Kaufvereinbarung senden“ ein. Fügen Sie die Aktions-ID (erforderlich), den Aktionsnamen (erforderlich), den Stil (Primär/Gefahren), den Bestätigungstitel, den Bestätigungstext, den Titel „Ok bestätigen“ und den Titel „Verweigern“ bestätigen in einem durch Kommas getrennten Format hinzu:

      aks1,Approve Invoice,primary; 
      aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No

5. Sie können das Projekt nun veröffentlichen oder ausführen. Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichen oben im Workflow aus und geben Sie Details wie Automatisierungsname, Beschreibung und Arbeitsbereich ein. Die Version wird automatisch aktualisiert.
   
   

   

   
   

Zweiter Workflow

Hinweis: Wenn Sie Zeit sparen möchten, verwenden Sie die Vorlage Konfigurieren/Auslösen einer Automatisierung beim Klicken auf eine Schaltfläche auf Slack für die geschlossene/gewonnene Opportunity in Salesforce in Studio Web, um diesen Workflow zu erstellen.

1. Öffnen Sie Studio Web und erstellen Sie ein neues Projekt.

2. Wählen Sie Weitere Optionen aus auf dem manuellen Trigger und wählen Sie Trigger ändern aus.

3. Wählen Sie im Trigger-Katalog Slack: Schaltfläche angeklickt aus. In dieser Triggeraktivität:
   1. Richten Sie Ihre Slack-Verbindung ein.
   2. Es ist obligatorisch, für diesen Trigger entweder einen Kanal oder einen Benutzer auszuwählen, um die Schaltflächenereignisse auf einen bestimmten Kanal oder von einem bestimmten Benutzer zu beschränken.
   3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Filter hinzu.
   4. Sie können die Triggeraktivität auch in einen für Ihren Anwendungsfall repräsentativeren Namen umbenennen.
      
      

      

      
      
4. Fügen Sie die Salesforce Get Opportunity- Aktivität zu Ihrem Workflow hinzu. Im ersten Workflow haben wir die Opportunity-ID und den Opportunitynamen als Slack-Nachrichtenfeld eingegeben. Die gleichen Informationen müssen aus der Ausgabeantwort Schaltfläche angeklickt abgerufen werden. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie für das Feld Opportunity die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Suchen Sie unter der Ausgabe „Schaltfläche angeklickt“nach der Eigenschaft Feld > field2_text . Dies ist der Wert der Opportunity-ID.
      Hinweis: Im ersten Workflow werden Nachrichtenfelder in key:value -Paaren durch ein Komma getrennt übergeben. Jedes Nachrichtenfeld in der Antwort „ Schaltfläche angeklickt “ (unabhängig von Schlüssel oder Wert) wird sequenziell zugewiesen, d. h. wenn key1:value1; key2:value2; key3:value3 in den Nachrichtenfeldern übergeben wurde, wird key1 zu field1 zugewiesen, value1 wird field2 zugewiesen. , key2 wird field3 zugewiesen, value3 wird field4 zugewiesen, key3 wird field5 zugewiesen, value3 wird field6 zugewiesen usw.
   
   

   

   
   
5. Fügen Sie Ihrem Workflow eine Salesforce Get Account- Aktivität hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Aktivität als Eingabe zum Abrufen der primären Kontodetails übergeben. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie für das Feld Konto die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Ausgabe für Opportunity abrufen die Eigenschaft Id aus.
      
      

      

      
      
6. Fügen Sie Ihrem Workflow eine If -Aktivität hinzu. Jetzt möchten Sie filtern oder eine If-Bedingung hinzufügen, um die angeklickte Slack-Schaltfläche zu überprüfen. In dieser Aktivität:
   1. Wählen Sie das Feld Bedingung und dann Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Ausgabe der angeklickten Schaltfläche die Option Schaltflächenaktionen1 > Text aus.
   2. Wählen Sie den Operator Gleich aus.
   3. Geben Sie für die dritte Spalte „Rechnung genehmigen“ ein. Denken Sie daran, dass wir im ersten Workflow „Rechnung genehmigen“ als einen der Aktionsnamen für Schaltflächen übergeben haben.
   4. Klicken Sie auf Speichern.
      
      

      

      
      
7. Fügen Sie für die Then -Verzweigung die Aktivität „Oracle NetSuite Create Basic company Customer “ zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Ausgabe der vorherigen Aktivität Get Account als Eingabe zum Erstellen eines Kundendatensatzes in NetSuite übergeben. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie für das Feld Name die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter Kontoantwort abrufen die Eigenschaft Name aus.
   2. Wählen Sie für das Feld Zweigstelle eine der verfügbaren Optionen aus.
   3. Wählen Sie für das Feld Telefon die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter Kontoantwort abrufen die Eigenschaft Telefon aus .
      
      

      

      
      
8. Fügen Sie noch unter der Verzweigung Dann (Then) eine Aktivität Slack Send Button Response hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie die Antwort-URL -Ausgabe des Triggers Schaltfläche angeklickt als Eingabe zum Ersetzen/Löschen der ursprünglichen Schaltflächennachricht verwenden, die im ersten Workflow gesendet wurde. Dadurch wird der Schaltflächenklick auf ein einziges Mal beschränkt und mehrere Schaltflächenklicks sind nicht möglich. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie Schaltflächenantwort-URL und dann Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Antwort auf Schaltflächenklick die Eigenschaft Schaltfläche > Antwort-URL aus.
   2. Wählen Sie für das Feld Antworttyp die Option In Kanal aus. Dadurch wird eine Nachricht im Kanal gesendet, die von anderen gesehen werden kann. Die Option Flüchtig wird verwendet, um eine Nachricht zu senden, die nur für den Benutzer sichtbar ist, der auf die Schaltfläche geklickt hat, und nicht für andere im Kanal.
   3. Legen Sie das Feld Original ersetzen auf True fest, um die ursprüngliche Schaltflächennachricht zu ersetzen (gesendet im ersten Workflow).
   4. Geben Sie für das Feld Nachricht eine Nachricht ein, indem Sie den Benutzernamen, der auf die Schaltfläche geklickt hat, und den NetSuite-Kunden, der im vorherigen Schritt erstellt wurde, dynamisch übergeben. Zum Beispiel:

      „<username> hat die Erstellung von <customer name> in NetSuite für die Kundenauftrags- oder Rechnungsverarbeitung genehmigt.“

      • Dabei wird <username> aus der Ausgabe von Schaltfläche angeklickt und <customer name> aus der Ausgabe von Create basic company Customer abgerufen.
      
      

      

      
      
9. Fügen Sie als Nächstes für die Else- Verzweigung der If -Aktivität eine Salesforce Search Records -Aktivität zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie den primären Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse des Kunden abrufen, die in Konto abrufen abgerufen wurden. In der Aktivität:
   1. Wählen Sie für das Feld Objekt auswählen die Option Kontakt aus.
   2. Wählen Sie Eigenschaften verwalten aus, wählen Sie Wo aus und klicken Sie auf Felder aktualisieren.
   3. Wählen Sie das Feld Wo aus, das jetzt auf der Arbeitsfläche angezeigt wird, um den Filtergenerator zu öffnen.
      1. Wählen Sie in der ersten Spalte Konto-ID aus.
      2. Wählen Sie den Operator Gleich (=) aus.
      3. Verwenden Sie für die dritte Spalte eine Variable. Wählen Sie die Eigenschaft Id unter Kontoantwort abrufen aus.
      4. Klicken Sie auf Speichern.
         
         

         

         
         
10. Fügen Sie Ihrem Workflow noch unter der Else -Verzweigung eine Aktivität DocuSign Create Umschlag mit Vorlage hinzu. Jetzt übergeben Sie den primären Kontaktnamen und die E-Mail-Adresse des Kunden, um eine Kaufvereinbarung zur E-Signatur zu senden. In der Aktivität:
    1. Wählen Sie für das Feld Vorlage die jeweilige Vorlage für die Kaufvereinbarung aus.
    2. Wählen Sie für das Status -Feld die Option Senden aus, um den Umschlag für die Signatur zu erstellen und zu senden. Mit der Option Entwurf wird der Umschlag nur im Entwurf erstellt, aber nicht gesendet.
    3. Geben Sie für das Feld E- Mail-Betreff den entsprechenden Betreff ein. Zum Beispiel: „Willkommen in unserer Familie! Bitte unterzeichnen Sie die Kaufvereinbarung!“.
    4. Wählen Sie für das Feld Offizieller Name des Empfängers die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Antwort Datensätze durchsuchen die Option Erster Kontaktdatensatz > Eigenschaft Name aus.
    5. Wählen Sie für das Feld Empfänger-E-Mail die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Antwort „ Suchdatensätze “ die Option Erster Kontaktdatensatz > E- Mail- Eigenschaft aus.
       
       

       

       
       
11. Fügen Sie in der gleichen Else- Verzweigung die Aktivität Slack Send Reply zu Ihrem Workflow hinzu. Bei diesem Schritt möchten Sie den Benutzernamen, die Kanal-ID, den Nachrichtenzeitstempel des Ereignisses und Kontos „ Schaltfläche angeklickt“ sowie Opportunityinformationen aus den vorherigen Salesforce-Aktivitäten übergeben. In der Aktivität:
    1. Wählen Sie für das Feld Kanal die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Antwort auf Schaltfläche angeklickt die Option Schaltfläche > Kanal-ID aus.
    2. Wählen Sie für das Feld Zeitstempel der Nachricht die Option Mehr anzeigen aus Symbol zum Ändern des Eingabetyps und zur Auswahl von Variable verwenden. Wählen Sie unter der Antwort auf Schaltfläche angeklickt die Option Schaltfläche > Nachricht ts aus .
    3. Geben Sie für das Feld Nachricht eine Nachricht ein, indem Sie den Benutzernamen, der auf die Schaltfläche geklickt hat, den Kontonamen sowie den Namen und die ID der Opportunity dynamisch übergeben. Zum Beispiel:

       „<username> hat die Kaufvereinbarung an <account name> für die folgende Opportunity gesendet: <opportunity ID> – <opportunity name>“

       • Dabei wird <username> aus der Antwort „Schaltfläche angeklickt“ abgerufen , <account name> wird aus Konto abrufen abgerufen, und <opportunity ID> und <opportunity name> werden aus der Antwort „ Opportunity abrufen“ abgerufen.
       
       

       

       
       
12. Sie können das Projekt nun veröffentlichen oder ausführen. Wählen Sie die Schaltfläche Veröffentlichen oben im Workflow aus und geben Sie Details wie Automatisierungsname, Beschreibung und Arbeitsbereich ein. Die Version wird automatisch aktualisiert.