Informes de gastos automatizados

Aplicaciones: correo electrónico de Microsoft Outlook, Document Understanding, SAP Concur.

Descripción: cuando se recibe un nuevo correo electrónico de un proveedor para un gasto que es elegible para reembolso, el sistema debe añadir automáticamente un gasto en SAP Concur, utilizando la información relevante extraída con Document Understanding, y cargar su recibo.

Steps:

1. Abre Studio Web y crea un nuevo proyecto. Asegúrate de que en la ventana Nuevo proyecto, en el menú desplegable Cómo iniciar la automatización , está seleccionado Basado en eventos .
2. Arrastra una actividad de desencadenador Microsoft Outlook: Correo electrónico recibido al lienzo. En la actividad del desencadenador:
   1. Conéctese a su cuenta de Microsoft Outlook 365.
   2. Configura la propiedad Carpeta de correo electrónico para que apunte al lugar donde recibes los correos electrónicos relacionados con los gastos.
      
      
   3. Se pueden añadir filtros adicionales a tu automatización, dependiendo de tus necesidades.
   
   
   
3. Añade una actividad Descargar archivos adjuntos de correo electrónico de Microsoft 365 al lienzo.
   1. En el campo de propiedad Correo electrónico , selecciona la variable que se establece como salida de la actividad Desencadenador de eventos añadida anteriormente.
   2. Para este ejemplo, excluimos los archivos adjuntos en línea, por lo que para Excluir archivos adjuntos en línea selecciona Verdadero.
      
      
   3. Se pueden añadir filtros adicionales a tu automatización, dependiendo de tus necesidades.
      
      
4. Añade una actividadDocument Understanding: Extraer datos del documento y:
   1. Establece el campo Proyecto en Predefinido.
   2. Establece el campo Extractor en Recibos.
   3. Para el campo Archivo de entrada , selecciona la salida de la propiedad Archivos adjuntos de correo electrónico descargados > Lista de archivos adjuntos descargados como variable.
   4. Ten en cuenta que se añade una actividad Para cada encima de la actividad que tiene elementoActual como archivo de entrada. Esto se debe a que un correo electrónico puede tener una variedad de archivos adjuntos, y la actividad Para cada puede analizarlos todos.
      
      
5. A continuación, añade una actividad SAP Concur: Añadir gastos rápidos y:
   1. Conéctese a su cuenta de SAP Concur.
   2. Selecciona el Tipo de gasto adecuado en el menú desplegable.
   3. Configura el campo Moneda de la transacción para utilizar la moneda que quieras utilizar.
   4. Utiliza una variable para establecer el campo Importe en Extraer datos del documento > Datos > Importe total > Valor > Valor.
   5. Establece el Tipo de pago en el menú desplegable.
   
   
   
6. Por último, añade una actividad SAP Concur: Cargar imagen de recibo y:
   1. Utilice una variable para establecer el campo Recibo en elemento actual
   
   
   
7. Ejecuta el flujo de trabajo. Su gasto se añade a SAP Concur junto con su recibo correspondiente.