Utilizar botones de Slack cuando se gana una oportunidad en el sistema CRM

Acerca de

Resumen: utilice los botones de Slack cuando se gane una oportunidad en el CRM

Aplicaciones: Slack, Salesforce

Descripción

Los botones de Slack te permiten crear un mecanismo de revisión/aprobación incorporado y activar automatizaciones desde los mensajes de Slack con solo hacer clic en un botón. Cualquiera puede utilizar de forma eficaz la intervención humana en los puntos clave de decisión o de contacto y elegir entre 1-5 automatizaciones (con la ayuda de 1-5 botones) que impliquen sistemas complejos como CRM, ERP, ITSM, RR. HH., Finanzas, etc., activándolas de los mensajes de Slack, sin iniciar sesión en ese sistema respectivo.

Estos son algunos casos de uso clave que aprovechan los botones de Slack:

Cuando se cierre y se gane una oportunidad en Salesforce, elija si desea iniciar o crear una factura o una orden de venta en QuickBooks o NetSuite, o enviar un acuerdo de venta a través de DocuSign, o enviar un correo electrónico a un proveedor a través de Outlook, activando la automatización respectiva con la ayuda de un botón de Slack.
Cuando se genera una solicitud de tiempo libre en una herramienta de recursos humanos como Bamboo HR, aprueba o deniega la solicitud de tiempo libre con la ayuda de un botón de Slack.
Cuando se crea un informe de gastos o una reclamación en SAP Concur, aprueba o rechaza el informe con la ayuda de un botón de Slack.
Cuando se presente una solicitud de atención al cliente en el canal de ayuda de Slack, crea un ticket de Jira/Zendesk o notifica al equipo o grupo de usuarios con la ayuda de un botón de Slack.
Cada semana, utilizando un desencadenador basado en el tiempo, crea una campaña de correo electrónico en Mailchimp y envía un correo electrónico de prueba para la revisión del administrador o de los compañeros, quienes a su vez pueden aprobar o rechazar la programación o el envío de la campaña de correo electrónico al público objetivo con la ayuda de un botón de Slack.
When a GitHub pull request (PR) is raised for peer review, approve or reject the PR with the help of a Slack button.

En esta guía de usuario, utilizamos dos flujos de trabajo para crear el primer caso de uso.

El primer flujo de trabajo utiliza actividades de Slack, como Enviar mensaje al canal, y el desencadenador Salesforce: Oportunidad cerrada y ganada .

El segundo flujo de trabajo utiliza actividades de Slack, como Enviar respuesta de botón, Enviar respuesta y Botón pulsado, junto con actividades de Salesforce, como Obtener cuenta, Obtener oportunidad y Buscar registros, una actividad de Oracle NetSuite Crear cliente básico de la empresa y Crear sobre utilizando Plantilla de DocuSign.

Primer flujo de trabajo

Nota: Si quieres ahorrar tiempo, utiliza el mensaje Enviar un botón de Slack cuando se gane una oportunidad en la plantilla de Salesforce en Studio Web para crear este flujo de trabajo.

Abre Studio Web y crea un nuevo proyecto.
Selecciona Más opciones en el menú Desencadenador manual y selecciona Cambiar desencadenador.
En el catálogo de desencadenadores, selecciona Salesforce: Oportunidad cerrada y ganada. En esta actividad de desencadenador:
1. Configura tu conexión de Salesforce.
2. Añade cualquier filtro adicional, si es necesario.
3. También puedes cambiar el nombre de la actividad del desencadenador a algo más representativo de tu caso de uso.
Añade la actividad Enviar mensaje al canal de Slack a tu flujo de trabajo. En este paso, quieres pasar la salida de la actividad del desencadenador anterior como variables en el mensaje de Slack. En la actividad:
1. En el campo Canal , selecciona el canal correspondiente de la lista desplegable o introduce el nombre exacto del canal (sin #).
2. En el campo Mensaje , escribe el mensaje de texto de la sección principal. Por ejemplo: "¡Felicidades equipo! Hemos ganado la siguiente oportunidad".
3. En el campo Enviar como , selecciona Bot, para enviar el mensaje como bot, o Usuario, para enviar el mensaje como el usuario autenticado actual en Slack.
4. En los campos Mensaje, introduce el ID y el nombre de la oportunidad en key:value pares, separados por una coma. Cambia la etiqueta de ID de oportunidad y Nombre de oportunidad a negrita utilizando el formato Markdown de Slack . Por ejemplo:
  *ID de oportunidad*:<opportunity ID>;
  
  *Nombre de la oportunidad*:<opportunity name>
  - donde <opportunity ID> y <opportunity name> son variables recuperadas del desencadenador de Salesforce.
5. En los campos Acciones de botones , introduce dos acciones de botón para Aprobar factura y Enviar acuerdo de venta. Añade el ID de la acción (obligatorio), el nombre de la acción (obligatorio), el estilo (principal/peligro), el título de confirmación, el texto de confirmación, el título de confirmar ok, el título de confirmar denegar, en un formato separado por comas:
```
aks1,Approve Invoice,primary; 
aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,Noaks1,Approve Invoice,primary; 
aks2,Send Sales Agreement,danger,Confirm,Are u sure?,Yes,No
```
Ya está listo para publicar o ejecutar el proyecto. Selecciona el botón Publicar en la parte superior del flujo de trabajo e introduce detalles como el nombre de la automatización, la descripción y el espacio de trabajo. La versión se actualiza automáticamente.

Segundo flujo de trabajo

Nota: Si quieres ahorrar tiempo, utiliza la plantilla Configurar/activar una automatización cuando se hace clic en un botón en Slack para la oportunidad cerrada/ganada en Salesforce en Studio Web para crear este flujo de trabajo.

Abre Studio Web y crea un nuevo proyecto.
Selecciona Más opciones en el menú Desencadenador manual y selecciona Cambiar desencadenador.
En el catálogo de desencadenadores, selecciona Slack: Botón pulsado. En esta actividad de desencadenador:
1. Configura tu conexión de Slack.
2. Es obligatorio seleccionar un canal o un usuario para este desencadenador, para restringir los eventos de botón a un canal en particular o de un usuario en particular.
3. Añade cualquier filtro adicional, si es necesario.
4. También puedes cambiar el nombre de la actividad del desencadenador a algo más representativo de tu caso de uso.
Añade la actividad Obtener oportunidad de Salesforce a tu flujo de trabajo. En el primer flujo de trabajo, introducimos el ID de la oportunidad y el nombre de la oportunidad como un campo de mensaje de Slack. La misma información debe recuperarse de la respuesta de salida Botón pulsado . En la actividad:
1. Para el campo Oportunidad , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la salida Botón pulsado , busca la propiedad field > field2_text . Este es el valor del ID de oportunidad.
  Nota: En el primer flujo de trabajo, los campos de mensaje se pasan en key:value pares separados por una coma. Cada campo de mensaje en la respuesta Botón pulsado (independientemente de la clave o el valor) se asignará de forma secuencial, es decir, si se pasó key1:value1; key2:value2; key3:value3 en Campos de mensaje, key1 se asigna a field1, value1 se asigna a field2, key2 se asigna a field3, value3 se asigna a field4, key3 se asigna a field5, value3 se asigna a field6 y así sucesivamente.
Añade una actividad Obtener cuenta de Salesforce a tu flujo de trabajo. En este paso, deseas pasar el resultado de la actividad anterior como entrada para recuperar los detalles de la cuenta principal. En la actividad:
1. Para el campo Cuenta , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la salida Obtener oportunidad , selecciona la propiedad Id .
Añade una actividad Si a tu flujo de trabajo. Ahora quieres filtrar o añadir una condición Si para comprobar el botón de Slack en el que se hizo clic. En esta actividad:
1. Selecciona el campo Condición , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la salida Botón pulsado , selecciona Acciones de botón1 > propiedad de texto .
2. Selecciona el operador Igual.
3. Para la tercera columna, escribe "Aprobar factura". Recuerda que en el primer flujo de trabajo pasamos Aprobar factura como uno de los nombres de acción del botón.
4. Haz clic en Guardar.
Para la rama Then , añade la actividad Oracle NetSuite Create Basic Company Customer a tu flujo de trabajo. En este paso, quieres pasar el resultado de la actividad anterior Obtener cuenta como entrada para crear un registro de cliente en NetSuite. En la actividad:
1. Para el campo Nombre , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En Obtener respuesta de la cuenta , selecciona la propiedad del nombre .
2. Para el campo Filial , selecciona cualquiera de las opciones disponibles.
3. Para el campo Teléfono , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En Obtener respuesta de la cuenta , selecciona la propiedad del teléfono .
Aún en la rama Entonces , añade una actividad Respuesta de botón de envío de Slack. En este paso, quieres utilizar la salida de la URL de respuesta del desencadenador Botón pulsado como entrada para reemplazar/eliminar el mensaje de botón original enviado en el primer flujo de trabajo. Esto restringe el clic del botón a una sola vez y no permite múltiples clics de botón. En la actividad:
1. Selecciona la URL de respuesta del botón, selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la respuesta Botón pulsado , selecciona la propiedad Botón > URL de respuesta .
2. Para el campo Tipo de respuesta , selecciona En el canal. Esto envía un mensaje en el canal que otros pueden ver. La opción Efímero se utiliza para enviar un mensaje que solo puede ser visto por el usuario que hizo clic en el botón y no por otros en el canal.
3. Establece el campo Reemplazar original en Verdadero, para reemplazar el mensaje del botón original (enviado en el primer flujo de trabajo).
4. Para el campo Mensaje , escribe un mensaje pasando de forma dinámica el nombre de usuario que hizo clic en el botón y el cliente de NetSuite creado en el paso anterior. Por ejemplo:
  "<username> ha aprobado la creación de <customer name> en NetSuite para el procesamiento de órdenes de venta o facturas"
  - donde <username> se recupera de la salida de Botón pulsado, y <customer name> se recupera de la salida de Crear cliente básico de la empresa.
A continuación, para la rama Si no de la actividad Si , añade una actividad Buscar registros de Salesforce a tu flujo de trabajo. En este paso, desea recuperar el nombre de contacto principal y el correo electrónico del cliente recuperado en Obtener cuenta. En la actividad:
1. Para el campo Seleccionar objeto , selecciona Contacto.
2. Selecciona Administrar propiedades, selecciona Dónde y haz clic en Actualizar campos.
3. Selecciona el campo Dónde , que ahora se muestra en el lienzo, para abrir el creador de filtros.
  1. En la primera columna, selecciona ID de cuenta.
  2. Selecciona el operador Igual a (=).
  3. Para la tercera columna, utiliza una variable. Selecciona la propiedad Id en Obtener respuesta de la cuenta .
  4. Haz clic en Guardar.
Aún en la rama Else , añade una actividad DocuSign Crear sobre utilizando plantilla a tu flujo de trabajo. Ahora pasas el nombre de contacto principal y el correo electrónico del cliente para enviar un acuerdo de venta para su firma electrónica. En la actividad:
1. Para el campo Plantilla , selecciona la plantilla correspondiente para el acuerdo de venta.
2. Para el campo Estado , selecciona Enviar para crear y enviar el sobre para su firma. La opción Borrador solo crea el sobre como borrador, pero no lo envía.
3. Para el campo Asunto del correo electrónico , escribe el asunto correspondiente. Por ejemplo: "¡Bienvenido a nuestra familia! ¡Firme el acuerdo de venta!".
4. Para el campo Nombre legal del destinatario , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la respuesta Buscar registros , selecciona la propiedad Registro de primer contacto > Nombre .
5. Para el campo Correo electrónico del destinatario , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la respuesta Buscar registros , selecciona la propiedad Registro de primer contacto > Correo electrónico .
En la misma rama Else , añade la actividad Enviar respuesta de Slack a tu flujo de trabajo. En este paso, deseas pasar el nombre de usuario, el ID del canal, la marca de tiempo del mensaje del evento Botón pulsado y la información de la cuenta, la oportunidad de las actividades anteriores de Salesforce. En la actividad:
1. Para el campo Canal , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la respuesta Botón pulsado , selecciona la propiedad Botón > ID de canal .
2. Para el campo Marca de tiempo del mensaje , selecciona Ver más para cambiar el tipo de entrada y selecciona Usar variable. En la respuesta Botón pulsado , selecciona la propiedad Botón > mensaje .
3. Para el campo Mensaje , escribe un mensaje pasando de forma dinámica el nombre de usuario que hizo clic en el botón, el nombre de la cuenta y el nombre e ID de la oportunidad. Por ejemplo:
  "<username> ha enviado el acuerdo de venta a <account name> para la siguiente oportunidad: <opportunity ID> - <opportunity name>"
  - donde <username> se recupera de la respuesta Botón pulsado , <account name> se recupera de Obtener cuenta, y <opportunity ID> y <opportunity name> se recuperan de la respuesta Obtener oportunidad .
Ya está listo para publicar o ejecutar el proyecto. Selecciona el botón Publicar en la parte superior del flujo de trabajo e introduce detalles como el nombre de la automatización, la descripción y el espacio de trabajo. La versión se actualiza automáticamente.