Utilisation des fichiers dans les Processes Maestro

Gérez les pièces jointes dans les processus Maestro à l'aide des pièces jointes de la tâche via Orchestrator ou des champs de fichier Data Fabric pour télécharger, transmettre et consommer des fichiers lors du runtime.

UiPath Maestro™ prend en charge deux façons de gérer les pièces jointes de fichiers lors du Runtime :

• Pièces jointes de tâche (gérées par UiPath® Orchestrator) : par défaut et recommandées.
• Champs de fichier Data Fabric : alternative prise en charge.

Les deux approches vous permettent de télécharger, de transmettre et de consommer des fichiers dans un processus. La différence réside dans la façon dont ils sont gouvernés et dans la configuration requise. (…)

Présentation : deux modèles de pièces jointes

Use case	Approche recommandée
Transmettez une pièce jointe d'e-mail à un processus RPA	Pièce jointe à la tâche
Envoyer un document à un agent pour traitement	Pièce jointe à la tâche
Fichiers temporaires utilisés uniquement pendant l'exécution	Pièce jointe à la tâche
Fichiers liés à un enregistrement métier de longue durée	Data Fabric
Fichiers réutilisés dans plusieurs Processes	Data Fabric

Pièces jointes de tâche (par défaut)

Les pièces jointes de tâche sont des fichiers gérés par UiPath Orchestrator et associés à l'exécution d'un processus (tâche).

• Aucune activation et configuration de Data Fabric requises
• Activé par défaut
• Gouverné par les politiques de rétention d'Orchestrator
• Idéal pour les fichiers transitoires de portée de processus

Il s'agit de la méthode recommandée de gérer les fichiers dans Maestro.

Mode de fonctionnement

Avec les pièces jointes de tâche, les fichiers sont gérés comme des pièces jointes au niveau du processus :

1. Un connecteur télécharge ou produit un fichier.
2. Le fichier est retourné en tant que référence de pièce jointe de tâche.
3. Cette référence est transmise aux tâches en aval (agents, RPA, connecteurs).
4. Orchestrator stocke et gouverne le fichier en fonction des stratégies de rétention que vous avez configurées.

Vous ne configurez pas le stockage explicitement. Maestro et Orchestrator le gèrent automatiquement.

Exemple : télécharger une pièce jointe d'e-mail et la transmettre à une autre tâche

Étape 1 : télécharger le fichier

1. Ajoutez une tâche d'envoi.
2. Dans Action, sélectionnez Exécuter l'activité du connecteur.
3. Sélectionnez le connecteur (par exemple, Microsoft Outlook 365 ou Box).
4. Choisissez votre connexion.
5. Choisissez l'activité qui télécharge la pièce jointe, Download File.
6. Sélectionnez le fichier souhaité.
7. Notez que dans la section Sortie, le champ Ressource de fichier est automatiquement renseigné avec une réponse.Aucune autre configuration nécessaire.

Résultat

Le fichier est téléchargé et stocké en tant que pièce jointe de tâche. La référence de sortie est disponible pour être utilisée dans les tâches suivantes.

Étape 2 : transmettre le fichier à une autre tâche

1. Ajoutez une tâche d'envoi.
2. Définissez Action sur Exécuter l'activité du connecteur, par exemple.
3. Sélectionnez Microsoft Outlook 365 comme connecteur.
4. Sélectionnez votre connexion.
5. Choisissez l'activité Envoyer un e-mail.
6. Configurez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le corps.
7. Dans le champ Pièce jointe, sélectionner la référence du fichier hébergé.

Résultat

Le fichier est transmis par référence à la tâche. Aucun contenu de fichier n'est copié dans les variables.

Après le débogage, vous pouvez consulter l'onglet Variables dans Gestion des instances pour voir la sortie contenant l'ID qui fait référence à l'ID de pièce jointe dans UiPath Orchestrator.

Cela aligne la gestion du cycle de vie des fichiers sur d'autres ressources d'Orchestrator telles que les tâches et les journaux.

Rétention et gouvernance

Les pièces jointes de tâche sont stockées dans Orchestrator et suivent :

• Politiques de rétention d'Orchestrator
• Gouvernance au niveau du locataire ou du dossier
• Nettoyage automatique en fonction de la configuration

Pièces jointes Data Fabric (facultatif)

Les pièces jointes Data Fabric stockent les fichiers à l'intérieur des champs d'entité Data Fabric.

• Nécessite l'activation et la licence de Data Fabric
• Les fichiers sont conservés dans le cadre d'un enregistrement métier
• Convient lorsque les fichiers doivent être réutilisés, interrogés ou audités à long terme

Ce modèle reste entièrement pris en charge, mais n'est plus requis pour la plupart des scénarios.

Prérequis

Avant d'utiliser des fichiers dans Maestro, vérifiez les éléments suivants :

• Data Fabric est activé dans votre organisation ou votre locataire.
• Une entité contenant un champ prenant en charge les fichiers est configurée.

Lorsqu'un enregistrement est créé, aucun champ supplémentaire n'est requis au-delà de ceux automatiquement remplis par Data Fabric.

Mode de fonctionnement

Dans l'implémentation initiale de la prise en charge des fichiers dans Maestro, les fichiers étaient stockés dans les entités Data Fabric.

1. Un connecteur télécharge un fichier.
2. Vous spécifiez :
   • Entity Name
   • RecordId
   • Champ de fichier
3. Le fichier stocké est référencé dans Data Fabric.
4. Maestro transmet une référence Data Fabric aux tâches en aval.

Exemple : télécharger un fichier depuis Data Fabric et le transmettre à une autre tâche

Étape 1 : télécharger le fichier

1. Ajoutez une tâche d'envoi.
2. Dans Action, sélectionnez Exécuter l'activité du connecteur.
3. Sélectionnez le connecteur (par exemple, Microsoft Outlook 365 ou Box).
4. Sélectionnez votre connexion.
5. Choisissez l'activité qui télécharge la pièce jointe, Download File.
6. Sélectionnez le fichier souhaité.
7. Dans la section Sortie, dans le champ Ressource de fichier, sélectionnez le menu de réglage et choisissez Data Fabric.
8. Dans l'invite de l'éditeur Data Fabric, renseignez Entité et Champ.

Résultat

Le fichier est téléchargé et stocké en tant que pièce jointe Data Fabric, référencé par l'entité et le champ spécifiés. La référence de sortie est disponible pour être utilisée dans les tâches suivantes.

Étape 2 : transmettre le fichier à une autre tâche

1. Ajoutez une tâche d'envoi.
2. Définissez Action sur Exécuter l'activité du connecteur, par exemple.
3. Sélectionnez Microsoft Outlook 365 comme connecteur.
4. Sélectionnez votre connexion.
5. Choisissez l'activité Envoyer un e-mail.
6. Configurez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le corps.
7. Dans le champ Pièce jointe, sélectionnez Data Fabric dans le menu de réglage.

8. Dans l'invite de l'éditeur Data Fabric, renseignez l'entité, l'enregistrement à extraire (RecordId) et le champ.

   

Résultat

Le fichier est transmis par référence de Data Fabric à la tâche. L'onglet Variables dans la gestion des instances affiche la sortie contenant l'ID d'enregistrement qui fait référence au nouveau fichier.

Après le débogage, vous pouvez consulter l'onglet Variables dans Gestion des instances pour voir la sortie contenant l'ID d'enregistrement qui fait référence au nouveau fichier.

Le fichier est transmis par référence. Aucun contenu de fichier n'est copié dans les variables. Cette approche est toujours valide et entièrement prise en charge.

Lorsque Data Fabric a du sens

Utilisez Data Fabric lorsque les fichiers doivent :

• Être associés à une entité métier
• Être réutilisés dans plusieurs instances de processus
• Persister indépendamment de l'exécution du processus
• Participer aux requêtes ou aux analyses de données

Pour plus de détails, consultez le guide de l'utilisateur de Data Fabric.

Remarques importantes sur le comportement

• Les fichiers ne sont jamais stockés dans des variables
• Les fichiers sont transmis par référence, et non par valeur
• Les références des pièces jointes de tâche et Data Fabric ne sont pas interchangeables
• Le comportement par défaut favorise les pièces jointes de tâche