Processus Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay renvoie au processus d'achat, de réception, de paiement et de comptabilisation des marchandises du point de vue de l'acheteur. Le processus commence par une demande d'achat et se termine par le paiement de la facture ; il comprend toutes les étapes de confirmation et de vérification intermédiaires. Il s'agit de l'un des processus de base d'une entreprise et il est généralement pris en charge par plusieurs départements. Les artefacts les plus importants du processus Purchase-to-Pay sont les demandes d'achat, les commandes, la réception des marchandises et la facturation.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay couvre les principaux processus suivants dans le cycle de vie des achats.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Note that the Delivery and (parts of the) Payment processes are usually done in parallel.

L'illustration suivante montre un aperçu des étapes d'un processus Purchase-to-Pay type.

Le tableau suivant décrit les principales étapes du processus Purchase-to-Pay.

Process step	Description
Buying	Le processus commence par un acheteur de l'entreprise qui souhaite acheter des marchandises. L'acheteur demande l'achat, par le biais d'une demande d'achat. Les achats sont impliqués afin d’obtenir la meilleure transaction. Cela peut impliquer de mener un nouveau contrat ou de s'adapter à un contrat déjà disponible. Le service d'approvisionnement convertit la demande en commande d'achat et s'assure que les informations manquantes sont renseignées aux emplacements requis. Approvisionnement approuve le bon de commande, qui est ensuite envoyé au fournisseur.
Livraison	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Process insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Les activités Purchase-to-Pay ont un impact sur les opérations de toute l’organisation, telles que la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. L'optimisation du processus Purchase-to-Pay élimine les inefficacités et peut générer des avantages dans l'ensemble de l'organisation.

Avec l' application de processus Purchase-to-Pay, vous obtenez plus d'informations sur l'exécution réelle du processus Purchase-to-Pay et des informations détaillées pour analyser les statuts de commande, la livraison des marchandises et des factures.