Processus Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay renvoie au processus d'achat, de réception, de paiement et de comptabilisation des marchandises du point de vue de l'acheteur. Le processus commence par une demande d'achat et se termine par le paiement de la facture ; il comprend toutes les étapes de confirmation et de vérification intermédiaires. Il s'agit de l'un des processus de base d'une entreprise et il est généralement pris en charge par plusieurs départements. Les artefacts les plus importants du processus Purchase-to-Pay sont les demandes d'achat, les commandes, la réception des marchandises et la facturation.

Étapes du processus Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay couvre les principaux processus suivants dans le cycle de vie des achats.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Notez que les processus de livraison et de paiement sont généralement effectués en parallèle.

L'illustration suivante montre un aperçu des étapes d'un processus Purchase-to-Pay type.

Le tableau suivant décrit les principales étapes du processus Purchase-to-Pay.

Étape du processus	Description
Buying	Le processus commence par un acheteur de l'entreprise qui souhaite acheter des marchandises. L'acheteur demande l'achat, par le biais d'une demande d'achat. Les achats sont impliqués afin d’obtenir la meilleure transaction. Cela peut impliquer de mener un nouveau contrat ou de s'adapter à un contrat déjà disponible. Le service d'approvisionnement convertit la demande en commande d'achat et s'assure que les informations manquantes sont renseignées aux emplacements requis. Approvisionnement approuve le bon de commande, qui est ensuite envoyé au fournisseur.
Livraison	Le service de l'entrepôt de données (s'il est disponible) attend la réception des marchandises. Lorsque les marchandises arrivent, l’inventaire est vérifié et mis à jour. Les marchandises sont reçues par l’acheteur initial, qui les accepte.
Paiement	Le service financier attend la réception de la facture. Lorsque la facture arrive, elle est traitée. La facture est payée par le biais de comptes fournisseurs. La comptabilité gère le paiement.

Informations sur le processus

Le processus ci-dessus décrit un scénario idéal dans lequel l'acheteur obtient les marchandises de bonne qualité à temps avec le meilleur prix possible. Cependant, dans de nombreux cas, il y aura des différences et des écarts par rapport à cela.

Une partie importante des coûts d'exploitation au sein d'une entreprise est consacré à la gestion du processus Purchase-to-Pay. Plus les inefficacités sont élevées dans le processus, plus le risque d’un impact négatif sur les flux de trésorerie de l’entreprise est élevé. La gestion d’un processus Purchase-to-Pay cohérent assure une entreprise fiable et correcte.

Les activités Purchase-to-Pay ont un impact sur les opérations de toute l’organisation, telles que la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. L'optimisation du processus Purchase-to-Pay élimine les inefficacités et peut générer des avantages dans l'ensemble de l'organisation.

Avec l' application de processus Purchase-to-Pay, vous obtenez plus d'informations sur l'exécution réelle du processus Purchase-to-Pay et des informations détaillées pour analyser les statuts de commande, la livraison des marchandises et des factures.