Modèle d’application Purchase to Pay

Introduction

L'application de processus Purchase-to-Pay app donne aux propriétaires de processus, aux utilisateurs professionnels et aux équipes RPA la capacité de découvrir le potentiel d'automatisation et d'accélérer les initiatives d'amélioration des processus en surveillant les indicateurs clés de performance dans le processus Purchase-to-Pay. Il simplifie l'analyse et le suivi des processus pour les parties prenantes des achats et de la gestion des commandes grâce à des mesures prédéfinies (telles que les délais d'exécution et les taux de livraison à temps) et des tableaux de bord adaptés aux résultats commerciaux essentiels au succès de leurs services respectifs. De multiples vues sur le processus de bout en bout sont disponibles, adaptées aux besoins de chaque partie prenante.

L’application de processus Purchase-to-Pay transforme les données de processus brutes du système source en informations exploitables et automatisables. L’intégration avec Automation Hub permet de découvrir et de hiérarchiser les activités qui sont les meilleurs candidats à l’automatisation, de mettre en œuvre la RPA et de surveiller les résultats du processus Purchase-to-Pay.

Processus Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay renvoie au processus d'achat, de réception, de paiement et de comptabilisation des marchandises du point de vue de l'acheteur. Le processus commence par une demande d'achat et se termine par le paiement de la facture ; il comprend toutes les étapes de confirmation et de vérification intermédiaires. Il s'agit de l'un des processus de base d'une entreprise et il est généralement pris en charge par plusieurs départements. Les artefacts les plus importants du processus Purchase-to-Pay sont les demandes d'achat, les commandes, la réception des marchandises et la facturation.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay couvre les principaux processus suivants du cycle de vie des achats.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Notez que les processus de livraison et de paiement sont généralement effectués en parallèle.

Voir l'illustration ci-dessous pour un aperçu des étapes d'un processus Purchase-to-Pay typique.

Below is a description of the main steps in the Purchase-to-Pay process.

Process step	Description
Buying	Le processus commence avec un acheteur de l’entreprise qui souhaite acheter des produits. L'acheteur demande l'achat à l'aide d'une demande d'achat. L’approvisionnement est impliqué pour obtenir la meilleure offre. Cela peut impliquer la négociation d’un nouveau contrat ou l’adaptation à un contrat déjà disponible. Le service des achats convertit la demande d'achat en bon de commande et s'assure que les informations manquantes sont remplies si nécessaire. L'approvisionnement approuve le bon de commande (PO), qui est ensuite envoyé au fournisseur.
Livraison	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Process insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Les activités Purchase-to-Pay ont un impact sur les opérations de toute l’organisation, telles que la gestion des stocks et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. L'optimisation du processus Purchase-to-Pay élimine les inefficacités et peut générer des avantages dans l'ensemble de l'organisation.

Avec l' application de processus Purchase-to-Pay, vous obtenez un meilleur aperçu de l'exécution réelle du processus Purchase-to-Pay et des informations détaillées pour analyser les statuts de commande, la livraison des marchandises et les factures.