Trabajar con archivos en proceso de Maestro

UiPath Maestro™ admite dos formas de manejar archivos adjuntos en runtime:

• Archivos adjuntos de trabajo (gestionados por UiPath Orchestrator: la predeterminada y la que se recomienda.
• Campos de archivo de Data Fabric: alternativa admitida.

Ambos enfoques te permiten descargar, pasar y consumir archivos en un proceso. La diferencia radica en cómo se rigen y qué configuración se requiere.

Descripción general: dos modelos de archivos adjuntos

Use case	Enfoque recomendado
Pasa un archivo adjunto de correo electrónico a un proceso de RPA	Archivo adjunto del trabajo
Envía un documento a un agente para su procesamiento	Archivo adjunto del trabajo
Archivos temporales utilizados solo durante la ejecución	Archivo adjunto del trabajo
Archivos vinculados a un registro empresarial de larga duración	Data Fabric
Archivos reutilizados en varios procesos	Data Fabric

Archivos adjuntos del trabajo (predeterminado)

Los archivos adjuntos de trabajo son archivos gestionados por UiPath Orchestrator y asociados con la ejecución de un proceso (trabajo).

• No se requiere habilitar y configurar Data Fabric
• Habilitada de forma predeterminada
• Gobernada por políticas de retención de Orchestrator
• Ideal para archivos transitorios y de ámbito de proceso

Esta es la forma recomendada de manejar archivos en Maestro.

Cómo funciona

Con los archivos adjuntos de trabajo, los archivos se manejan como archivos adjuntos en el nivel de proceso:

1. Un conector descarga o produce un archivo.
2. El archivo se devuelve como referencia de archivo adjunto de trabajo.
3. Esa referencia se pasa a las tareas posteriores (agentes, RPA, conectores).
4. Orchestrator almacena y gobierna el archivo de acuerdo con las políticas de retención configuradas por ti.

No configuras el almacenamiento explícitamente. Maestro y Orchestrator lo manejan automáticamente.

Ejemplo: descarga un archivo adjunto de correo electrónico y pásalo a otra tarea

Paso 1: descarga el archivo

1. Añade una tarea de envío.
2. En Acción, selecciona ejecutar actividad del conector.
3. Selecciona el conector (por ejemplo, Microsoft Outlook 365 o Box).
4. Elige tu conexión.
5. Elige la actividad que descarga el archivo adjunto, Descargar archivo.
6. Selecciona el archivo deseado.
7. Ten en cuenta que en la sección Salida, el campo Recurso de archivo se rellena automáticamente con la respuesta. No es necesaria ninguna otra configuración.

Paso 2: pasa el archivo a otra tarea

1. Añade una tarea de envío.
2. Establece Acción como Ejecutar la actividad del conector, por ejemplo.
3. Selecciona Microsoft Outlook 365 como Conector.
4. Selecciona tu conexión.
5. Elige la actividad Enviar correo electrónico.
6. Configura la dirección de correo electrónico, el asunto y el cuerpo.
7. En el campo Archivo adjunto, selecciona la referencia del archivo alojado

El archivo se pasa por referencia. No se copia el contenido del archivo en las variables.

Después de depurar, puedes marcar la pestaña Variables en Gestión de instancias para ver la salida que contiene el ID del archivo adjunto que hace referencia al ID del archivo adjunto en UiPath Orchestrator.

Esto alinea la gestión del ciclo de vida de los archivos con otros recursos de Orchestrator, como trabajos y registros.

Retención y gobernanza

Los archivos adjuntos de trabajo se almacenan en Orchestrator y se ajustan a lo siguiente:

• Políticas de retención de Orchestrator
• Gobernanza de tenant o de carpeta
• Limpieza automática basada en la configuración

Archivos adjuntos de Data Fabric (opcional)

Los archivos adjuntos de Data Fabric almacenan archivos dentro de los campos de entidad de Data Fabric.

• Requiere que Data Fabric esté habilitada y con licencia
• Los archivos se conservan como parte de un registro empresarial
• Adecuado cuando los archivos deben reutilizarse, consultarse o auditarse a largo plazo

Este modelo se sigue admitiendo por completo, pero ya no es necesario para la mayoría de los escenarios.

Requisitos previos

Antes de utilizar archivos en Maestro, asegúrate de que:

• Data Fabric está habilitada en tu organización o tenant.
• Se configura una entidad con un campo compatible con archivos.

Cuando se crea un registro, no se requieren campos adicionales más allá de los rellenados automáticamente por Data Fabric.

Cómo funciona

En la implementación original de la compatibilidad con archivos en Maestro, los archivos se almacenaban en entidades de Data Fabric.

1. Un conector descarga un archivo.
2. Especificas:
   • Nombre de la entidad
   • IdDeRegistro
   • Campo de archivo
3. El archivo almacenado se referencia en Data Fabric.
4. Maestro pasa una referencia de Data Fabric a tareas posteriores.

Ejemplo: descarga un archivo de Data Fabric y pásalo a otra tarea.

Paso 1: descarga el archivo

1. Añade una tarea de envío.
2. En Acción, selecciona ejecutar actividad del conector.
3. Selecciona el conector (por ejemplo, Microsoft Outlook 365 o Box).
4. Selecciona tu conexión.
5. Elige la actividad que descarga el archivo adjunto, Descargar archivo.
6. Selecciona el archivo deseado.
7. En la sección Salida, en el campo Recurso de archivo, selecciona el menú de configuración y elige Data Fabric.
8. En la solicitud del editor de Data Fabric, rellena la entidad y el campo.

Paso 2: pasa el archivo a otra tarea

1. Añade una tarea de envío.
2. Establece Acción como Ejecutar la actividad del conector, por ejemplo.
3. Selecciona Microsoft Outlook 365 como Conector.
4. Selecciona tu conexión.
5. Elige la actividad Enviar correo electrónico.
6. Configura la dirección de correo electrónico, el asunto y el cuerpo.
7. En el campo Archivo adjunto, selecciona Data Fabric en el menú de configuración.

8. En la solicitud del editor de Data Fabric, rellena la entidad, Registro para recuperar (el ID de registro) y el campo.

   

Después de depurar, puedes marcar la pestaña Variables en Gestión de instancias para ver la salida que contiene el ID del archivo adjunto que hace referencia al nuevo archivo.

El archivo se pasa por referencia. No se copia el contenido del archivo en las variables. Este enfoque sigue siendo válido y se admite por completo.

Cuándo tiene sentido Data Fabric

Usa Data Fabric cuando los archivos deben:

• Asociarse con una entidad empresarial
• Poder reutilizarse en varias instancias de proceso
• Persistir independientemente de la ejecución del proceso
• Participar en consultas de datos o análisis

Para obtener más información, consulta la Guía del usuario de Data Fabric.

Notas importantes de comportamiento

• Los archivos nunca se almacenan en variables
• Los archivos se pasan por referencia, no por valor
• Los archivos adjuntos de trabajo y las referencias de Data Fabric no son intercambiables
• El comportamiento predeterminado favorece a los archivos adjuntos de trabajo