生産性を高めるアクティビティ

最終更新日時 2024年12月6日

新しい雇用に関する書類 (I9 と ID) が一致するかどうかを検証する

概要

概要: メールで受信した I9 (米国の就労資格証明書) と ID の書類を抽出し、両方の書類の所有者が同じかどうかを確認します。メールが移動され、カテゴリが設定されて、チェックに基づいて返信または転送アクションが実行されます。

アプリケーション: Outlook メール、Document Understanding

説明: この例では、新しい雇用に関する書類 (I9 と ID) を検証するワークフローの作成方法を説明します。特定の件名と添付ファイルを含む新しいメールを受信すると、2 つの添付ファイルをダウンロードして、それら 2 つのファイルが雇用に関する書類 (I9 と ID) かどうかを検証するためのロボットがトリガーされます。その後、2 つの書類の内容が抽出され、名と姓が確認された後、それらの書類が同じユーザーのものかどうかが検証されます。書類が確認された後、メールが特定のフォルダー ([Valid Submissions (有効な提出)]/[Invalid Submission (無効な提出)]) に移動され、カテゴリが設定されてから、有効な場合はメールが転送され、無効な場合は送信者に送信されます。

この例では、Microsoft 365 のアクティビティ ([メールの受信時]、[メールの添付ファイルをダウンロード]、[メールを移動]、Document Understanding アクティビティなど) を使用します。

ワークフロー

Studio Web を開いて、新しいプロジェクトを作成します。
[オートメーションの開始方法] で [イベントベース] を選択し、Microsoft 365 の [メールの受信時] トリガーアクティビティを選択します。
トリガーアクティビティで、以下の手順を実行します。
1. Microsoft OneDrive と SharePoint のコネクションを設定します。
2. [メールフォルダー] フィールドを設定します (例: 受信トレイ)。
3. [追加フィルター] をできるだけ具体的に設定します。たとえば、この場合は、[件名] に「New employment (新しい雇用に関する書類)」が含まれるメールがフィルター処理されるよう設定します。
4. 任意のフィールドを設定します。
  - 添付ファイルがある場合のみ - オン。
  - 添付ファイルを含む - True。
  - 既読にする - False。
[メッセージをログ] アクティビティを追加して、受信メールの件名を記録します。[テキスト] フィールドで、トリガーアクティビティの出力変数を選択してから、下方の [件名] プロパティを選択します。
次に、2 つの連続する [メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティを追加します。ワークフローのこのステップでは、必要な書類 (I9 と ID) を含む添付ファイルがダウンロードされます。以下の手順に従ってアクティビティを設定します。
1. まず、各アクティビティの名前を変更して、ワークフロー内でより簡単に識別できるようにします。例: [メールの添付ファイルをダウンロード] (I9 を含み、種類は PDF) および [メールの添付ファイルをダウンロード] (ID を含み、種類は PDF)。
2. Microsoft Outlook 365 コネクションを設定します。
3. [メールアドレス] フィールドで、トリガーアクティビティの出力変数を選択します。
4. [高度なフィルター] を設定して、ダウンロードするドキュメントの種類を選択します。
5. [インライン添付ファイルを除外] を [False] に設定します。
次に、2 つの添付ファイルが実際に ID と I9 の書類であるかどうかを検証するための [条件分岐 (if)] アクティビティを追加します。
1. 2 つの [メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティの出力変数が 0 (つまり、設定したフィルターを使用してドキュメントが 1 つも特定されなかった) かどうかを確認するための [条件] を設定します。
アクティビティの [Then] 分岐 (つまり、条件が True の場合に実行するアクティビティ) を設定します。[メールに返信] アクティビティを追加します。これは、書類が適切に送信されなかったことを送信者に通知することが目的です。以下に示した、このアクティビティの設定方法の例を参照してください。
[メールに返信] アクティビティのすぐ横 ([Then] 分岐内) に [例外をスロー] アクティビティを追加して、以下のように設定します。
次に、Document Understanding アクティビティを使用して、2 つの書類の内容を抽出し、各書類の名と姓を確認してそれらが同じ所有者のものかどうかを検証します。
Document Understanding の [ドキュメントを分類] アクティビティを追加します。名前を「I9 添付ファイルを分類」に変更します。
1. [入力] フィールドで、[メールの添付ファイルをダウンロード (I9 を含み、種類は PDF)] アクティビティの出力変数を選択します。
ドキュメントの種類 I9 のログを記録するには、[メッセージをログ] アクティビティを追加します。[メッセージ] フィールドで、[I9 添付ファイルを分類] アクティビティの出力変数を選択し、[ドキュメントデータ] の DocumentType プロパティを見つけます。
次に、[条件分岐 (if)] アクティビティを追加し、I9 ドキュメントの分類を検証します。条件を以下のように設定します。
1. [I9 添付ファイルを分類] アクティビティの出力変数を選択し、[ドキュメントデータ] > [DocumentType] > [Name] > [Name] を選択します。
2. 条件を「Name contains i9」と設定します。式エディターでは、条件は「_out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9")」のようになります。
[Then] 分岐に、[ドキュメントデータを抽出] アクティビティを追加します。アクティビティを以下のように設定します。
1. [抽出器] フィールドで、ドロップダウンリストから [I9] を選択します。
2. [入力ファイル] で、[メールの添付ファイルをダウンロード] (I9 を含み、種類は PDF) アクティビティの出力変数を選択します。
[Else] 分岐 (つまり、条件が False の場合に実行するアクティビティ) に以下を追加します。
1. [メッセージをログ] アクティビティ。「The Email doesn't contain an ID (メールには、ID フォームが含まれていません)」というメッセージを表示します。
2. 例外をスローします。
次に、ID の書類を分類するためのもう 1 つの [ドキュメントを分類] アクティビティを追加します。名前を [ID 添付ファイルを分類] に変更します。
1. [入力ファイル] で、[メールの添付ファイルをダウンロード] (ID を含み、種類は PDF) アクティビティの出力変数を選択します。
ID ドキュメントの種類のログを記録するには、[メッセージをログ] アクティビティを追加します。[メッセージ] フィールドで、[ID 添付ファイルを分類] アクティビティの出力変数を選択し、[ドキュメントデータ] にドリルダウンして [ドキュメントの種類] プロパティを見つけます。
次に、[条件分岐 (if)] アクティビティを追加し、ID ドキュメントの分類を検証します。条件を次のように設定します。
1. [ID 添付ファイルを分類] アクティビティの出力変数を選択し、[ドキュメントデータ] > [ドキュメントの種類] > [名前] >[名前] にドリルダウンします。
2. 条件を「名前が次を含む id_cards」と設定します。式エディターでは、この条件は「_out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards")」のようになります。
[Then] 分岐に、[ドキュメントデータを抽出] アクティビティを追加します。アクティビティを以下のように設定します。
1. [抽出器] フィールドについては、ドロップダウンリストから [ID Cards] を選択します。
2. [入力ファイル] で、[メールの添付ファイルをダウンロード] (ID を含み、種類は PDF) アクティビティの出力変数を選択します。
[Else] 分岐 (つまり、条件が False の場合に実行するアクティビティ) に以下を追加します。
1. [メッセージをログ] アクティビティです。「The Email doesn't contain an ID (メールには、ID が含まれていません)」というメッセージが表示されます。
2. 例外をスローします。
次に、I9 と ID の書類の名と姓を記録するための一連の [メッセージをログ] アクティビティを追加します。
1. [メッセージ] フィールドに「I9 の名」と入力し、[変数] セクション > [I9_Doc] > [Data] > [EmployeeFirstName] を選択します。
2. 手順 22a を I9 の姓についても繰り返してから、[IDCard] > [FirstName] と [IDCard] > [LastName] について繰り返します。
各 I9 と ID の名と姓が一致するかどうかを確認するために、[条件分岐 (if)] アクティビティを追加します。条件を以下のように設定します。
- 「I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim」、「次の値を含む」、「IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim」
- 「I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim」、「次の値と等しい」、「IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim」
[Then] 分岐に以下を追加します。
1. I9 と ID が一致することを示す [メッセージをログ] アクティビティ。
2. [メールを移動] アクティビティで、以下のように設定します。
  1. 移動対象のメール - 最初のトリガーである [メールの受信時] アクティビティの出力変数を選択します。
  2. 移動先メールフォルダー - たとえば、[Valid Submissions (有効な提出)] フォルダーです。
3. [メールのカテゴリを設定] アクティビティで、移動されるメールに [Valid Submissions (有効な提出)] カテゴリを割り当てます。
4. 移動したメールを他のユーザーに転送する場合は、[メールを転送] アクティビティを使用します。
[Else] 分岐に以下を追加します。
1. I9 と ID が一致することを示す [メッセージをログ] アクティビティ。
2. [メールを移動] アクティビティで、以下のように設定します。
  - 移動対象のメール - 最初のトリガーである [メールの受信時] アクティビティの出力変数を選択します。
  - 移動先メールフォルダー - たとえば、[Invalid Submission (無効な提出)] フォルダーです。
3. [メールのカテゴリを設定] アクティビティで、移動されるメールに [Invalid Submission (無効な提出)] カテゴリを割り当てます。
4. [メールに返信] アクティビティで、ドキュメントが原因でメールが無効と見なされたことを送信者に通知します。
これで完了です。プロジェクトを実行できます。