ファイルおよびフォルダーのリソースを使用する

ファイルやフォルダーの操作を伴うワークフローを自動化できます。たとえば、複数のオンライン アプリケーションやサービス間でコピー、ダウンロード、アップロード、移動、削除を行うことができます。Microsoft 365 アクティビティと Google Workspace アクティビティでは、オンライン ストレージを参照して、ワークフローで使用するファイルやフォルダーを指定できます。

ファイルを取得する

異なるオンライン アプリケーションにまたがるワークフローを作成する場合、ファイルまたはフォルダー リソースを使用するには、まずファイルを取得する次のようなアクティビティを使用して、オートメーションでそのリソースを利用できるようにします。

• [ファイルの作成時] (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint) と [ファイルの更新時] (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint) - ファイルの作成時または更新時にオートメーションを開始します。
• 「ダウンロード」系アクティビティ - オンライン アプリまたはサービスからファイルをダウンロードします。[ファイルをダウンロード] アクティビティは、複数のオンライン アプリやサービスに利用でき、[メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティは Gmail や Microsoft Outlook に利用できます。
• 「取得」系アクティビティ -オンライン アプリのファイル リソースへの参照を取得して他のアクティビティで使用できます。たとえば、Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint の [ファイル/フォルダーを取得] アクティビティや [ファイルのリストを取得] アクティビティなどです。
• 繰り返し (ファイル/フォルダー) - Google ドライブ または Microsoft OneDrive および SharePoint 内のファイルやフォルダーのリストを反復処理します。

ファイルをアップロードおよび送信する

オートメーションでファイル リソースを取得した後に、ファイルをアップロードまたは送信できます。以下に例を示します。

• 「アップロード」系アクティビティ - オンライン アプリまたはサービスにファイルをアップロードします。[ファイルをアップロード] アクティビティは、複数のオンライン アプリやサービスに利用できます。
• 添付ファイル付きのメールを送信するアクティビティ (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint の [メールを送信]、[メールに返信]) またはファイルを送信するアクティビティ (Slack の [チャンネルにファイルを送信])。

ファイルやフォルダーを移動する

Google ドライブ内のファイルの移動や Microsoft OneDrive および SharePoint 内のファイルまたはフォルダーの移動には、それぞれ専用のアクティビティ ([ファイルを移動]、[ファイル/フォルダーを移動]) を使用できます。

ファイルやフォルダーを削除する

複数のアプリケーションからファイルを削除する場合は、専用の [ファイルを削除] アクティビティを使用できます。Google ドライブと Microsoft OneDrive および SharePoint の [ファイル/フォルダーを削除] アクティビティでは、ファイルとフォルダーの両方を削除できます。

ファイル リソースのプロパティ

リソースそのもの以外にも、さまざまなプロパティを使用してオートメーションで特定のアクションを実行できます。たとえば、ファイルのサイズや拡張子に基づいて条件を作成し、使用するファイルをフィルター処理したり、メールの本文にファイルの名前を追加したりできます。

以下の表に、最も一般的なファイル リソースのプロパティを示します。アクティビティによっては利用できないプロパティもあります。

プロパティ	説明
フル ネーム	拡張子を含むファイル名です。
名前	拡張子なしのファイル名です。
拡張子	ファイルの拡張子です。
作成日	ファイルが作成された日付と時刻です。 曜日や日付の一部 (例: 年) に基づいて、追加の値を使用できます。
最終更新日	ファイルが最後に変更された日時です。 曜日や日付の一部 (例: 年) に基づいて、追加の値を使用できます。
ID	リソースの一意の ID です。
MIME の種類	リソースのメディアの種類です (使用可能な場合)。
SizeinBytes	サイズ (バイト) です。
フォルダーかどうか	リソースがフォルダーかどうかを示します。
IsResolved	リモート リソースが利用可能かどうかを示します。
URI	リモート リソースを識別する URI です。
ローカル パス	リソースをローカルにダウンロードする場所のパスです。
LocalCopy	リソースのローカル・コピーへの参照です。

オートメーションでのファイル リソースの使用例

Gmail のメール添付ファイルを Google ドライブにアップロードする

この簡単なオートメーションは、添付ファイル付きの新しいメールを受信したときにトリガーされ、メールの添付ファイルをダウンロードして Google ドライブ フォルダーにアップロードします。

ヒント: 時間を節約するには、[Gmail のメール添付ファイルを Google ドライブにアップロード] テンプレートを使用してこのワークフローを構築します。

1. 新しいプロジェクトを作成し、トリガーとして Google Workspace の [メールの受信時] を選択します。
2. トリガー アクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. コネクションを作成または選択します。
   2. [その他のオプションを表示]、[添付ファイルがある場合のみ] オプションの順に選択します。
   3. メールを受信するフォルダーを [メール フォルダー/ラベル] フィールドから選択します。
3. Google Workspace の [メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティを追加します。アクティビティでコネクションを選択し、[メール] オプションで [クリックして変数を使用] というラベルが付いたフィールドを選択します。次に、[メールの受信時] > [メール] を選択します。
4. Google Workspace の [ファイルをアップロード] アクティビティを追加します。このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. コネクションを作成または選択します。
   2. [クリックして変数を使用] というラベルの付いた [ファイル] フィールドを選択し、[メールの添付ファイルをダウンロード] > [添付ファイル] を選択します。
   3. フォルダー ブラウザーを使用してアップロード先フォルダーを選択します。

新しいファイルの作成時にメールを送信する

この簡単なオートメーションは、Microsoft OneDrive フォルダー内に新しいファイルが作成されたときにメールを送信します。この例で使用しているアクティビティは Google ドライブでも利用可能です。したがって、Microsoft 365 の代わりに Google Workspace を使用している場合でも、同じ手順で同様のオートメーションを構築できます。

1. 新しいプロジェクトを作成し、トリガーとして Microsoft 365 の [ファイルの作成時] を選択します。
2. トリガー アクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. コネクションを作成または選択します。
   2. [作成場所] フィールドから、ファイルを作成するフォルダーを選択します (例: Reports)。
3. Microsoft 365 の [メールを送信] アクティビティを追加します。このアクティビティで、以下の手順を実行します。
   1. コネクションを作成または選択します。
   2. [送信先] フィールドに受信者を追加します。
   3. [件名] フィールドに件名を追加します (例: 「レポートが作成されました」)。
   4. [本文] フィールドに本文を追加します。たとえば、新しいファイルの名前を含むメッセージを入力するには、「新しいレポート File name が Reports フォルダーで利用可能です」と入力します。
      1. 「新しいレポート 」と入力します。
      2. ファイル名を表す変数を最後の文字の後に追加するために、[ファイルの作成時] > [その他を表示] > [ファイル] > [フル ネーム] を選択します。
      3. 続けて、変数の後に「 が Reports フォルダーで利用可能です」と入力します。