ファイルおよびフォルダーのリソースを使用する

ファイルやフォルダーの操作を伴うワークフローを自動化できます。たとえば、複数のオンラインアプリケーションやサービス間でコピー、ダウンロード、アップロード、移動、削除を行うことができます。Microsoft 365 アクティビティと Google Workspace アクティビティでは、オンラインストレージを参照して、ワークフローで使用するファイルやフォルダーを指定できます。

ファイルを取得する

異なるオンラインアプリケーションにまたがるワークフローを作成する場合、ファイルまたはフォルダーリソースを使用するには、まずファイルを取得する次のようなアクティビティを使用して、オートメーションでそのリソースを利用できるようにします。

[ファイルの作成時] (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint) と [ファイルの更新時] (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint) - ファイルの作成時または更新時にオートメーションを開始します。
「ダウンロード」系アクティビティ - オンラインアプリまたはサービスからファイルをダウンロードします。[ファイルをダウンロード] アクティビティは、複数のオンラインアプリやサービスに利用でき、[メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティは Gmail や Microsoft Outlook に利用できます。
「取得」系アクティビティ -オンラインアプリのファイルリソースへの参照を取得して他のアクティビティで使用できます。たとえば、Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint の [ファイル/フォルダーを取得] アクティビティや [ファイルのリストを取得] アクティビティなどです。
繰り返し (ファイル/フォルダー) - Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint 内のファイルやフォルダーのリストを反復処理します。

ファイルをアップロードおよび送信する

オートメーションでファイルリソースを取得した後に、ファイルをアップロードまたは送信できます。以下に例を示します。

「アップロード」系アクティビティ - オンラインアプリまたはサービスにファイルをアップロードします。[ファイルをアップロード] アクティビティは、複数のオンラインアプリやサービスに利用できます。
添付ファイル付きのメールを送信するアクティビティ (Google ドライブまたは Microsoft OneDrive および SharePoint の [メールを送信]、[メールに返信]) またはファイルを送信するアクティビティ (Slack の [チャンネルにファイルを送信])。

ファイルやフォルダーを移動する

Google ドライブ内のファイルの移動や Microsoft OneDrive および SharePoint 内のファイルまたはフォルダーの移動には、それぞれ専用のアクティビティ ([ファイルを移動]、[ファイル/フォルダーを移動]) を使用できます。

ファイルやフォルダーを削除する

複数のアプリケーションからファイルを削除する場合は、専用の [ファイルを削除] アクティビティを使用できます。Google ドライブと Microsoft OneDrive および SharePoint の [ファイル/フォルダーを削除] アクティビティでは、ファイルとフォルダーの両方を削除できます。

ファイルリソースのプロパティ

リソースそのもの以外にも、さまざまなプロパティを使用してオートメーションで特定のアクションを実行できます。たとえば、ファイルのサイズや拡張子に基づいて条件を作成し、使用するファイルをフィルター処理したり、メールの本文にファイルの名前を追加したりできます。

以下の表に、最も一般的なファイルリソースのプロパティを示します。アクティビティによっては利用できないプロパティもあります。

プロパティ	説明
フルネーム	拡張子を含むファイル名です。
名前	拡張子なしのファイル名です。
拡張子	ファイルの拡張子です。
作成日	ファイルが作成された日付と時刻です。曜日や日付の一部 (例: 年) に基づいて、追加の値を使用できます。
最終更新日	ファイルが最後に変更された日時です。曜日や日付の一部 (例: 年) に基づいて、追加の値を使用できます。
ID	リソースの一意の ID です。
MIME の種類	リソースのメディアの種類です (使用可能な場合)。
SizeinBytes	サイズ (バイト) です。
フォルダーかどうか	リソースがフォルダーかどうかを示します。
IsResolved	リモートリソースが利用可能かどうかを示します。
URI	リモートリソースを識別する URI です。
ローカルパス	リソースをローカルにダウンロードする場所のパスです。
LocalCopy	リソースのローカル・コピーへの参照です。

オートメーションでのファイルリソースの使用例

Gmail のメール添付ファイルを Google ドライブにアップロードする

この簡単なオートメーションは、添付ファイル付きの新しいメールを受信したときにトリガーされ、メールの添付ファイルをダウンロードして Google ドライブフォルダーにアップロードします。

ヒント: 時間を節約するには、[Gmail のメール添付ファイルを Google ドライブにアップロード] テンプレートを使用してこのワークフローを構築します。

新しいプロジェクトを作成し、トリガーとして Google Workspace の [メールの受信時] を選択します。
トリガーアクティビティで、以下の手順を実行します。
1. コネクションを作成または選択します。
2. [その他のオプションを表示]、[添付ファイルがある場合のみ] オプションの順に選択します。
3. メールを受信するフォルダーを [メールフォルダー/ラベル] フィールドから選択します。
Google Workspace の [メールの添付ファイルをダウンロード] アクティビティを追加します。アクティビティでコネクションを選択し、[メール] オプションで [クリックして変数を使用] というラベルが付いたフィールドを選択します。次に、[メールの受信時] > [メール] を選択します。
Google Workspace の [ファイルをアップロード] アクティビティを追加します。このアクティビティで、以下の手順を実行します。
1. コネクションを作成または選択します。
2. [クリックして変数を使用] というラベルの付いた [ファイル] フィールドを選択し、[メールの添付ファイルをダウンロード] > [添付ファイル] を選択します。
3. フォルダーブラウザーを使用してアップロード先フォルダーを選択します。

新しいファイルの作成時にメールを送信する

この簡単なオートメーションは、Microsoft OneDrive フォルダー内に新しいファイルが作成されたときにメールを送信します。この例で使用しているアクティビティは Google ドライブでも利用可能です。したがって、Microsoft 365 の代わりに Google Workspace を使用している場合でも、同じ手順で同様のオートメーションを構築できます。

新しいプロジェクトを作成し、トリガーとして Microsoft 365 の [ファイルの作成時] を選択します。
トリガーアクティビティで、以下の手順を実行します。
1. コネクションを作成または選択します。
2. [作成場所] フィールドから、ファイルを作成するフォルダーを選択します (例: Reports)。
Microsoft 365 の [メールを送信] アクティビティを追加します。このアクティビティで、以下の手順を実行します。
1. コネクションを作成または選択します。
2. [送信先] フィールドに受信者を追加します。
3. [件名] フィールドに件名を追加します (例: 「レポートが作成されました」)。
4. [本文] フィールドに本文を追加します。たとえば、新しいファイルの名前を含むメッセージを入力するには、「新しいレポート File name が Reports フォルダーで利用可能です」と入力します。
  1. 「新しいレポート 」と入力します。
  2. ファイル名を表す変数を最後の文字の後に追加するために、[ファイルの作成時] > [その他を表示] > [ファイル] > [フルネーム] を選択します。
  3. 続けて、変数の後に「 が Reports フォルダーで利用可能です」と入力します。