Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay ist der Prozess des Kaufs, des Empfangs, der Bezahlung und der Abrechnung von Waren aus der Sicht des Käufers. Der Prozess beginnt mit einer Kaufanfrage und endet mit der Bezahlung der Rechnung, einschließlich aller dazwischen liegenden Schritte zur Bestätigung und Überprüfung. Es ist einer der Kernprozesse in einer Organisation und wird in der Regel von mehreren Abteilungen ausgeführt. Wichtige Artefakte des Purchase-to-Pay-Prozesses sind die Bestellanforderungen, die Bestellungen, der Wareneingang und die Rechnung.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay deckt die folgenden Hauptprozesse im Beschaffungslebenszyklus ab.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Beachten Sie, dass die Prozesse Lieferung und (Teile) der Zahlung in der Regel parallel erfolgen.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine Übersicht über die Schritte in einem typischen Purchase-to-Pay -Prozess.

In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess beschrieben.

Process step	Beschreibung
Buying	Der Prozess beginnt mit einem Käufer des Unternehmens, der einige Waren kaufen möchte. Der Käufer fordert den Kauf mithilfe einer Bestellanforderung an. Die Beschaffung ist beteiligt, um das beste Angebot zu erzielen. Dies kann die Verhandlung eines neuen Vertrags oder die Anpassung an einen bereits verfügbaren Vertrag bedeuten. Die Beschaffung wandelt die Anforderung in eine Bestellung um und stellt sicher, dass die fehlenden Informationen bei Bedarf ausgefüllt werden. Die Beschaffung genehmigt die Bestellung (PO), die dann an den Lieferanten gesendet wird.
Lieferung	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Process insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Purchase-to-Pay-Aktivitäten wirken sich auf Vorgänge im gesamten Unternehmen aus, z. B. auf die Bestandsverwaltung und das Lieferkettenmanagement. Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses beseitigt Ineffizienzen und kann in der gesamten Organisation zu Vorteilen führen.

Mit der Purchase-to-Pay Prozess-App erhalten Sie mehr Einblicke in die tatsächliche Ausführung des Purchase-to-Pay-Prozesses und detaillierte Informationen zur Analyse des Bestellstatus, der Lieferung der Waren und der Rechnungen.