Purchase-to-Pay-Prozess

Purchase-to-Pay ist der Prozess des Kaufs, des Empfangs, der Bezahlung und der Abrechnung von Waren aus der Sicht des Käufers. Der Prozess beginnt mit einer Kaufanfrage und endet mit der Bezahlung der Rechnung, einschließlich aller dazwischen liegenden Schritte zur Bestätigung und Überprüfung. Es ist einer der Kernprozesse in einer Organisation und wird in der Regel von mehreren Abteilungen ausgeführt. Wichtige Artefakte des Purchase-to-Pay-Prozesses sind die Bestellanforderungen, die Bestellungen, der Wareneingang und die Rechnung.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay deckt die folgenden Hauptprozesse im Beschaffungslebenszyklus ab.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Note that the Delivery and (parts of the) Payment processes are usually done in parallel.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine Übersicht über die Schritte in einem typischen Purchase-to-Pay- Prozess.

In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess beschrieben.

Process step	Beschreibung
Buying	Der Prozess beginnt mit einem Käufer des Unternehmens, der einige Waren kaufen möchte. Der Käufer fordert den Kauf mithilfe einer Bestellanforderung an. Procurement ist beteiligt, um das beste Angebot zu erhalten. Dabei kann es sich um die Verhandlung eines neuen Vertrags oder die Anpassung an einen bereits verfügbaren Vertrag handeln. Procurement konvertiert die Anforderung in eine Bestellung und stellt sicher, dass die fehlenden Informationen, wo dies erforderlich ist, ausgefüllt werden. Procurement genehmigt die Bestellung, die dann an den Anbieter gesendet wird.
Lieferung	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Process insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Purchase-to-Pay-Aktivitäten wirken sich auf Vorgänge im gesamten Unternehmen aus, z. B. auf die Bestandsverwaltung und das Lieferkettenmanagement. Die Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses beseitigt Ineffizienzen und kann in der gesamten Organisation zu Vorteilen führen.

Mit der Purchase-to-Pay-Prozess-App erhalten Sie mehr Einblicke in die tatsächliche Ausführung des Purchase-to-Pay-Prozesses und detaillierte Informationen zur Analyse der Auftragsstatus, der Lieferung der Waren und der Rechnungen.