Remplir le formulaire de compte d’utilisateur

Le formulaire Ajouter/Mettre à jour un utilisateur (Add/Update User) s'affiche sur le côté droit de l'écran dès que vous cliquez sur Ajouter un nouveau membre (Add new member) ou sélectionnez le compte utilisateur à mettre à jour.

Section des informations de base

Cette section vous permet de saisir toutes les informations de base de l’utilisateur, telles que son prénom et nom, son adresse e-mail ainsi que les détails liés à son emploi tels que son titre professionnel ou son département.

Limitation de caractères par champ

• Prénom : 50 caractères ;
• Nom de famille : 50 caractères ;
• Adresse e-mail : 64 caractères ;
• Titre professionnel : 50 caractères ;
• Ville : 50 caractères ;
• Département : 50 caractères ;

• Département : 50 caractères.

Remarque : assurez-vous d’ajouter la bonne adresse e-mail de l’utilisateur dans le champ E-mail (Email), car ces informations ne peuvent pas être mises à jour une fois que l’utilisateur a activé son compte.

Section Statut (Status)

Nouveau compte utilisateur

Pour envoyer un e-mail d’invitation à l’utilisateur ajouté, assurez-vous que le bouton activer/désactiver Statut (Status) est activé et qu’il affiche le texte Envoyer un e-mail (Send Email).

Renvoyer l’e-mail d’invitation

Si les utilisateurs ne reçoivent pas vos invitations, demandez-leur de vérifier leur dossier Courrier indésirable (Spam). Pour renvoyer l’e-mail d’invitation, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à la page Attribuer les rôles (Assign Roles).
2. Pour vérifier le statut des utilisateurs, cliquez sur l’icône flèche (>) affichée à côté de l’option Ajouter un nouveau membre (Add new member)

3. Utilisez l’option de filtre pour sélectionner uniquement les utilisateurs avec le statut En attente (Pending).

Remarque : cette fonctionnalité n'est disponible que pour les utilisateurs ayant le statut En attente (Pending).

1. Cliquez sur l’ icône en forme de cloche correspondant au compte utilisateur.

2. Confirmez l’action.

Compte utilisateur existant

Utilisez le bouton activer/désactiver Statut (Status) pour modifier le statut du compte utilisateur. Les mises à jour de statut suivantes peuvent être effectuées :

• d’actif à inactif ;
• de En attente (Pending) à Inactif (Inactive) ;
• de Non invité (Not invited) à Envoyer un e-mail (Send email).

Section des rôles

Le système offre la possibilité d’attribuer un ou plusieurs rôles par défaut ou personnalisés à chaque compte utilisateur. De plus, vous avez la possibilité de définir les catégories d’automatisation auxquelles ils peuvent accéder afin de mieux contrôler leurs droits de création, d’affichage, de modification et de gestion des idées et des composants dans Automation Hub.

Les détails de chaque Rôle (Role) et ses autorisations désignées sont disponibles sur la plate-forme en suivant le chemin d’accès Console d’administration (Admin Console) > Gérer l'accès (Manage Access) > Rôles (Roles) > Rôles (Roles) ou dans la page Description et matrice du rôle (Role Description and Matrix) de ce manuel utilisateur.

L’option Toutes les catégories (All Categories) est cochée par défaut pour l’ensemble des rôles. Cela permet à l’utilisateur de tirer profit de l’autorisation accordée par le rôle affecté dans toutes les catégories de l'ensemble des automatisations et de la galerie de composants. Pour restreindre l’accès à la création, l’affichage, la modification et la gestion des idées et composants dans Automation Hub, sélectionnez une ou plusieurs catégories auxquelles l’utilisateur doit avoir accès. Les catégories disponibles dans la liste déroulante sont celles précédemment configurées dans la page Console d’administration (Admin Console) > Configuration de la plate-forme (Platform Setup) > Catégories (Categories). Pour en savoir plus, consultez la page Configuration et gestion des catégories (Setting up and Managing the Categories).

Lors de l’ajout de nouveaux utilisateurs, le rôle Utilisateur standard (Standard User) et Toutes les catégories (All Categories) sont attribués par défaut. Pour attribuer d’autres rôles, vous pouvez suivre l’une des options ci-dessous :

1. Recherchez les rôles supplémentaires dans la liste déroulante Rôle (Role) affichée à côté d’Utilisateur standard (Standard User) et vérifiez le(s) rôle(s) requis.

   Utilisez cette méthode si vous devez affecter les mêmes catégories à l’ensemble des rôles sélectionnés.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau (Add New) correspondant à cette section. Une nouvelle section Rôle (Role) s’affiche, vous permettant de sélectionner le rôle supplémentaire dans une liste déroulante.
   

   Utilisez cette méthode si vous souhaitez attribuer différentes catégories à chacun des rôles sélectionnés.

   Remarque :

   • Le rôle Propriétaire du compte (Account Owner) ne peut pas être attribué aux utilisateurs, car il est automatiquement attribué au premier utilisateur du locataire.
   • Vous pouvez sélectionner autant d’options que vous le souhaitez de 1 à 5 niveaux de catégorie en fonction du niveau d’accès que vous souhaitez accorder à l’utilisateur.

Section des rôles de collaborateur

En sélectionnant les rôles de collaborateur, vous rendez possible l’affectation de l’utilisateur en tant que collaborateur dans les profils d’automatisation et lui permettez d’obtenir des droits d’affichage et de modification spécifiques au sein de l’automatisation. De même qu’avec la section Rôles (Roles), vous avez la possibilité de définir l’endroit où les catégories d’automatisation peuvent être sélectionnées afin de mieux contrôler les droits de l’utilisateur relatifs à la création, la mise à jour et la suppression du contenu dans les idées auxquelles ils ont été affectés.

Les détails de chaque Rôle de collaborateur (Collaborator Role) et ses autorisations désignées sont disponibles sur la plate-forme en suivant le chemin d'accès Console d'administration (Admin Console) > Gérer l'accès (Manage Access) > Rôles (Roles) > Rôles de collaborateur (Collaborator Roles) ou depuis la page Informations et matrice des rôles de collaborateur de ce manuel utilisateur.

L’option Toutes les catégories (All Categories) est cochée par défaut pour l’ensemble des rôles de collaborateur ajoutés. L’utilisateur peut ainsi être ajouté en tant que collaborateur dans toutes les automatisations ou idées, quelles que soient leurs catégories. Pour limiter la possibilité d’être sélectionné en tant que collaborateur pour des automatisations ou des idées d’une certaine catégorie, sélectionnez une ou plusieurs Catégories (Categories) auxquelles l’utilisateur doit avoir accès. Les catégories disponibles dans la liste déroulante sont celles précédemment configurées dans la page Console d’administration (Admin Console) > Configuration de la plate-forme (Platform Setup) > Catégories (Categories). Pour en savoir plus, consultez la page Configuration et gestion des catégories (Setting up and Managing the Categories).

Pour attribuer plusieurs rôles de collaborateur, suivez l’une des options ci-dessous :

1. Recherchez les rôles de collaborateur supplémentaires dans la liste déroulante Rôle (Role) et vérifiez le(s) rôle(s) requis.
   

   Utilisez cette méthode si vous devez affecter les mêmes catégories à l’ensemble des rôles sélectionnés.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter nouveau (Add New) correspondant à cette section. Une nouvelle section Rôle (Role) s’affiche vous permettant de sélectionner le rôle de collaborateur supplémentaire dans la liste déroulante.

   Utilisez cette méthode si vous souhaitez attribuer différentes catégories à chacun des rôles sélectionnés.

Remarque :

• Ne confondez pas les rôles affectés à un compte d'utilisateur avec la possibilité de désigner des rôles de collaborateur spécifiques qui octroient des droits spécifiques par rapport à certains profils d'automatisation et d'idée.
• Les rôles de collaborateur Auteur d’une idée d’un employé (Employee Idea Submitter), Auteur d’une idée du CoE (CoE Idea Submitter) et Propriétaire du processus (Process Owner) ne peuvent pas être attribués aux utilisateurs lors de l’ajout/de la modification d’utilisateurs, car ces rôles de collaborateur sont automatiquement obtenus après qu’une idée a été soumise ; un Propriétaire de processus y est par la suite affecté afin qu’il contribue à l’évaluation détaillée.
• Les rôles de collaborateur Auteur de développement citoyen (Citizen Developer Submitter) ne peuvent pas être affectés manuellement aux utilisateurs. Ceux-ci sont automatiquement affectés suite à la soumission d'une automatisation, respectivement lorsqu'un développeur citoyen clique sur l'option Démarrer le développement (Start Development).
• Vous pouvez sélectionner autant d’options que vous le souhaitez de 1 à 5 niveaux de catégorie en fonction du niveau d’accès que vous souhaitez accorder à l’utilisateur.