Page Profil de l’automatisation

Dans la page Profil d’automatisation, vous avez accès aux informations suivantes décrivant l’automatisation :

• À propos ;

Analyse coûts-avantages

Documentation

• Composants ;

Collaborateurs

Demandes de modification

À propos

Retrouvez les informations générales sur la soumission affichées dans les sections suivantes :

• Aperçu : une brève description de la tâche/du processus.
• ID généré automatiquement (Auto-generated ID) : l'ID unique généré automatiquement de l'idée d'automatisation à partir de la base de données qui peut être utilisé dans les appels d'API ou à d'autres fins.
• Balises : une balise peut être ajoutée à n'importe quelle idée d'automatisation. Une fois créée, elle reste dans la liste et l'utilisateur peut la sélectionner à nouveau pour d'autres idées. Vous pourrez alors regrouper ou créer des liens entre différentes idées ou automatisations.
• Liens utiles : des liens peuvent être ajoutés vers des matériaux ou documents utiles nécessaires aux automatisations ou aux idées. (disponible uniquement pour les idées de Process Mining et Task Mining)
• Évaluation de haut niveau (High Level Assessment) : informations générales sur la tâche/le processus recueillies auprès de l'auteur des idées générées par les employés.
• Évaluation détaillée (Detailed Assessment) : informations avancées sur la tâche/le processus utilisés pour calculer les avantages estimés ainsi que la facilité d'implémentation et collectées auprès du propriétaire du processus ou de l'auteur des idées générées par le CoE.
• Évaluation du développement citoyen (Citizen Developer Assessment) : informations générales sur la tâche/le processus ainsi que les données pré et post-automatisation collectées auprès de l'auteur des automatisations de développement citoyen.
• Avantages : description des avantages attendus avant l'implémentation ainsi que des avantages réels après l'implémentation.
• Défis : description des difficultés attendues et de celles rencontrées lors de l'implémentation.
• Leçons apprises (Lessons Learned) : connaissances utiles pour la future implémentation.
• Média : images et vidéos associées à ce processus.
• Automatisations similaires (Similar Automations) : idées d’automatisation identifiées comme étant similaires.
• Section questions/commentaires (Questions/Comments) : espace où les utilisateurs ou collaborateurs intéressés peuvent laisser des commentaires et/ou des questions.
• Score d’évaluation (Assessment Score) : section montrant les indicateurs et les avantages calculés pour les idées d’automatisation générées par les employés, le CoE ou Process Mining.

• Score de l'idée: section indiquant une valeur représentant l'adéquation et la disponibilité de l'idée. Pour plus de détails, cochez : Soumettre une idée (Submit an Idea).

  Pour plus de détails sur le calcul de ces informations, consultez la page Algorithme d’évaluation détaillée (Detailed Assessment Algorithm) :

• Avantages potentiels (Potential Benefit) : l’avantage potentiel d’automatisation exprimé par employé et dans l’ensemble de l’entreprise calculé pour les automatisations de développement citoyen collectées via le formulaire Partager une automatisation (Share an automation).

Remarque :

• Les sections Avantages (Benefits), Défis (Challenges), Leçons tirées (Lessons Learned), Média (Media) et Automatisations similaires (Similar Automations) sont affichées en mode Affichage (View) uniquement si des informations sont ajoutées dans les champs correspondants. Pour en savoir plus, consultez les informations de la section À propos (About Information)
• La section Évaluation détaillée (Detailed Assessment) ne s’affiche pas pour les idées d’automatisation dans la phase Idée (Idea). Cette section devient disponible une fois l'évaluation lancée.
• Le champ Identifiant d’automatisation (Automation ID) : ce champ permet au propriétaire de processus, au chef de projet et à tous les collaborateurs qui disposent de droits d’édition dans la section À propos d’ajouter un identifiant (alpha)numérique à chaque idée.
• Les utilisateurs disposent désormais par défaut de droits de modification pour la section À propos (About) des idées qu’ils ont partagées.

Analyse coûts-avantages

Cette section s’affiche pour les idées soumises par les employés, le CoE ou Process Mining à partir de la phase d’évaluation et n’est visible que par le chef de projet, l’administrateur système, le responsable de programme et les collaborateurs disposant de droits d’édition pour cette section dans la page Collaborateurs (Collaborators) de l’automatisation.

Elle fournit des informations dans les trois sections suivantes :

• Potentiel et facilité d'implémentation de l’automatisation (Automation Potential & Ease of Implementation) : comparaison des valeurs du potentiel d’automatisation et de la simplicité d'implémentation calculées par l’algorithme avec celles fournies par les experts techniques dans le mode Édition (Edit) de la page Analyse coûts-avantages (Cost Benefits Analysis).

• Estimation des coûts et des avantages (Estimated Costs & Benefits) : affiche les coûts du processus avant l’automatisation par rapport aux coûts estimés après l’automatisation ainsi qu’aux bénéfices nets.

  • Gains nets estimés lors de la première année (Est. Net Benefit Year 1) : coût par an pour le processus en l’état (calculé dans l’évaluation détaillée) – coût lorsque des humains appliquent le processus manuel pour les transactions qui n’ont pas pu être automatisées – coûts humains d'implémentation – coûts de fonctionnement/an.
  • Gains nets estimés lors de la deuxième année (Est. Net Benefit Year 2) : coût par an pour le processus en l’état (calculé dans l’évaluation détaillée) – coût lorsque des humains appliquent le processus manuel pour les transactions qui n’ont pas pu être automatisées – coûts de fonctionnement/an. Coût de fonctionnement/an = coûts des logiciels RPA + autres coûts de logiciels + équipe d’assistance + infrastructure + autres coûts.
• Plan du projet (Project Plan) : comparaison entre la durée du cycle de base de chaque phase d'implémentation et la durée réelle de chaque phase reflétée dans le tableau des estimations réelles et nouvelles au fur et à mesure de l’avancement de l'implémentation.

Une fois que toutes ces informations ont été capturées, elles peuvent servir à apporter de la visibilité à vos parties prenantes pour chaque idée d’automatisation implémentée.

Si vous cliquez sur Modifier (Edit), la page devient modifiable, ce qui vous permet d’exécuter l’analyse coûts-avantages.

Documentation

Recherchez les fichiers ainsi que les liens ajoutés par l'auteur et les collaborateurs disposant des droits d’édition sur la page Documentation (Documentation). Ces informations sont accessibles à tous les utilisateurs.

La page est divisée en deux sections :

1. Fichiers d'automatisation

   Recherchez les cartes de documentation des fichiers ainsi que les URL chargés par l'auteur et les collaborateurs. Lorsque vous cliquez sur une fiche de documentation, le système se comporte différemment selon le type d’informations qu’elle contient :

   • Un message vous demandant de confirmer le téléchargement du fichier sur votre ordinateur s’affiche pour les fichiers chargés.

   • Pour les URL – l’URL s’ouvre dans un nouvel onglet.

     Les utilisateurs disposant de droits d’édition pour la page Documentation (Documentation) peuvent ajouter de la documentation supplémentaire des façons suivantes :

   • la carte Créer un nouveau document de processus avec Task Capture (Create New Process Document with Task Capture). Cliquez sur Créer (Create) pour lancer Task Capture et documenter facilement les processus décrits dans l’idée que vous révisez.
   • le bouton Ajouter un fichier (Add File).
2. Modèles d'automatisation

Accédez aux types de documentation ci-dessous :

• Document de définition du processus (DDP),
• Document de conception de solutions (DCS)

• Document de spécification de développement (DSD).

  Lorsque vous cliquez sur une carte de documentation, le système affiche un message qui vous demande de confirmer le téléchargement du fichier sur votre ordinateur.

Composants

Remarque : cette option peut ne pas s'afficher si l'administrateur de la société décide de la désactiver à partir de la page Paramètres (Settings). Pour en savoir plus, consultez la page Mise à jour des paramètres (Updating the Settings).

Trouvez une galerie contenant les cartes de tous les composants ajoutés au profil d’automatisation.

Le bouton Ajouter un composant (Add Component) est disponible uniquement pour le propriétaire de processus, le chef de projet et les collaborateurs disposant de droits d'édition dans la section Composants (Components) et leur permet d'ajouter des composants au profil d'automatisation.

Collaborateurs

Affiche la liste des collaborateurs affectés au profil d’automatisation. Chaque profil de collaborateur est présenté sous la forme d’une carte d’utilisateur.

Le propriétaire de processus et le chef de projet disposent d’une carte supplémentaire : Gérer les rôles et les autorisations (Manage Roles & Permissions). En cliquant sur cette fiche, la liste des collaborateurs ajoutés à l’automatisation s’ouvre en mode Édition (Edit), leur permettant d’ajouter et de gérer la liste des collaborateurs de l’idée d’automatisation.

Demandes de modification

Affiche toutes les demandes de modification créées à partir de l'idée ou de l'automatisation, classées par date de soumission.

Vous pouvez cliquer sur une carte pour ouvrir la page Profil de la demande de modification (Change Request Profile). Le bouton + Demande de modification (+ Change request) est disponible pour le Propriétaire du compte (Account owner), l'Administrateur système (System Admin) ou le Gestionnaire de programme (Program Manager) et les collaborateurs auxquels est attribuée l'autorisation Soumettre une demande de modification d'une idée ou d'une automatisation (Submit a change request for an idea or automation).