Personnalisation du flux d'idées

Pour démarrer la personnalisation du flux d'idées, sélectionnez Personnaliser (Customize) dans le coin supérieur droit. Trois colonnes principales sont disponibles :

• Phases et statuts

• Peut passer à

• Transition

  

Paramètres de phase

Les phases utilisées dans Automation Hub représentent les étapes du cycle de vie d'une idée. Une phase comprend plusieurs statuts. Pour personnaliser une phase, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans le flux d'idées, sélectionnez Personnaliser, sur le côté droit de la page.
2. Sélectionnez l'icône en forme de crayon à côté d'une phase dans la colonne Phases et statuts (Phases & Statuses). Un panneau latéral apparaît.
3. Sélectionnez la case Titre (Title) et renseignez le nom souhaité. Limite de 150 caractères ; champ obligatoire.
   Remarque :

   Les titres de phase doivent être uniques au sein d'un même flux d'idées, mais cela ne s'applique pas aux différents flux.

4. Les statuts vous permettent de les réorganiser en fonction de vos préférences ou de les supprimer à l'aide du menu à trois points.
5. Dans l'onglet Évaluations (Assessments), en cochant/décochant la case, vous pouvez sélectionner les évaluations qui s'afficheront dans le profil d'automatisation lorsque l'idée est en phase d'édition.
6. L' onglet Accéder aux sections du profil d'automatisation vous permet de sélectionner les rôles autorisés à modifier les pages de profil des idées d'automatisation dans la phase actuelle.
   Astuce :

   Chaque rôle coché dans l'autorisation Qui peut modifier des idées dans ce flux dans les paramètres du flux d'idées est automatiquement renseigné dans chaque autorisation déroulante sur la page Accès aux idées au niveau du flux.

7. L'accès aux actions sur le profil d'automatisation vous permet de sélectionner qui peut accéder à des actions spécifiques en fonction des rôles, dans le profil de l'idée d'automatisation.
8. Pour quitter sans enregistrer les modifications apportées, sélectionnez Quitter (Exit) en haut à droite de la page.
9. Pour enregistrer l'intégralité de la personnalisation du flux d'idées, sélectionnez Enregistrer (Save) en haut à droite de la page.

Paramètres de statut

Les statuts utilisés dans Automation Hub représentent les étapes d'une phase du cycle de vie d'une idée. Chaque statut doit appartenir à une certaine phase et ne peut pas exister de manière autonome. Les noms de statut peuvent être partagés entre les phases. Pour personnaliser un statut, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un statut et cliquez sur l'icône en forme de crayon. Un panneau latéral s'affiche.
2. Sélectionnez la case Titre (Title) et renseignez le nom souhaité. Limite de 150 caractères ; champ obligatoire.
   Remarque :

   Les intitulés de statut doivent être uniques au sein d'une même phase d'idée.

3. Cochez la case d'apparence et dans la liste déroulante, choisissez l'une des couleurs disponibles pour le statut. La couleur sélectionnée se reflète au niveau de la puce du statut qui s'affiche dans les tables Ensemble des automatisations et dans la liste déroulante Phase et statut de la page Profil de l'automatisation en mode d'affichage.
4. La section E-mails vous permet de configurer l’e-mail qui sera envoyé lors de la transition vers le statut.
   Remarque :

   Notifications par e-mail au niveau de la transition et au niveau du statut, Automation Hub prend en charge deux types de notifications par e-mail dans le flux d'idées :

   • Au niveau du statut : envoyé chaque fois qu’une idée atteint un statut spécifique, quelle que soit la transition utilisée. Vous pouvez personnaliser entièrement les rôles des destinataires, l'objet et le corps pour n'importe quel statut dans le flux d'idées.
   • Niveau de transition : lié à une transition spécifique entre deux statuts. La personnalisation au niveau de la transition n’est prise en charge que pour la transition de soumission initiale, lorsqu’une idée passe de la soumission à son premier statut En attente de révision .
5. Dans l'onglet Accéder aux actions sur le profil d'automatisation , vous pouvez voir les valeurs par défaut définies pour les actions dans le statut sélectionné/modifié et les rôles qui ont accès à ces actions.
6. Selon le flux d'idées, les actions suivantes sont disponibles :
   • Connexion à Jira
   • Afficher le ticket Jira
   • Démarrer le développement dans Studio
   • Convertir en demande de modification
   • Publier dans le magasin
   • Démarrer le développement dans Studio Web
   • Modifier le flux d’idées
7. Sélectionnez Enregistrer (Save) pour mémoriser vos paramètres.
8. Pour enregistrer l'intégralité de la personnalisation du flux d'idées, sélectionnez Enregistrer (Save) en haut à droite de la page.
9. Pour quitter sans enregistrer les modifications apportées, sélectionnez Quitter (Exit) en haut à droite de la page.

Paramètres des transitions

Une transition est un lien à sens unique entre deux statuts qui appartiennent à la même phase ou à des phases différentes, et qui permet à une idée de passer d'un statut à un autre. Pour modifier ou définir la transition d'un statut, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un statut dans la section Phases et statuts (Phases & Statuses). Un lien unidirectionnel entre les deux statuts s'affiche.
2. Si l' option Afficher uniquement les transitions liées est activée), vous pouvez voir les transitions actuellement définies. Si l'option est désactivée, vous pouvez voir toutes les options de transition disponibles, et le fait de cocher la case en face du statut vous permet de le lier au statut de la colonne Phases et statuts . La section Transition s'affiche sur la droite.
3. Dans la colonne Transition , vous pouvez définir un titre spécifique pour la transition sélectionnée dans le champ Nom de la transition . Cela vous permet de renommer l' option Transition vers affichée dans le sélecteur de liste déroulante Phase et statut de la page Profil de l'automatisation . Il s'agit d'un champ de texte obligatoire avec une limite de 150 caractères.
4. Ci-dessous, dans Qui peut effectuer cette transition ? vous pouvez choisir dans la liste déroulante les rôles autorisés à effectuer la transition.
5. L'option Chemin idéal (Ideal path) permet aux utilisateurs décideurs de comprendre plus facilement quelle est la prochaine étape du flux lorsqu'ils s'intéressent à un profil d'automatisation.
   Remarque :

   Chaque transition pour laquelle ce paramètre est activé s'affichera en vert comme première option dans la liste déroulante Phase et statut du profil de l'automatisation.

Graphique 1.

Graphique 2.

6. Activez/Désactivez l'option Marquer comme chemin idéal.

Remarque :

Une seule transition peut être marquée comme chemin idéal pour un statut. Si vous marquez une deuxième transition comme chemin idéal, la transition initiale est automatiquement désélectionnée.

7. Si, pour un certain statut, aucune transition n'est marquée comme chemin idéal, la liste des transitions s'affiche dans le même ordre dans lequel elles s'affichent verticalement dans la colonne Can transition to .
8. Dans la section Fenêtre contextuelle , vous pouvez personnaliser l'écran contextuel qui apparaît lorsque la transition est effectuée. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une fenêtre contextuelle actuelle. Pour en savoir plus, consultez la section Modaux contextuels.
9. La section Écran Réussite vous permet de personnaliser les écrans qui apparaissent après la soumission d’une idée avec succès. Vous pouvez définir la page Réussite par défaut et en ajouter une personnalisée ou la réorganiser. Pour en savoir plus, consultez la section Écran Réussite.
10. Si vous souhaitez supprimer une transition, vous pouvez le faire de deux manières :
    • Décochez la case dans la colonne Peut passer à (Can transition to) qui correspond à la transition.
    • Cliquez sur le bouton Supprimer la transition (Delete transition) dans le panneau latéral.
      Remarque :

      Une fois qu'une transition est supprimée, les paramètres sont perdus et le profil d'automatisation ne reflète plus la transition dans la liste déroulante Phase et statut.

11. Pour enregistrer l'intégralité de la personnalisation du flux d'idées, sélectionnez Enregistrer (Save) en haut à droite de la page.
12. Pour quitter sans enregistrer les modifications apportées, sélectionnez Quitter (Exit) en haut à droite de la page.

Ajouter une nouvelle phase

Pour ajouter une nouvelle phase, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le bouton + Nouvelle phase dans la section Phases et statuts . Un panneau latéral s'affiche.
2. Dans la liste affichée, vous pouvez sélectionner l'un des statuts couramment utilisés pour pré-remplir la nouvelle phase. Cette étape est facultative. Sélectionnez Suivant.
3. Vous pouvez ajouter une évaluation à partir de la liste affichée. L'évaluation de l'aperçu est sélectionnée par défaut et est obligatoire. Les évaluations sélectionnées s'afficheront sur la page À propos du profil d'automatisation. Sélectionnez Suivant.
4. Nommez votre nouvelle phase en remplissant la case Titre . Il s'agit d'un champ de texte libre avec une limite de 150 caractères. Sélectionnez Ajouter.

Remarque :

Lors de l'étape ci-dessus, vous pouvez également sélectionner d'autres évaluations, modifier les autorisations des utilisateurs à partir de l'onglet Accès aux idées ou afficher les Actions d'idée disponibles.

Supprimer une phase

Pour supprimer un statut, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un statut et cliquez sur l'icône en forme de crayon. Un panneau latéral s'affiche.
2. Sélectionnez Supprimer la phase dans le menu à trois points en haut à droite, et un message contextuel s’affiche vous demandant de confirmer la suppression.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer et la phase est supprimée.

Remarque :

• Vous pouvez supprimer n'importe quelle phase (par défaut ou personnalisée) à l'exception de la phase d' envoi. La phase de soumission restera comme la première phase de tout flux d'idées.
• Vous ne pouvez supprimer une phase que s'il n'y a pas de transitions et aucune idée dans cette phase faisant partie du flux que vous modifiez. S'il y a au moins une idée dans une certaine phase ou une transition attribuée et que vous essayez de supprimer la phase, un message d'avertissement s'affiche.

Conséquences de la suppression d'une phase sur différentes pages Automation Hub

Page	Impact
Profil d'automatisation (Automation Profile) > page À propos (About)	Si une phase est supprimée d'un flux donné, la phase n'est plus reflétée dans les idées qui appartiennent à ce flux dans la boîte de dialogue Mettre à jour la phase et le statut (Update the phase and status) ou dans la liste Transitions de phase et de statut (Phase & Status transitions).
Profil d'automatisation (Automation Profile) > Analyse coûts-avantages	Si une ou plusieurs phases d'implémentation sont supprimées d'un certain flux, cela n'est pas reflété dans la page Analyse coûts-avantages des idées appartenant à ce flux. L'utilisateur disposant de droits d'édition dans le CBA peut toujours renseigner les dates du plan de projet pour les phases supprimées et peut toujours sélectionner les phases supprimées dans la table Coûts humains d'implémentation .
Profil de l'automatisation (Automation Profile) > Historique (History)	Si une phase est supprimée d'un certain flux et que des idées ont été trouvées dans cette phase spécifique à un moment donné, le nom de cette phase est toujours affiché sur la page Historique (History).
Importer la pipeline	Fonctions Importer le pipeline avec les évaluations de flux d'idées générées par les employés : Vue d'ensemble et Évaluation de haut niveau. Si une phase spécifique est supprimée de ce flux d'idées par défaut, par exemple Si vous essayez d’ajouter cette phase dans le fichier CSV téléchargé, vous obtiendrez une erreur lors de la tentative de synchronisation des modifications : Phase non valide. Sélectionnez une phase dans la liste.
Tableau de bord des performances du programme d'automatisation	La suppression d'une phase d'implémentation (par ex. la qualification) de tous les flux d'idées créés dans un locataire impacte le tableau de bord comme suit : le libellé Qualifié est toujours affiché dans la légende des graphiques Évolution du pipeline et Pipeline actuel . il n'y aura aucune idée dans cette phase pour ce locataire, ce qui signifie que : Le graphique Évolution du pipeline continue d'afficher le nombre d'idées dans le statut Qualification - Approuvé au cours des mois précédents Le graphique du pipeline actuel affichera aucune automatisation et zéro pour tous les ICP faisant référence à l'idée dans Qualification - Approuvé.
Rapport de planification	La suppression d'une phase d'implémentation (par ex. l'analyse) de tous les flux d'idées créés dans un locataire n'est pas reflété dans l'en-tête de la table du rapport de planification. Les données de cette table ont leur source dans les pages Analyse coûts-avantages (Cost Benefit Analysis) qui ont la limitation décrite ci-dessus.
Personnaliser les évaluations	Le paramètre Masquer avant la phase de production ne fonctionne qu'avec les phases dont le titre est En production . Une fois la phase En production par défaut supprimée, le paramètre ne fonctionne plus pour les versions d'évaluation utilisées dans ce flux.

Ajouter un nouveau statut

Pour ajouter un nouveau statut, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez le bouton + Nouveau statut dans la section Phases et statuts . Un panneau latéral s'affiche.

2. Ajoutez un Titre au nouveau statut dans le champ Titre. Il s'agit d'un champ de texte libre avec une limite de 150 caractères, champ obligatoire.

3. Choisissez l' Apparence dans la liste déroulante des 5 codes couleur disponibles à sélectionner. Il s'agit d'un paramètre obligatoire et la couleur sélectionnée sera reflétée au niveau de la puce du statut qui s'affiche dans les tables Ensemble des automatisations et dans le mode d'affichage Profil de l'automatisation - Phase et statut déroulants.

   Graphique 3.

   

4. La section E-mails vous permet de configurer l’e-mail qui sera envoyé lors de la transition vers le statut.

5. Dans l'onglet Accéder aux actions sur le profil d'automatisation , vous pouvez voir les valeurs par défaut définies pour les actions dans le statut sélectionné/modifié et les rôles qui ont accès à ces actions.

6. Sélectionnez Enregistrer pour finaliser la création du nouveau statut. Le statut créé est désormais disponible dans la catégorie de phase à partir de laquelle vous avez sélectionné le statut pour ajouter un nouveau statut.

Supprimer le statut

Pour supprimer un statut, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un statut et cliquez sur l'icône en forme de crayon. Un panneau latéral s'affiche.
2. Sélectionnez Supprimer le statut dans le menu à trois points en haut à droite, et un message contextuel s’affiche vous demandant de confirmer la suppression.
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer et la phase est supprimée.

Remarque :

• Vous ne pouvez supprimer un statut que s'il n'y a pas de transitions et aucune idée dans cette phase/ce statut du flux que vous modifiez. S'il y a au moins une idée dans un certain statut et que vous essayez de supprimer le statut, un message d'avertissement s'affiche.
• Vous ne pouvez supprimer un statut que s'il n'y a pas de transitions et aucune idée dans cette phase/ce statut du flux que vous modifiez. S'il y a au moins une idée dans un certain statut et que vous essayez de supprimer la phase, un message d'avertissement s'affiche.

Conséquences de la suppression d'un statut sur différentes pages Automation Hub

Page	Impact
Page Rôles (Roles)	Toutes les autorisations liées aux flux d'idées ont été supprimées de la page Rôles (Roles). Ces autorisations peuvent désormais être attribuées de manière précise au niveau des flux d'idées individuels. Pour ce faire, accédez à la page Personnaliser les flux d'idées (Customize idea flows) à partir du menu Configuration de la plate-forme (Platform Setup).
Importer la pipeline	Fonctionne uniquement avec le flux d'idées par défaut généré par un employé, même s'il est renommé ou désactivé.
Profil de l’automatisation	Tout changement de nom des phases d'implémentation (analyse, conception de solutions, développement, test) ne se reflètera pas sur la page Analyse coûts-avantages.
Rapport de planification	Tout changement de nom des phases d'implémentation (analyse, conception de solutions, développement, test) ne se reflètera pas dans l'en-tête de la table du rapport de planification. L'utilisateur administrateur ne peut renommer une certaine phase que dans un certain flux. Par conséquent, le système n'a aucune indication sur le nom de la phase qui doit s'afficher dans l'en-tête.
Personnaliser les évaluations	Le paramètre Masquer avant la phase de production (Hide before Live phase) ne fonctionne qu'avec les phases dont le titre est En production (Live). Une fois la phase En production (Live) par défaut renommée, le paramètre ne fonctionnera plus pour cette phase.

Remarque :

Les pages ou les fonctionnalités répertoriées dans la table sont affectées par les modifications apportées aux flux d'idées. La majeure partie de l'impact se produit lorsque vous modifiez, mettez à jour ou créez un nouveau flux.