アイデアからオートメーションを作成する

オートメーションは、相互に接続された関連するアクティビティのシーケンスで構成されます。アクティビティはオートメーションの基本的な構成ブロックであり、ワークフロー内の、自動化できる 1 つのステップまたは 1 つのタスクを表します。

オートメーションを作成するには、以下の手順を実行します。

1. 自動化するアイデアを個々のステップに分解し、オートメーションのトリガーを決定し、使用するアプリとサービスをすべて特定します。
2. Studio Web でプロジェクトを作成します。
   この際、利用可能なテンプレートを確認しましょう。自分のシナリオに適したテンプレートが見つかれば、オートメーションを最初から作成せずに済み、時間と手間を節約できます。
3. 各ステップを自動化できるアクティビティを特定してプロジェクトに追加し、プロジェクト デザイナーで設定します。
4. プロジェクトをテストします。初めての実行時には、プロジェクトが正常に動作しないことがあります。この場合、意図どおりに動作させるには調整を加えて何度か実行しなければならない可能性があります。
5. プロジェクトをパブリッシュして、オートメーションとして利用できるようにします。イベント トリガーまたはタイム トリガーを使用している場合、オートメーションは自動的に実行されます。

オートメーションの作成例

「キャンセルされたイベントをすべて Outlook の予定表から自動的に削除したい」というような単純なアイデアで構いません。

このプロセスを自動化するには、以下のように分解します。

• Outlook の予定表を自動化するために、Microsoft Office 365 アクティビティを使用します。
• 予定表のイベントが更新されるたびにオートメーションを実行するために、オートメーションが [予定表のイベントの更新時] イベントでトリガーされるようにします。
• キャンセルされた場合にのみイベントを削除するために、[条件分岐 (if)] アクティビティを使用して、キャンセルされた場合にのみイベントを処理する条件を追加します。さらに、[イベントを削除] アクティビティを追加し、条件が満たされた場合に予定表からイベントを削除します。

オートメーションを構築する

1. Studio Web の [オートメーション] ページに移動し、新しいプロジェクトを作成します。トリガーとして、Microsoft 365 の [予定表のイベントの更新時] イベントを選択します。トリガー アクティビティがプロジェクトに追加されます。
2. [予定表のイベントの更新時] アクティビティでコネクションを追加または選択します。
3. トリガーの後にある [アクティビティを追加] をクリックして [条件分岐 (if)] アクティビティを追加します。

   このアクティビティでは、条件を定義し、その条件が満たされた場合に実行するアクティビティを [Then] 分岐内に追加できます。また、必要に応じて、条件が満たされない場合に実行するアクティビティを [Else] 分岐に追加できます。このシナリオでは、「イベントがキャンセルされた」という条件が必要であるため、[Then] 分岐のみを使用して、条件が満たされた場合にイベントを削除するアクティビティを追加します。

4. [条件分岐 (if)] アクティビティで [条件] フィールドをクリックし、条件ビルダーを開きます。

   1. 最初のフィールドで、オートメーションをトリガーしたイベントのプロパティ [IsCancelled] を検索します。「cancel」というテキストを検索するか、[その他を表示] > [変数を使用] > [予定表イベントの更新時] > [イベント] > [IsCancelled] を選択します。
   2. 2 番目のフィールドで、[true である] を選択します。
      
      

      

      
      
5. [Then] ボックスの [アクティビティを追加] をクリックし、Microsoft 365 の [イベントを削除] アクティビティを追加します。このアクティビティを、オートメーションをトリガーしたイベントを削除するように設定します。
   1. コネクションを追加または選択します。
   2. 削除するイベント - クリックして [予定表のイベントの更新時] > [イベント] を選択し、イベントを削除するように指定します。このアクティビティは [Then] 分岐内に追加されるため、イベントはキャンセルされた場合にのみ削除されます。
   3. 削除 - [単一のイベントのみ] を選択して、イベントが定期的である場合はそのイベントのみを削除するようにします。
      
      

      

      
      

オートメーションをテストする

オートメーションをテストするには、Outlook の予定表に最近キャンセルされたイベントが存在することを確認します。トリガー アクティビティで [トリガーをテスト] を選択して、最近更新されたイベントが 1 つ以上あるかどうかを確認できます。

デザイナーの上部にある [テスト] をクリックしてオートメーションをテストし、キャンセルされたイベントが削除されたかどうかを予定表で確認します。

オートメーションをパブリッシュする

オートメーションが期待どおりに動作する場合は、個人用ワークスペースにパブリッシュするだけでオートメーションを実行できます。デザイナーの上部にある [パブリッシュ] をクリックし、わかりやすい名前と説明を入力して [パブリッシュ] をクリックします。