Personalizar el flujo de ideas

Para iniciar la personalización del flujo de ideas, selecciona Personalizar en la esquina superior derecha. Hay tres columnas principales disponibles:

• Fases y estados
• Puede realizar la transición a
• Transición

Configuración de fase

Las fases utilizadas en Automation Hub representan etapas del ciclo de vida de una idea. Cada fase incluye varios estados. Para personalizar una fase, sigue los pasos a continuación:

1. En el flujo de ideas, selecciona Personalizar, en la parte derecha de la página.
2. Selecciona el icono del lápiz cerca de una fase, en la columna Fases y estados. Aparecerá un panel lateral.
3. Selecciona la casilla Título y rellena el nombre deseado. Límite de 150 caracteres; campo obligatorio.
   Nota: Los títulos de las fases deben ser únicos dentro del mismo flujo de ideas, pero esto no se aplica a diferentes flujos.
4. Los estados te permiten reorganizarlos según tus preferencias o eliminarlos mediante el menú de tres puntos.
5. En la pestaña Evaluaciones, marcando/desactivando la casilla, puedes seleccionar qué evaluaciones se mostrarán en el perfil de automatización cuando la idea esté en la fase editada.
6. La pestaña Acceso a las secciones del perfil de automatización te permite seleccionar qué roles tienen permisos para editar las páginas de perfil de la idea de automatización en la fase actual.
   Consejo: Cada rol que está marcado en el permiso Quién puede editar ideas en este flujo en la configuración del flujo de ideas se rellena automáticamente en cada permiso desplegable de la página Acceso a la idea en el nivel de flujo.
7. El acceso a las acciones en el perfil de automatización te permite seleccionar quién puede acceder a acciones específicas en función de los roles, en el perfil de la idea de automatización.
8. Para salir sin guardar los cambios realizados, selecciona Salir en la parte superior derecha de la página.
9. Para guardar toda la personalización del flujo de ideas, selecciona Guardar en la parte superior derecha de la página.

Configuración de estado

Los estados utilizados en Automation Hub representan etapas dentro de una fase del ciclo de vida de la idea. Cada estado debe pertenecer a una determinada fase, no puede vivir por sí solo. Los nombres de estado pueden compartirse entre fases. Para personalizar un estado, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona un estado y haz clic en el icono del lápiz. Se mostrará un panel lateral.
2. Selecciona la casilla Título y rellena el nombre deseado. Límite de 150 caracteres; campo obligatorio.
   Nota: los títulos de estado deben ser exclusivos dentro de la misma fase de idea.
3. Selecciona el cuadro de apariencia y, en la lista desplegable, elige uno de los colores disponibles para el estado. El color seleccionado se refleja en el chip de estado que se muestra en las tablas Proceso de automatización y en la lista desplegable Fase y estado de la página Perfil de automatización en modo vista.
4. La sección Correos electrónicos te permite configurar el correo electrónico que se enviará cuando se cambie el estado.
   Nota:

   El correo electrónico se envía cada vez que una idea pasa al estado correspondiente. Esto significa que si la misma idea pasa al mismo estado, el correo electrónico se envía cada vez.

5. En la pestaña Acceso a las acciones en el perfil de automatización , puedes ver los valores predeterminados establecidos para las acciones en el estado seleccionado/editado y los roles que tienen acceso a esas acciones.
6. Dependiendo del flujo de ideas, las siguientes acciones están disponibles:
   • Conexión Jira
   • Ver el ticket de Jira
   • Iniciar desarrollo en Studio
   • Convertir a una solicitud de cambio
   • Publicado en la tienda
   • Iniciar desarrollo en Studio Web
   • Cambiar flujo de ideas
7. Selecciona Guardar para recordar tu configuración.
8. Para guardar toda la personalización del flujo de ideas, selecciona Guardar en la parte superior derecha de la página.
9. Para salir sin guardar los cambios realizados, selecciona Salir en la parte superior derecha de la página.

Configuración de las transiciones

Una transición es un enlace unidireccional entre dos estados, que pertenecen a la misma fase o a fases diferentes, y que permite que una idea pase de un estado a otro. Para editar o establecer la transición de un estado, sigue los pasos a continuación:

1. Selecciona un estado en la sección Fases y estados. Se muestra un enlace unidireccional entre los dos estados.
2. Si la alternancia Mostrar solo transiciones vinculadas está activada, puedes ver las transiciones establecidas actualmente. Si el conmutador está desactivado, puedes ver todas las opciones de transición disponibles y, al hacer clic en la casilla de verificación situada delante del estado, puedes vincularlo al estado de la columna Fases y estados . La sección Transición aparece a la derecha.
3. En la columna Transición , puedes establecer un título específico para la transición seleccionada en el cuadro Nombre de la transición. Esto te permite volver a etiquetar la Transición a texto que se muestra en el selector de lista desplegable Fase y estado de la página Perfil de automatización . Es un campo de texto obligatorio con un límite de 150 caracteres.
4. A continuación, en ¿Quién puede realizar esta transición?, puedes elegir en la lista desplegable qué roles pueden realizar la transición.
5. La opción Ruta ideal hace más fácil que los usuarios que toman las decisiones entiendan cuál es el siguiente paso del flujo cuando miran un perfil de automatización.
   Nota: Cada transición que tenga el conmutador ACTIVADO para esta configuración se mostrará como la primera opción en verde en la lista desplegable Fase y estado en el perfil de automatización.
   Gráfico 1.
   

   

   
   
   Figura 2.
   

   

   
   
6. Realiza una selección utilizando la opción DESACTIVADO/ACTIVADO de Marcar como ruta ideal.
   Nota: Solo se puede marcar una transición como ruta ideal por estado. Si marcas una segunda transición como la ruta ideal, la inicial se deselecciona automáticamente.
7. Si para un determinado estado no hay ninguna transición marcada como la ruta ideal, la lista de transiciones se muestra en el mismo orden en que se muestran verticalmente en la columna Puede transicionar a .
8. En la sección Ventana emergente , puedes personalizar la pantalla emergente que aparece cuando se realiza la transición. Puedes añadir, editar o eliminar una ventana emergente actual. Para obtener más información, consulta la sección Modales emergentes.
9. La sección Pantalla de éxito es donde puedes personalizar las pantallas que aparecen después de que una idea se haya enviado correctamente. Puedes establecer la página de éxito predeterminada , añadir una personalizada o reordenarlas. Para obtener más información, consulta la sección Pantalla de éxito.
10. Si quieres eliminar una transición, puedes hacerlo de dos maneras:
    • Desmarca la casilla de verificación de la columna Puede transición a que corresponda a la transición.
    • Haz clic en el botón Eliminar transición desde el panel lateral.
    Nota: Una vez eliminada una transición, la configuración se pierde y el perfil de automatización ya no reflejará la transición en la lista desplegable Fase y estado.
11. Para guardar toda la personalización del flujo de ideas, selecciona Guardar en la parte superior derecha de la página.
12. Para salir sin guardar los cambios realizados, selecciona Salir en la parte superior derecha de la página.

Añadir una nueva fase

Para añadir una nueva fase, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el botón + Nueva fase en la sección Fases y estados . Se mostrará un panel lateral.
2. En la lista mostrada, puedes seleccionar cualquiera de los estados de uso común para rellenar previamente la nueva fase. Este paso es opcional. Selecciona Siguiente.
3. Puedes añadir una evaluación de la lista mostrada. La evaluación general está seleccionada de forma predeterminada y es obligatoria. Las evaluaciones seleccionadas se mostrarán en la página Acerca de del perfil de automatización. Selecciona Siguiente.
4. Nombra tu nueva fase rellenando el cuadro Título . Es un campo de texto libre con un límite de 150 caracteres. Selecciona Añadir.

Nota: En el paso anterior, también puedes seleccionar más evaluaciones, editar los permisos de los usuarios desde la pestaña Acceso a la idea o ver las acciones de la idea disponibles.

Eliminar una fase

Para eliminar un estado, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona un estado y haz clic en el icono del lápiz. Se mostrará un panel lateral.
2. Selecciona Eliminar fase en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y aparecerá un mensaje emergente solicitando la confirmación de eliminación.
3. Selecciona Eliminar para confirmar y se eliminará la fase.

Nota:

• Puedes eliminar cualquier fase (predeterminada o personalizada) excepto la fase de envío. La fase de envío permanecerá como la primera fase en cualquier flujo de ideas.
• Puedes eliminar una fase solo si no hay transiciones y cero ideas en esa parte de fase determinada del flujo que estás editando. Si hay al menos una idea en una determinada fase o una transición asignada e intentas eliminar la fase, se mostrará un mensaje de advertencia.

Impacto de eliminar una fase en diferentes páginas de Automation Hub

Página	Repercusión
Perfil de automatización > página Acerca de	Si se elimina una fase de un determinado flujo, la fase ya no se refleja en las ideas que pertenecen a ese flujo en el cuadro de diálogo Actualizar la fase y el estado, o en la lista Transiciones de fase y estado.
Perfil de automatización > Análisis de coste-beneficio	Si se eliminan una o varias fases de implementación (Análisis, Diseño de soluciones, Desarrollo, Pruebas) de un determinado flujo, esto no se refleja en la página Análisis de coste-beneficio de las ideas que pertenecen a ese flujo. El usuario con derechos de edición del CBA puede seguir rellenando las fechas del plan de proyecto para las fases eliminadas y puede seguir seleccionando las fases eliminadas en la tabla Costes de personal de implementación .
Perfil de automatización > Historial	Si se elimina una fase de un determinado flujo y ha habido ideas en esa fase específica en algún momento, el nombre de esa fase se sigue mostrando en la página Historial.
Importar proceso	Importar funciones de proceso con las evaluaciones de flujo de ideas impulsadas por los empleados: descripción general y evaluación de alto nivel. Si se elimina una determinada fase de este flujo de ideas predeterminado, por ejemplo Análisis, si intentas añadir esta fase en el csv cargado, obtendrás un error al intentar sincronizar los cambios: Fase no válida. Selecciona una fase de la lista.
Panel de rendimiento del programa de automatización	Eliminar una fase de implementación (p. ej. Calificación) de todos los flujos de ideas creados en un tenant afecta al panel de la siguiente manera: la etiqueta Calificado aún se muestra en la leyenda de los gráficos Evolución del proceso y Proceso actual . no habrá ideas en esta fase en ese tenant, lo que significa que: El gráfico Evolución del proceso sigue mostrando el número de ideas en el estado Calificación - Aprobada de los meses (y años) anteriores El gráfico del proceso actual mostrará cero automatizaciones y cero para todos los KPI que se refieren a la idea en Calificación - Aprobada.
Informe de planificación	Eliminar una fase de implementación (p. ej. Análisis) de todos los flujos de ideas creados en un tenant no se refleja en el encabezado de la tabla del informe de planificación. Los datos de esta tabla tienen su origen en las páginas Análisis de coste-beneficio, que tienen la limitación descrita anteriormente.
Personalizar evaluaciones	La configuración Ocultar antes de la fase Activa solo funciona con las fases que tienen el título Activa. Una vez eliminada la fase Activa predeterminada, la configuración ya no funciona para las versiones de evaluación que se utilizan en ese flujo.

Añadir un nuevo estado

Para añadir un nuevo estado, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el botón + Nuevo estado en la sección Fases y estados . Se mostrará un panel lateral.
2. Añade un Título para el nuevo estado, en el campo de título. Es un campo de texto libre con un límite de 150 caracteres, campo obligatorio.
3. Elija la apariencia de la lista desplegable con 5 códigos de color disponibles para seleccionar. Es una configuración obligatoria y el color seleccionado se reflejará en el chip de estado que se muestra en las tablas Proceso de automatización y en el modo de vista Perfil de automatización - menú desplegable Fase y estado.
   Figura 3.
   

   

   
   
4. La sección Correos electrónicos te permite configurar el correo electrónico que se enviará cuando se cambie el estado.
5. En la pestaña Acceso a las acciones en el perfil de automatización , puedes ver los valores predeterminados establecidos para las acciones en el estado seleccionado/editado y los roles que tienen acceso a esas acciones.
6. Selecciona Guardar para finalizar la creación del nuevo estado. El estado creado está ahora disponible en la categoría de fase desde la que has seleccionado añadir un nuevo estado.

Eliminar un estado

Para eliminar un estado, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona un estado y haz clic en el icono del lápiz. Se mostrará un panel lateral.
2. Selecciona Eliminar estado en el menú de tres puntos de la parte superior derecha y aparecerá un mensaje emergente solicitando la confirmación de la eliminación.
3. Selecciona Eliminar para confirmar y se eliminará la fase.

Nota:

• Puedes eliminar un estado solo si no hay transiciones y cero ideas en esa determinada parte de fase/estado del flujo que estás editando. Si hay al menos una idea en un estado determinado e intentas eliminar el estado, se mostrará un mensaje de advertencia.
• Puedes eliminar un estado solo si no hay transiciones y cero ideas en esa determinada parte de fase/estado del flujo que estás editando. Si hay al menos una idea en un estado determinado e intentas eliminar la fase, se mostrará un mensaje de advertencia.

Impacto de eliminar un estado en diferentes páginas de Automation Hub

Página	Repercusión
Página Roles	Todos los permisos relacionados con los flujos de ideas se han eliminado de la página Roles. Estos permisos ahora pueden asignarse de forma granular a nivel de flujos de ideas individuales. Para ello, accede a la página Personalizar flujos de ideas desde el menú Configuración de la plataforma.
Importar proceso	Solo funciona con el flujo de ideas predeterminado impulsado por los empleados, incluso si tiene el nombre cambiado o deshabilitado.
Perfil de automatización	El cambio de nombre de las fases de implementación (análisis, diseño de la solución, desarrollo, pruebas) no se reflejará en la página Análisis de costes-beneficio.
Informe de planificación	El cambio de nombre de las fases de implementación (análisis, diseño de la solución, desarrollo, pruebas) no se reflejará en el encabezado de la tabla del informe de planificación. El usuario administrador puede cambiar el nombre de una determinada fase solo en un determinado flujo, por lo que el sistema no indica el nombre de la fase que debería mostrarse en el encabezado.
Personalizar evaluaciones	La configuración Ocultar antes de la fase activa solo funciona con las fases que tienen el título Activa. Una vez que se cambie el nombre de la fase Activa predeterminada, la configuración ya no funcionará para esa fase.

Nota:

Las páginas o características enumeradas en la tabla se ven afectadas por los cambios introducidos en los flujos de ideas. La mayor parte del impacto tiene lugar cuando cambias, actualizas o creas un nuevo flujo.