Proceso de automatización

En esta página tienes acceso a todas las ideas y automatizaciones compartidas. Se han configurado las siguientes listas para facilitar el proceso de evaluación:

• Todas: contiene todas las ideas y automatizaciones en todas las fases y estados.

• Revisión: una lista con las ideas y automatizaciones pendientes de revisión.

  • Todas las ideas en fase de Idea o Evaluación con cualquier estado.
  • Todas las automatizaciones en fase de revisión empresarial o revisión técnica con cualquier estado.

• Proceso de decisiones: un listado con las ideas y automatizaciones pendientes de una decisión respecto a su implementación.

  • Todas las ideas en fase de Calificación y en estado de Evaluación pendiente o En espera.
  • Todas las automatizaciones en fase de revisión técnica y estado de Requiere revisión.
• Implementación: contiene una lista de ideas y automatizaciones en fase de Análisis, Diseño de soluciones, Desarrollo o Pruebas, o en fase de Calificación y estado Aprobada.

• Activas: un listado con las ideas y automatizaciones en fase Activa y en cualquier estado.

Nota: Los usuarios pueden acceder a la información disponible en las cinco vistas del Proceso de automatización (Todo, Evaluación, Decisiones, Implementación y Activas) según los permisos asignados a sus cuentas. Consulta la sección Roles con acceso al proceso de automatización para obtener más detalles.

La vista se puede personalizar de la siguiente manera:

• Mostrar/Ocultar ciertas columnas.
• Clasificar las ideas que quieres ver.

• Buscar una idea concreta.

  La búsqueda se realiza en el Nombre de la automatización, ID autogenerado, ID de la automatización y en la Descripción de cada idea y automatización.

Tienes varias acciones disponibles para cada idea y automatización. Para acceder a este, haz clic en el icono de tres puntos correspondiente a la idea o automatización que te interese.

Nota:

Eliminar Actions en el proceso de automatización también está disponible en la barra de Actions inferior, para que puedas eliminar en masa las ideas que forman parte del mismo flujo de ideas.

La información de beneficios estimados (horas) puede filtrarse mediante las siguientes opciones relativas a la facilidad de implementación, calculada como un porcentaje según el algoritmo de evaluación:

• Fácil de implementar (destacado en verde): el porcentaje de facilidad de implementación está entre % y 100 %, ambos inclusive.
• Dificultad media (destacado en amarillo): el porcentaje de facilidad de implementación está entre 35 % (inclusive) y 65 % (sin incluir).
• Difícil de implementar (destacado en rojo): el porcentaje de facilidad de implementación está entre 0 % y 35 % (excluyente).

El icono flash se muestra para las ideas compartidas a través del flujo de CoE.

El icono del signo de exclamación se muestra si:

• La puntuación de la idea es una excepción

En este caso, el aprobador de ideas o el gestor de programas debe acceder a la página de perfil de la idea y evaluar la información introducida.

Personalizar y guardar tu vista

Usa la opción Guardar vista para guardar una o más vistas personalizadas para cualquier vista disponible en el proceso de automatización o incluso guardar cambios adicionales en una vista personalizada ya existente. Puedes personalizar las columnas visibles, reordenar las columnas, utilizar las opciones de ordenación, los filtros y cambiar el número de elementos mostrados.

La opción Cargar una vista solo está disponible si se ha guardado una vista personalizada, y te permite cargar una de las vistas personalizadas que hayas guardado para volver rápidamente a una vista útil para informar u otros propósitos.

El icono de tres puntos muestra el menú desplegable Cargar una vista, en el que puedes restablecer la vista, cambiar el nombre de una lista personalizada guardada o eliminarla.

Nota: Las columnas recién añadidas desde el menú desplegable Columnas siempre se añaden al final de la tabla. Puedes mantener el puntero sobre el título de una columna y arrastrar y soltar para cambiar su posición.

Puedes aplicar cualquiera de los siguientes criterios de personalización para crear una vista personalizada:

• una opción de búsqueda que se puede utilizar para encontrar fácilmente una automatización o idea
• una opción de Ordenar que te permite ver automatizaciones o ideas específicas definidas por los criterios de filtrado seleccionados. La fase y el estado siempre se ordenan alfabéticamente
• la opción de Mostrar/Ocultar ciertas columnas de la tabla

• reordenar columnas mostradas.

Nota:

Te sugerimos que apliques los siguientes filtros para facilitar la lectura según tu rol:

• Los aprobadores de ideas deben filtrar las vistas Todas y Revisiones por fase de idea y el estado Esperando evaluación.
• Los evaluadores empresariales deben filtrar las vistas Todas y Revisiones por fase de evaluación empresarial y el estado Esperando evaluación.
• Los evaluadores técnicos deben filtrar Los evaluadores técnicos deben filtrar las vistas Todas y Revisiones por fase de evaluación técnica y el estado Esperando evaluación.
• Los usuarios Citizen Developer Power User deben filtrar las vistas Todas e Implementaciones por fase de desarrollo y el estado No iniciada.

Compartir vistas guardadas

Esta opción te permite compartir una vista personalizada y guardada previamente. Con esta funcionalidad, compartirás todos los ajustes aplicados a la vista de tabla, y las personas con las que has compartido la vista podrán ver, analizar y debatir los mismos datos.

Para compartir una vista guardada, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. En el Proceso de automatización, asegúrate de haber guardado una vista personalizada.
2. Selecciona Cargar una vista.
3. En el menú desplegable, selecciona el menú de tres puntos de la vista guardada que deseas compartir.
4. Selecciona Compartir.
5. Añade usuarios buscando por nombre.
6. Selecciona Compartir.
7. Aparecerá un mensaje de confirmación para informarte de que la vista se ha compartido.
   

El destinatario recibe un correo electrónico y una notificación en la aplicación, con un enlace a la vista guardada compartida en el cuerpo. Al seleccionar el enlace, se carga automáticamente el proceso de automatización con la vista guardada compartida.

Nota:

Los permisos de visualización se siguen aplicando. Desde una vista guardada compartida, los usuarios pueden ver ideas solo desde sus permisos de vista del área de negocio específicos, y no verán ideas de otras áreas que pueda tener la vista guardada.

También es posible volver a compartir una vista guardada. Los pasos son los mismos que los primeros para compartir una vista, pero los destinatarios iniciales se rellenan automáticamente.

Descargar CSV

Para descargar un archivo CSV que contenga toda la información de una lista, sigue estos pasos:

1. Accede a la lista que quieras descargar.

2. Marca los filtros Ordenar y Mostrar/Ocultar para asegurarte de que descargas toda la información necesaria.

Nota: Los filtros que apliques a cada lista influirán en la información descargada.

1. Haz clic en Descargar CSV.
2. Se mostrará la ventana emergente Guardar como. Especifica el nombre y la ubicación del archivo.

3. Se exportará a tu PC un archivo CSV que contiene los datos escogidos de la lista seleccionada.

Nota:

Para asegurarte de que utilizas el archivo CSV de la forma correcta, sigue los siguientes pasos:

• Abre Excel.
• Selecciona un libro en blanco.
• Selecciona la pestaña Datos.
• Selecciona Obtener datos y elige De un archivo > De texto/CSV.
• Busca el archivo del que deseas importar datos y selecciona Importar.
• Después de configurar cómo ver los datos, selecciona Cargar.

Roles con acceso al Proceso de automatización

Todos los usuarios pueden acceder a las 5 vistas del proceso de automatización (Todo, Evaluación, Decisiones, Implementación y Activas) según los permisos asignados a sus cuentas, según:

• todos los roles colaboradores y los siguientes roles predefinidos no tienen acceso a las 5 vistas del proceso de automatización:

  • Organizador de componentes
  • Usuario autorizado
  • Citizen Developer Self User
  • Usuario estándar

• Los siguientes roles tienen acceso a las 5 vistas:

  • Propietario de la cuenta
  • Administrador del programa
  • Administrador del sistema
  • Patrocinador de RPA

La siguiente tabla muestra las vistas disponibles para el resto de roles predeterminados:

Rol	Acceso
Aprobador de ideas	Acceder a las tablas Todo y Evaluación para evaluar una idea nueva. Ten en cuenta que el aprobador de ideas no tiene acceso a las columnas relativas a los costes.
Revisor empresarial	Acceder a las tablas Todo y Evaluación para realizar evaluaciones empresariales de automatizaciones. Ten en cuenta que el evaluador empresarial no tiene acceso a las columnas relativas a los costes.
Revisor técnico	Acceder a las tablas Todo y Evaluación para realizar evaluaciones técnicas de automatizaciones Ten en cuenta que el evaluador técnico no tiene acceso a las columnas relativas a los costes.
Citizen Developer Power User	Acceder a las vistas Todo e Implementación. Ten en cuenta que los usuarios Citizen Developer Power User no tienen acceso a las columnas relativas a los costes.