Vérifier si les nouveaux documents d'emploi (I9 et ID) correspondent

À propos

Résumé: Extrayez les documents I9 et d'identité arrivés par e-mail et vérifiez si les deux documents ont le même titulaire. L'e-mail est déplacé, des catégories sont définies et des actions de réponse ou de transfert sont effectuées en fonction des vérifications.

Applications: messagerie Outlook, Document Understanding

Description:

Cet exemple explique comment créer un workflow qui vérifie les nouveaux documents d'emploi (I9 et ID). Lorsqu’un nouvel e-mail arrive contenant un objet spécifique avec des pièces jointes, les robots sont déclenchés pour télécharger les deux pièces jointes et vérifier si les deux pièces jointes sont des documents d’identité et I9. Après validation, il extrait le contenu des deux documents et vérifie s'ils appartiennent à la même personne, en vérifiant le prénom et le nom. Une fois les documents vérifiés, l'e-mail est déplacé vers un dossier spécifique (Envois valides/Envois non valides), des catégories sont définies et l'e-mail est transféré s'il est valide, ou une réponse est envoyée à l'expéditeur si elle n'est pas valide.

Cet exemple présente des activités Microsoft 365 telles que Email Received, Download Email Attachments, Move Email et Document Understanding.

Workflow

Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.
Pour Comment démarrer l’automatisation ( How to start the automation ), sélectionnez Basé sur les événements ( Event based), puis sélectionnez l’activité de déclencheur Microsoft 365 E-mail reçu ( Email Received ).
Dans l’activité de déclencheur :
1. Configurez votre connexion Microsoft OneDrive et SharePoint.
2. Définissez le champ Dossier de messagerie (Email folder ). Par exemple, Boîte de réception ( Inbox).
3. Définissez les filtres supplémentaires pour qu'ils soient aussi spécifiques que possible. Par exemple, dans ce cas, définissez le filtre sur : Le sujet contient un nouvel emploi.
4. Définissez les champs facultatifs :
  - Avec pièces jointes uniquement : activée.
  - Inclure les pièces jointes (Include attachments ) - True.
  - Marquer comme lu (Mark as read ) - False.
Ajoutez une activité Message du journal pour enregistrer l'objet de l'e-mail reçu. Dans le champ Texte , sélectionnez la variable de sortie de l’activité de déclencheur et explorez pour identifier sa propriété Objet :
Ensuite, ajoutez deux activités consécutives Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments ). À cette étape du workflow, les pièces jointes contenant les documents requis (I9 et ID) sont téléchargées. Configurez les activités comme suit :
1. Tout d’abord, renommez chaque activité afin de les identifier plus facilement dans le workflow. Par exemple : Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments) - contenant I9, tapez PDF et Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant l'ID, tapez PDF.
2. Configurez votre connexion à Microsoft Outlook 365.
3. Pour le champ E-mail ( Email ), sélectionnez la variable de sortie de l'activité de déclencheur.
4. Configurez le filtre Avancé (Advanced) pour déterminer le type de documents que vous souhaitez télécharger :
5. Définissez l'option Exclure les pièces jointes intégrées (Exclude inline attachments) sur False.
Ensuite, ajoutez une activité Si (If) pour vérifier si les deux pièces jointes sont bien des documents d'identification et I9.
1. Définissez la condition pour vérifier si les variables de sortie des deux activités Télécharger les pièces jointes d'e-mail (Download Email Attachments ) sont égales à 0 (c'est-à-dire qu'aucun document n'a été identifié à l'aide des filtres définis) :
Configurez la branche Then de l'activité, c'est-à-dire l'activité à exécuter au cas où la condition serait vraie. Ajoutez une activité Répondre à un e-mail . Son objectif est d'informer les expéditeurs que leurs documents n'ont pas été soumis correctement. Consultez un exemple de configuration de cette activité ci-dessous :
Juste à côté de l'activité Répondre à un e-mail (à l'intérieur de la branche Puis (Then), ajoutez une activité Générer une exception ( Throw exception) et configurez-la comme suit :
Ensuite, nous utiliserons les activités Document Understanding pour extraire le contenu des deux documents et vérifier qu’ils appartiennent au même titulaire en vérifiant le prénom et le nom de famille dans chaque document.
Ajoutez une activité Document Understanding Classifier un document. Renommez-le en Classer le document joint I9 (Classify I9 Attachment Document).
1. Pour le champ Entrée (Input), sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d' e-mail - contenant I9, type PDF (Download Email Attachments - contains I9, type PDF) .
Ajoutez une activité Message du journal ( Log Message ) pour consigner le type de document I9. Dans le champ Message , sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classify I9 Attachment Document et explorez vers le bas jusqu'à Données du document pour trouver la propriété DocumentType .
Ensuite, ajoutez une activité If pour vérifier la classification I9 du document. Configurez la condition comme suit :
1. Sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classify I9 Attachment Document , puis explorez vers le bas jusqu'à Données du document (Document Data) > Type de document ( Document Type ) > Nom (Name) > Nom (Name).
2. Définissez la condition : Le nom contient i9. Dans l ' éditeur d'expressions, la condition ressemble à ceci : _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").
Pour la branche Puis (Then), ajoutez une activité Extraire les données du document (Extract Document Data) . Configurez l’activité comme suit :
1. Pour le champ Extracteur (Extractor), sélectionnez I9 dans la liste déroulante.
2. Pour Fichier d'entrée (Input file), sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d' e-mail - contenant I9, type PDF (Download Email Attachments - contains I9, type PDF) .
Pour la branche Sinon ( Else ), c'est-à-dire l'activité à exécuter au cas où la condition serait fausse, ajoutez :
1. Une activité Message du journal , avec le message suivant : L'e-mail ne contient pas de formulaire I9.
2. Générer une exception.
Ensuite, ajoutez une autre activité Classer le document (Classify Document) pour classer les documents d'identité. Renommez-la en Classifier le document d'attachement d' ID (Classify ID Attachment Document).
1. Pour le champ Entrée (Input), sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant un PDF de type .
Ajoutez une activité Consigner le message ( Log Message ) pour consigner le type de document ID. Dans le champ Message , sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classer le document de pièce jointe d'identifiant (Classify ID Attachment Document) et accédez à Données du document (Document Data) pour trouver la propriété DocumentType .
Ensuite, ajoutez une activité Si (If) pour vérifier la classification du document d'identification. Configurez la condition comme suit :
1. Sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classer le document d'attachement d'identifiant (Classify ID Attachment Document ), puis hiérarchisez vers le bas jusqu'à Données du document (Document Data) > Type de document ( Document Type ) > Nom (Name) > Nom (Name).
2. Définissez la condition : Le nom contient des cartes d'identité. Dans l ' éditeur d'expressions, la condition ressemble à ceci : _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").
Pour la branche Puis (Then), ajoutez une activité Extraire les données du document (Extract Document Data) . Configurez l’activité comme suit :
1. Pour le champ Extracteur (Extractor), sélectionnez Cartes d'identité ( ID Cards ) dans la liste déroulante.
2. Pour Fichier d'entrée ( Input file), sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments) - ID de type PDF contenant un fichier PDF .
Pour la branche Sinon ( Else ), c'est-à-dire l'activité à exécuter au cas où la condition serait fausse, ajoutez :
1. Une activité Message du journal , avec le message suivant : L'e-mail ne contient pas d'ID.
2. Générer une exception.
Ensuite, ajoutez une série d'activités Consigner le message ( Log Message ) pour enregistrer le prénom et le nom sur les documents I9 et ID.
1. Dans le champ Message (Message Field), écrivez I9 Prénom (First Name), puis hiérarchisez vers la section Variables (Variables) > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
2. Répétez l'étape 22a pour I9 - Last Name, puis pour IDCard > FirstName et IDCard > LastName.
Ajoutez une activité If (Si) pour vérifier si le prénom et le nom de famille dans chaque I9 et ID correspondent. Définissez la condition comme suit :
- I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contient IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
- I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim est égal à IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim
Pour la branche Then (Alors), ajoutez :
1. Une activité Log Message pour indiquer que I9 et l’ID correspondent.
2. Une activité Déplacer un e-mail ( Move Email ), configurée comme suit :
  1. E-mail à déplacer : sélectionnez la variable de sortie de l'activité E- mail reçu du déclencheur initial.
  2. Vers le dossier e-mail ( To email folder ) - par exemple, un dossier Envois valides ( Valid Submissions ).
3. Une activité Définir les catégories d’e-mails ( Set Email Categories ), pour attribuer une catégorie d’envoi valide ( Valid Submission ) à l’e-mail déplacé.
4. Une activité Transférer un e-mail si vous souhaitez transférer l’e-mail déplacé à quelqu’un.
Pour la branche Sinon ( Else ), ajoutez :
1. Une activité Log Message pour indiquer que I9 et l’ID ne correspondent pas.
2. Une activité Déplacer un e-mail ( Move Email ), configurée comme suit :
  - E-mail à déplacer : sélectionnez la variable de sortie de l'activité E- mail reçu du déclencheur initial.
  - Vers le dossier e-mail ( To email folder ) - par exemple, un dossier Envois non valides .
3. Une activité Définir les catégories d’e-mails ( Set Email Categories ), pour attribuer une catégorie de soumission non valide à l’e-mail déplacé.
4. Une activité Répondre à un e-mail , pour rappeler à l’expéditeur que son e-mail a été considéré comme invalide en raison des documents.
Vous avez terminé et prêt à exécuter votre projet !