Vérifier si les nouveaux documents d'emploi (I9 et ID) correspondent

À propos

Résumé: extrayez les documents I9 et d'identité par e-mail et vérifiez si les deux documents ont le même titulaire. L'e-mail est déplacé, les catégories sont définies et les actions de réponse ou de transfert sont effectuées en fonction des vérifications.

Applications: E-mail Outlook, Document Understanding

Description : ces exemples expliquent comment créer un workflow qui vérifie les nouveaux documents d’emploi (I9 et ID). Lorsqu’un nouvel e-mail arrive contenant un objet spécifique avec des pièces jointes, les robots sont déclenchés pour télécharger les deux pièces jointes et vérifier s’il s’agit de documents d’identification et I9. Après validation, ils extraient le contenu des deux documents et vérifient s’ils appartiennent à la même personne à partir du prénom et du nom. Une fois les documents vérifiés, l’e-mail est déplacé vers un dossier spécifique (Soumissions valides (Valid Submissions)/Soumissions non valides (Invalid Submissions)), les catégories sont définies et l’e-mail est transféré s’il est valide, ou une réponse est renvoyée à l’expéditeur s’il n’est pas valide.

Cet exemple présente des activités Microsoft 365 telles que E-mail reçu, Télécharger les pièces jointes d'un e-mail, Déplacer un e-mail et Document Understanding.

Workflow

1. Ouvrez Studio Web et créez un nouveau projet.

2. Dans le champ Comment démarrer l'automatisation, sélectionnez Basé sur les événements, puis sélectionnez l'activité de déclencheur Microsoft 365 E-mail reçu .

3. Dans l’activité de déclencheur :

   • Configurez votre connexion Microsoft OneDrive et SharePoint.
   • Définissez le champ Dossier des e-mails . Par exemple, Boîte de réception.
   • Définissez les Filtres supplémentaires pour qu'ils soient aussi spécifiques que possible. Par exemple, dans ce cas, définissez le filtre sur : Le sujet contient le nouvel emploi.
   • Définissez les champs facultatifs :
     • Avec pièces jointes uniquement : Activé.
     • Inclure les pièces jointes : Vrai.
     • Marquer comme lu : Faux.

   

4. Ajoutez une activité Message du journal pour enregistrer l'objet de l'e-mail reçu. Dans le champ Texte , sélectionnez la variable de sortie de l'activité de déclencheur et explorez pour identifier sa propriété Objet :

   

5. Ensuite, ajoutez deux activités Télécharger les pièces jointes d’un e-mail consécutives. À cette étape du workflow, les pièces jointes contenant les documents requis (I9 et ID) sont téléchargées. Configurez les activités comme suit :

   • Tout d’abord, renommez chaque activité afin de les identifier facilement ultérieurement dans le workflow. Par exemple : Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant I9, tapez PDF et Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant ID, tapez PDF.
   • Configurez votre connexion à Microsoft Outlook 365.
   • Pour le champ E-mail , sélectionnez la variable de sortie de l'activité de déclencheur.
   • Configurez le filtre Avancé pour déterminer le type de documents que vous souhaitez télécharger :

   

   

   • Définissez le paramètre Exclure les pièces jointes intégrées sur Faux.

6. Ensuite, ajoutez une activité Si pour vérifier si les deux pièces jointes sont bien des documents d’identification et I9.

   • Définissez la condition pour vérifier si les variables de sortie des deux activités Télécharger les pièces jointes d'un e-mail sont égales à 0 (c'est-à-dire qu'aucun document n'a été identifié à l'aide des filtres définis :

   

   

7. Configurez la branche Puis de l'activité, c'est-à-dire l'activité à exécuter au cas où la condition est vraie. Ajoutez une activité Répondre à un e-mail . Elle vise à informer les expéditeurs que leurs documents n’ont pas été soumis correctement. Consultez un exemple de configuration de cette activité ci-dessous :

   

8. Juste à côté de l'activité Répondre à un e-mail (à l'intérieur de la branche Puis ), ajoutez une activité Générer une exception et configurez-la comme suit :

   

9. Ensuite, nous utiliserons les activités Document Understanding pour extraire le contenu des deux documents et vérifier qu’ils appartiennent au même titulaire en vérifiant le prénom et le nom de famille dans chaque document.

10. Ajoutez une activité Classifier le document dans Document Understanding. Renommez-le Classer un document en pièce jointe I9.

    • Pour le champ Entrée , sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant I9, type PDF .

    

11. Ajoutez une activité Message du journal pour consigner le type de document I9. Dans le champ Message , sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classer un document en pièce jointe I9 et accédez à Données du document pour trouver la propriété DocumentType .

    

12. Ensuite, ajoutez une activité If pour vérifier la classification du document I9. Configurez la condition comme suit :

    • Sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classer un document en pièce jointe I9 , puis explorez pour Données du document > Type de document > Nom > Nom.
    • Définissez la condition : Le nom contient i9. Dans l' éditeur d'expressions, la condition ressemble à ceci : _out_ClassifyDocument_1__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("i9").

    

13. Pour la branche Puis , ajoutez une activité Extraire les données du document . Configurez l’activité comme suit :

    • Pour le champ Extracteur , sélectionnez I9 dans la liste déroulante.
    • Pour Fichier d' entrée, sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant I9, type PDF .

    

14. Pour la branche Else , par exemple, l'activité à exécuter au cas où la condition est false, ajoutez :

    • Une activité Message du journal , avec le message suivant : L' e-mail ne contient pas de formulaire I9.
    • Une exception Générer .

    

15. Ensuite, ajoutez une autre activité Classer un document pour classer les documents d’identification. Renommez-la en Classer l’ID de document joint.

    • Pour le champ Entrée , sélectionnez la variable de sortie de l' activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant l'activité ID, type PDF .

    

16. Ajoutez une activité Message du journal pour consigner le type de document d'identification. Dans le champ Message , sélectionnez la variable de sortie de l’activité Classer l’ID de document joint et accédez aux Données du document pour trouver la propriété DocumentType .

17. Ensuite, ajoutez une activité Si pour vérifier la classification du document d’identification. Configurez la condition comme suit :

    • Sélectionnez la variable de sortie de l'activité Classer l'ID du document en pièce jointe , puis explorez les Données du document > Type de document > Nom > Nom.
    • Définissez la condition : Le nom contient des cartes d'identification. Dans l' éditeur d'expressions, la condition ressemble à ceci : _out_ClassifyDocument_2__ClassificationResults.DocumentType.Name.Contains("id_cards").

    

18. Pour la branche Puis , ajoutez une activité Extraire les données du document . Configurez l’activité comme suit :

    • Pour le champ Extracteur , sélectionnez Cartes d’identité dans la liste déroulante.
    • Pour Fichier d' entrée , sélectionnez la variable de sortie de l'activité Télécharger les pièces jointes d'un e-mail - contenant l'ID, tapez PDF .

    

19. Pour la branche Else , par exemple, l'activité à exécuter au cas où la condition est false, ajoutez :

    • Une activité Message du journal , avec le message suivant : L'e-mail ne contient pas d'ID.
    • Une exception Générer .

    

20. Ensuite, ajoutez une série d’activités Consigner le message pour enregistrer le prénom et le nom dans les documents I9 et d’identification.

    • Dans le Champ de message, écrivez I9 Prénom I9, puis explorez la section Variables > I9_Doc > Data > EmployeeFirstName.
    • Répétez l'étape 22a pour I9 - Last Name, puis pour IDCard > FirstName et IDCard > LastName.

    

21. Ajoutez une activité Si pour vérifier si le prénom et le nom dans chaque I9 et ID correspondent. Définissez la condition comme suit :

    • I9_Doc.Data.EmployeeFirstName.Value.ToLower.Trim contient IDCard.Data.FirstName.Value.ToLower.Trim
    • I9_Doc.Data.EmployeeLastName.Value.ToLower.Trim est égal à IDCard.Data.LastName.Value.ToLower.Trim

    

22. Pour la branche Puis , ajoutez :

    • Une activité Log Message pour indiquer que I9 et ID correspondent.
    • Une activité Déplacer un e-mail , configurée comme suit :
      • E-mail à déplacer : sélectionnez la variable de sortie de l'activité de déclencheur initial.
      • Vers le dossier e-mail : par exemple, un dossier Soumissions valides .

    

    • Une activité Définir les catégories d'e-mail pour attribuer une catégorie de soumission valide à l'e-mail déplacé.
    • Une activité Transférer un e-mail , si vous souhaitez transférer l’e-mail déplacé à quelqu’un.

23. Pour la branche Sinon , ajoutez :

    • Une activité Log Message pour indiquer que l'I9 et l'ID ne correspondent pas.
    • Une activité Déplacer un e-mail , configurée comme suit :
      • E-mail à déplacer : sélectionnez la variable de sortie de l'activité de déclencheur initial.
      • Vers le dossier e-mail : par exemple, un dossier Soumissions non valides .
    • Une activité Définir les catégories d'e-mail pour attribuer une catégorie de soumission non valide à l'e-mail déplacé.
    • Une activité Répondre à un e-mail , pour rappeler l’expéditeur que son e-mail a été considéré comme non valide en raison des documents.

24. Vous avez terminé et prêt à exécuter votre projet !