Utiliser des ressources de fichiers et de dossiers

Vous pouvez automatiser les workflows comprenant des opérations de fichiers et de dossiers telles que la copie, le téléchargement, le chargement, le déplacement ou la suppression de fichiers d'une application en ligne à une autre ou d'un service en ligne à un autre. Les activités Microsoft 365 et Google WorkSpace vous permettent de parcourir le stockage en ligne afin de spécifier les fichiers ou les dossiers à utiliser dans vos workflows.

Fichiers récupérés

Lorsque vous créez des workflows sur différentes applications en ligne, la première étape si vous utilisez une ressource de fichier ou de dossier, c'est de la rendre disponible dans votre automatisation via des activités qui permettent de récupérer des fichiers, telles que :

• Déclencheurs Fichier créé (File Created) (pour Google Drive ou Microsoft One Drive and SharePoint) et Fichier mis à jour (File Updated) (pour Google Drive ou Microsoft One Drive et SharePoint) : démarre une automatisation quand un fichier est créé ou mis à jour.
• Activités Télécharger (Download) : permettent de télécharger des fichiers à partir d'une application ou d'un service en ligne. Les activités Télécharger le fichier (Download File) sont disponibles sur plusieurs applications et services en ligne, et les activités Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments) sont disponibles sur Gmail et Microsoft Outlook.
• Activités Get (Obtenir) : obtenez la référence des ressources de fichier dans une application en ligne afin de les utiliser dans d'autres activités.Par exemple, dans les activités Obtenir un fichier/dossier (Get File/Folder) et Obtenir la liste des fichiers (Get File List) pour Google Drive ou Microsoft OneDrive et Microsoft SharePoint.
• Pour chaque fichier/dossier : parcourez une liste de fichiers et de dossiers dans Google Drive ou Microsoft OneDrive et SharePoint.

Télécharger et envoyer des fichiers

Une fois qu'une ressource de fichier a été récupérée dans une automatisation, vous pouvez la charger ou l'envoyer. Par exemple :

• Activités Charger (Upload) : permettent de charger des fichiers vers une application ou un service en ligne.Les activités Charger le fichier (Upload File) sont disponibles sur plusieurs applications et services en ligne.
• Activités envoyant des e-mails avec des pièces jointes, telles que Envoyer un e-mail (Send Email), Répondre à un e-mail (Reply to Email) pour Google Drive ou Microsoft OneDrive et Microsoft SharePoint, ou bien des activités qui envoyant des fichiers, telles que Envoyer le fichier au canal (Send File to Channel) pour Slack.

Déplacer des fichiers et des dossiers

Des activités dédiées sont disponibles si vous souhaitez déplacer des fichiers dans Google Drive (Déplacer le fichier (Move File)) et des fichiers ou des dossiers dans Microsoft OneDrive et Sharepoint (Déplacer le fichier/dossier (Move File/Folder)).

Supprimer des fichiers et des dossiers

Des activités Supprimer le fichier (Delete file) dédiées permettent de supprimer les fichiers de plusieurs applications. Les activités Supprimer le fichier/dossier (Delete File/Folder) pour Google Drive et Microsoft OneDrive et Microsoft Sharepoint peuvent à la fois supprimer des fichiers et des dossiers.

Propriétés des ressources de fichier

Outre la ressource elle-même, vous pouvez utiliser diverses propriétés afin d'effectuer des actions spécifiques dans vos automatisations. Par exemple, vous pouvez créer des conditions basées sur la taille ou l'extension d'un fichier afin de filtrer les fichiers à utiliser, ou bien ajouter le nom du fichier dans le corps d'un e-mail.

Le tableau suivant répertorie les propriétés des ressources des fichiers les plus courantes. Toutes les propriétés ne sont pas disponibles pour chaque activité.

Propriété	Description
NomComplet	Nom de fichier avec son extension.
Nom	Nom du fichier sans l'extension.
Extension	Extension du fichier.
DateDeCréation	Date et heure de création du fichier. Des valeurs supplémentaires sont disponibles en fonction de la date, par exemple le jour de la semaine ou certaines parties de la date telle que l'année.
DateDeDernièreModification	Date et heure de la dernière modification du fichier. Des valeurs supplémentaires sont disponibles en fonction de la date, par exemple le jour de la semaine ou certaines parties de la date telle que l'année.
ID	ID unique de la ressource.
TypeMIME	Type de média de la ressource, si disponible.
TailleEnOctets	Taille en octets.
EstDossier	Indique si la ressource est un dossier.
EstRésolu	Indique si la ressource distante peut être utilisée.
URI	URI qui identifie la ressource distante.
CheminLocal	Chemin d'accès où la ressource est téléchargée localement.
CopieLocale	Référence à la copie locale de la ressource.

Exemples d'utilisation de ressources de fichier dans une automatisation

Charger les pièces jointes des e-mails de Gmail vers Google Drive

Cette automatisation simple est déclenchée lors de la réception d'un nouvel e-mail avec des pièces jointes. Les pièces jointes sont téléchargées, puis chargées dans un dossier Google Drive.

Astuce : pour gagner du temps, utilisez le modèle Charger les pièces jointes des e-mails de Gmail vers Google Drive pour créer ce workflow.

1. Créez un nouveau projet et sélectionnez l' e- mail Google WorkSpace reçu comme déclencheur.
2. Dans l’activité de déclencheur :
   1. Créez ou sélectionnez une connexion.
   2. Sélectionnez Afficher les options supplémentaires, puis l’option Avec pièces jointes uniquement.
   3. Dans le champ Dossier des e-mails ou libellé , sélectionnez le dossier où arriveront les e-mails.
3. Ajoutez une activité Google WorkSpace Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments ). Dans l'activité, commencez par sélectionner une connexion, puis, pour l'option E- mail , sélectionnez le champ intitulé Cliquer pour utiliser une variable(Click to use a variable). Ensuite : E- mail reçu > E- mail.
4. Ajoutez une activité Google WorkSpace Charger des fichiers (Upload files). Dans l’activité :
   1. Créez ou sélectionnez une connexion.
   2. Sélectionnez le champ Fichier(s) intitulé Cliquer pour utiliser une variable(Click to use a variable), puis sélectionnez Télécharger les pièces jointes d'un e-mail (Download Email Attachments ) > Pièces jointes ( Attachments).
   3. Sélectionnez le dossier de destination en utilisant le navigateur de dossiers.

Envoyer un e-mail lorsqu’un nouveau fichier est créé

Cette automatisation simple va envoyer un e-mail lorsqu’un nouveau fichier est créé dans un dossier Microsoft OneDrive. Les activités utilisées dans cet exemple sont également disponibles avec Google Drive. Vous pouvez donc appliquer les mêmes étapes pour créer une automatisation similaire si vous utilisez Google WorkSpace au lieu de Microsoft 365.

1. Créez un nouveau projet et sélectionnez le Fichier Microsoft 365 créé comme déclencheur.
2. Dans l’activité de déclencheur :
   1. Créez ou sélectionnez une connexion.
   2. Sélectionnez le dossier dans lequel le fichier sera créé à partir du champ À l'emplacement (par exemple : Rapports).
3. Ajoutez une activité Microsoft 365 Envoyer un e-mail (Send email). Dans l’activité :
   1. Créez ou sélectionnez une connexion.
   2. Ajoutez un destinataire dans le champ À.
   3. Ajoutez un objet dans le champ Objet, par exemple Note de frais créée.
   4. Ajoutez un corps dans le champ Corps .Par exemple, afin de saisir un message contenant le nom du nouveau fichier Un nouveau rapport, File name, est disponible dans le dossier Rapports.
      1. Saisir un nouveau rapport, .
      2. Pour ajouter la variable du nom de fichier après le dernier caractère, sélectionnez Fichier créé (File Created) > Afficher plus ( Show more) > Fichier (File) > NomComplet ( FullName).
      3. Continuez à taper une fois que la variable est disponible dans le dossier Rapports.