Proceso de Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay es el proceso, desde la perspectiva de la persona que compra, de comprar, recibir, pagar y contabilizar productos. El proceso comienza con una solicitud de compra y termina con el pago de la factura, e incluye todos los pasos de confirmación y comprobación intermedios. Es uno de los procesos centrales de una organización y suele llevarse a cabo por varios departamentos. Los artefactos importantes del proceso Purchase-to-Pay son las solicitudes de compra, órdenes de compra, la recepción de los productos y la factura.

Steps in the Purchase-to-Pay process

Purchase-to-Pay cubre los siguientes procesos principales del ciclo de vida de la adquisición.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Tenga en cuenta que los procesos de Entrega y (partes de) Pago generalmente se realizan en paralelo.

Las siguientes ilustraciones muestran una descripción general de los pasos de un proceso típico de Purchase-to-Pay .

La siguiente tabla describe los pasos principales del proceso Purchase-to-Pay.

Process step	Descripción
Buying	El proceso comienza con un comprador de la empresa que quiere comprar algunos bienes. El comprador solicita la compra mediante una solicitud de compra. Las compras están involucradas para obtener el mejor trato. Esto podría significar negociar un nuevo contrato o adaptarse a un contrato ya disponible. El departamento de compras convierte la solicitud en una orden de compra y se asegura de que la información que falta se completa donde es necesaria. El departamento de compras aprueba el pedido de compra (PO), que luego se envía al proveedor.
Entrega	The warehouse department (if available) waits for the goods to be received. When goods arrive, the inventory is checked and updated. The goods are received by the initial buyer, who accepts the goods.
Payment	The finance department awaits the invoice to be received. When the invoice arrives, it is administrated. The invoice is paid by accounts payable. Accounting administrates the payment.

Process insights

The above process describes an ideal scenario in which the buyer gets the goods of good quality in time with the best possible price. However, in many cases there will be differences and deviations to this.

A significant portion of the operating costs within a company is spent in managing the Purchase-to-Pay process. The greater the inefficiencies in the process, the greater the risk of a negative impact on the business’s cash flow. Managing a consistent Purchase-to-Pay process provides a reliable and healthy company.

Las actividades de Purchase-to-Pay afectan las operaciones de toda la organización, como la gestión de inventarios y la gestión de la cadena de suministro. La optimización del proceso Purchase-to-Pay elimina las ineficiencias y puede generar beneficios en toda la organización.

Con la aplicación de proceso Purchase-to-Pay, obtiene más información sobre la ejecución real del proceso Purchase-to-Pay, e información detallada para analizar el estado de los pedidos, la entrega de los productos y las facturas.