Proceso de Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay es el proceso, desde la perspectiva de la persona que compra, de comprar, recibir, pagar y contabilizar productos. El proceso comienza con una solicitud de compra y termina con el pago de la factura, e incluye todos los pasos de confirmación y comprobación intermedios. Es uno de los procesos centrales de una organización y suele llevarse a cabo por varios departamentos. Los artefactos importantes del proceso Purchase-to-Pay son las solicitudes de compra, órdenes de compra, la recepción de los productos y la factura.

Pasos del proceso Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay cubre los siguientes procesos principales en el ciclo de vida de las compras.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Ten en cuenta que los procesos de Entrega y (partes del) Pago suelen realizarse en paralelo.

Las siguientes ilustraciones muestran una descripción general de los pasos de un proceso típico de Purchase-to-Pay .

La siguiente tabla describe los pasos principales del proceso Purchase-to-Pay.

Paso del proceso	Descripción
Buying	El proceso comienza con un comprador de la empresa que quiere comprar algunos productos. El comprador solicita la compra, utilizando una solicitud de compra. Compras está involucrada para obtener el mejor trato. Esto podría significar la negociación de un nuevo contrato o la adaptación a un contrato ya disponible. Compras convierte la solicitud en una orden de compra y se asegura de que la información que falta se rellena donde sea necesario. Compras aprueba la orden de compra (PO), que luego se envía al proveedor.
Entrega	El departamento de almacén (si está disponible) espera a que se reciban las mercancías. Cuando llegan las mercancías, el inventario se comprueba y se actualiza. Los bienes son recibidos por el comprador inicial, que acepta los bienes.
Pago	El departamento de finanzas espera a recibir la factura. Cuando llega la factura, se administra. La factura se paga mediante cuentas por pagar. Contabilidad administra el pago.

Información del proceso

El proceso anterior describe un escenario ideal en el que el comprador obtiene los productos de buena calidad a tiempo y al mejor precio posible. Sin embargo, en muchos casos habrá diferencias y desviaciones a esto.

Una parte significativa de los costes operativos dentro de una empresa se gasta en gestionar el proceso Purchase-to-Pay. Cuanto mayores sean las ineficiencias en el proceso, mayor será el riesgo de un impacto negativo en el flujo de caja del negocio. Gestionar un proceso de Purchase-to-Pay coherente proporciona una empresa fiable y saludable.

Las actividades de Purchase-to-Pay afectan las operaciones de toda la organización, como la gestión de inventarios y la gestión de la cadena de suministro. La optimización del proceso Purchase-to-Pay elimina las ineficiencias y puede generar beneficios en toda la organización.

Con la aplicación del proceso Purchase-to-Pay obtienes más información sobre la ejecución real del proceso Purchase-to-Pay e información detallada para analizar los estados de los pedidos, la entrega de los productos y las facturas.