Plantilla de aplicación SAP Purchase-to-Pay

Con la plantilla de aplicación SAP Purchase-to-Pay puedes crear aplicaciones de proceso que den una idea de cómo funciona realmente tu proceso Purchase-to-Pay. Por ejemplo, cuánto tiempo tarda una solicitud de compra en convertirse en una orden de compra real, cuánto tiempo lleva procesar las órdenes de compra y, lo que es más importante, en qué medida está pagando a tiempo. Para todos los pasos del proceso, la plantilla de aplicación SAP Purchase-to-Pay proporciona información sobre los tiempos de procesamiento.

Nota: De forma predeterminada, la plantilla de la aplicación SAP Purchase-to-Pay admite varios procesos: el proceso del elemento de la orden de compra y el proceso del documento contable, lo que te permite analizar el proceso Purchase-to-Pay desde cualquier perspectiva.

Proceso de Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay es el proceso desde la perspectiva del comprador de comprar, recibir, pagar y contabilizar los bienes. El proceso comienza con una solicitud de compra y termina con el pago de la factura e incluye todos los pasos de confirmación y comprobación intermedios. Es uno de los procesos básicos de una organización y normalmente lo realizan varios departamentos. Los artefactos más importantes del proceso Purchase-to-Pay son las órdenes de compra, la recepción de los productos y la factura. Purchase-to-Pay también se conoce como Procure to Pay.

Purchase-to-Pay cubre los siguientes procesos principales del ciclo de vida de compras.

• Buying;
• Delivery;
• Payment.

Nota: Los procesos de Entrega y (partes del) Pago suelen realizarse en paralelo.

Compra: el proceso comienza con un comprador de la empresa que quiere comprar algunos productos. El comprador solicita la compra, utilizando una solicitud de compra. Compras está involucrada para obtener el mejor trato. Esto podría significar la negociación de un nuevo contrato o la adaptación a un contrato ya disponible. Compras convierte la solicitud en una orden de compra y se asegura de que la información que falta se rellena donde sea necesario. Compras aprueba la orden de compra (PO), que luego se envía al proveedor.

Entrega: el departamento de almacén (si está disponible) espera a que se reciban las mercancías. Cuando llegan las mercancías, el inventario se comprueba y se actualiza. Los bienes son recibidos por el comprador inicial, que acepta los bienes.

Pago: el departamento de finanzas espera a recibir la factura. Cuando llega la factura, se administra. La factura se paga mediante cuentas por pagar. Contabilidad administra el pago.

Proceso de elemento de orden de compra

El proceso Elemento de orden de compra representa el flujo de compras desde la creación de órdenes de compra hasta la recepción de bienes y servicios. Se centra en cómo se mueven los elementos a través del ciclo de vida de las compras antes de que se registre una factura.

Los pasos típicos de este proceso incluyen:

1. Creación de solicitudes de compra
2. Creación de órdenes de compra
3. Aprobación de PO
4. Entrada de mercancías
5. Recepción de factura

Proceso de documentos contables

El proceso de documentos contables representa el flujo de procesamiento financiero y de facturas, y se centra en cómo se reciben, validan, cotejan y pagan las facturas.

Los pasos típicos de este proceso incluyen:

1. Recepción de factura
2. Validación de coincidencia bidireccional o tripartita (PO, GR y factura)
3. Contabilización de documento contable
4. Aprobación y ejecución de pagos