Durchführen einer Kosten-Nutzen-Analyse

Auf dieser Seite kann der Projektmanager die für die Implementierung der Automatisierungsidee erforderlichen Kosten aufzeichnen. Diese werden vom System verarbeitet, um den Nettonutzen zu berechnen, den die Automatisierung dieses Prozesses bringt. Durch Klicken auf Bearbeiten können die folgenden Felder bearbeitet werden, sodass Sie spezifische Informationen wie im nachfolgenden Bild hinzufügen können:

Projektplan

Dies ist eine detaillierte Konfiguration für die Dauer jeder Implementierungsphase.

• Die Implementierungsfreundlichkeit wird wie vom Algorithmus in der Bewertungsphase berechnet angezeigt. Wenn der Projektmanager dies aufgrund seiner Erfahrung für nicht zutreffend hält, kann er dies leicht überschreiben.
• Die Grundwert-Tabelle muss ausgefüllt werden, bevor die Implementierung mit den Schätzungen des Projektmanagers bezüglich der Implementierungsdauer beginnen kann. Die Plattform berechnet die Anzahl der Arbeitstage, die für den Abschluss einer Phase benötigt werden und legt automatisch das Startdatum für die nächste Phase fest. Sobald die Schaltfläche Grundwert festlegen angeklickt wurde, kann diese anfängliche Schätzung nicht mehr aktualisiert werden.

• Die Spalten aus der Tabelle Istwert und neue Schätzung müssen ausgefüllt werden, sobald die angegebenen Implementierungsphasen abgeschlossen sind. In dieser Tabelle wird der tatsächliche Implementierungsfortschritt durch eine klare Ansicht des Abweichungen zwischen der ursprünglichen Schätzung und den tatsächlichen Werten oder neuen Schätzungen widergespiegelt.

  Darüber hinaus ist das Feld Startdatum auch editierbar, sodass Benutzer das genaue Datum eingeben können, an dem eine Idee gestartet wurde. Wenn dieses Feld nicht in der Tabelle „Istwert und neue Schätzung“ ausgefüllt ist, ist das in den Workspace-Tabellen und Berichten angezeigte Startdatum standardmäßig das Datum, an dem die Automatisierung in die Live-Phase gebracht wurde (Status „In Produktion“).

Schätzung der benötigten Roboter und Verbesserung des Nutzens

Sehen Sie sich die Schätzungen zum Automatisierungspotenzial an, die Auskunft darüber geben, wie sehr der Prozess automatisiert werden kann. Diese vom Algorithmus berechneten Werte bieten eine Schätzung, wie viel schneller ein Roboter den Prozess im Vergleich zu einem Menschen ausführen würde.

Hinweis:

• Bei Bedarf kann der Wert des Automatisierungspotenzials mit einem realistischeren Wert überschrieben werden.
• Sobald die Seite „Kosten-Nutzen-Analyse“ gespeichert wird (auch ohne Änderungen), speichert das System den vorhandenen Wert für das endgültige Automatisierungspotenzial als KPI für das überarbeitete Automatisierungspotenzial und berechnet auf dieser Grundlage die überarbeiteten KPIs, die in der Tabelle „Automatisierungspipeline“ zu finden sind.

• Zuerst muss der verwendete RPA-Softwareanbieter aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Diese Liste wird mit allen Softwareanbietern gefüllt, die während des Plattform-Kostenaufbaus eingerichtet wurden und für die im Abschnitt „Kostenaufbau“ > „Laufende Kosten – RPA-Softwarekosten“ mindestens 1 Posten von laufenden Kosten definiert ist.
• Die Tabelle mit Annahmen zur Automatisierung ermöglicht es dem Projektmanager, den Typ des Roboters auszuwählen, wobei folgende Optionen zur Wahl stehen:
• Attended: Roboter, die menschliche Interaktion benötigen. In diesem Fall werden die Roboterannahmen nicht angezeigt, da die Plattform so eingestellt ist, dass die Anzahl der Attended-Roboter und die Anzahl der Mitarbeiter, die den Prozess ausführen, ausgewogen ist.
• Unattended: Roboter, die keine menschliche Interaktion erfordern. In diesem Fall muss der Projektmanager die folgenden Annahmen zur Automatisierung manuell eingeben: tägliche Arbeitsstunden des Roboters, jährliche Arbeitstage des Roboters und Geschwindigkeitsvervielfacher für Roboter.
• Die Prozessvolumetrie wird automatisch mit Informationen aus der detaillierten Bewertung gefüllt.Stellen Sie sicher, dass Sie diese Bewertung zuerst auf der Seite „Über“ abschließen.
• Das Feld Durchschnittliche Bearbeitungszeit Mensch im Vergleich zu automatisiert wird bei Attended-Automatisierungen automatisch mit Informationen aus der detaillierten Bewertung ausgefüllt. Bei Unattended-Automatisierungen kann die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Transaktion für den Roboter manuell addiert oder durch das System ermittelt werden, indem die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Transaktion für einen Menschen durch den Geschwindigkeitsvervielfacher des Roboters geteilt wird (manuelle Eingabe). Dieses Ergebnis wird anschließend zur Berechnung verwendet, wie viele Roboter nötig wären, um das Transaktionsvolumen angesichts des Automatisierungspotenzials und der Roboterannahmen zu bewältigen.

• Die Schätzungen der Volumenaufteilung liefern die KPIs im Zusammenhang mit dem tatsächlichen Prozess: vollständig vom Menschen durchgeführt (Spalte „Vor der Automatisierung“), zusammen mit den Segmenten, die nach der Automatisierung noch vom Menschen bearbeitet werden, wenn der Prozess nicht zu 100 % automatisiert werden kann (Spalte „Nach der Automatisierung“).

  • Die letzten beiden Spalten enthalten Informationen darüber, was nach Einschätzung des Algorithmus mit dem Roboter geschieht. Diese Schätzung beruht auf dem vom System berechneten Automatisierungspotenzial und dem endgültigen Automatisierungspotenzial, das vom Projektmanager bereitgestellt werden kann, der neben den in der detaillierten Bewertung angegebenen Informationen möglicherweise noch zusätzliche Informationen hat. Falls der Benutzer das Automatisierungspotenzial überschreibt, werden alle betroffenen Werte in der Plattform hervorgehoben.

  • Die gesamte VZR nach der Automatisierung basiert auf der Auswahl, die für den Automatisierungstyp getroffen wurde:

    • Bei Attended-Automatisierungen entspricht der vom Algorithmus vorgeschlagene Wert der Anzahl der Mitarbeiter, die die Aufgabe/den Prozess ausführen.

    • Bei Unattended-Automatisierungen berücksichtigt der berechnete Wert die in der Tabelle „Annahmen zur Automatisierung“ eingeführten Annahmen und den Geschwindigkeitsvervielfacher für Roboter, der bei der Berechnung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit des Roboters pro Transaktion hilft.

      Der Wert der VZR kann bei Bedarf überschrieben werden.

  • Unter den laufenden Gesamtkosten pro Jahr nach der Automatisierung ist die Summe aller laufenden Kosten dargestellt, die auf der Seite „Kosten-Nutzen-Analyse“ im Abschnitt „Kostenschätzungen“ angegeben wurden.

  • Unter „Laufende Kosten pro Transaktion“ sind die laufenden Kosten pro Jahr dividiert durch Volumen pro Jahr dargestellt.

Kostenschätzungen

Hierdurch erhalten Sie eine Schätzung der Gesamtkosten für die Umsetzung der Automatisierungsidee einschließlich der Implementierungskosten (pro Implementierungsphase) und laufender Kosten (Lizenzkosten, Infrastruktur-, Wartungs-, Support-, Hostingkosten und andere laufende Kosten). Diese Informationen wirken sich auf die Berechnung der laufenden Kosten pro Jahr für den Roboter aus.

• Die vom Programm-Manager unter Einmalige Kosten – Kosten für Implementierungspersonal eingegebenen Daten bieten eine Zusammenfassung der Kosten einer jeden Phase sowie der Gesamtkosten für die Implementierung.

• Unter Laufende Kosten definiert der Programm-Manager die Kosten pro Jahr für die gesamte Lebensdauer der Automatisierungsidee und die Anzahl der Elemente/Lizenzen.

  Nachdem alle Kostentypen aus dieser Kategorie eingetragen wurden, wird eine Zusammenfassung mit allen Kostentypen pro Jahr bzw. pro Monat angezeigt. Die Kosten je Transaktion bei einem manuell ausgeführten Prozess im Vergleich zu den Kosten je Transaktionen bei Nutzung eines Roboters wird im oberen Teil der Seite bei den Schätzungen der Volumenaufteilung angezeigt.