Ideenüberprüfungsflow

Je nachdem, wie sie freigegeben wurde, durchläuft die Idee verschiedene Überprüfungsphasen:

Mitarbeitergesteuerte Idee

Hinweis: Für jede der folgenden Phasen erhält der zugewiesene Benutzer eine Aufgabe in seinem Automation Hub-Konto und wird per E-Mail über die Zuweisung informiert. Überprüfen des Benachrichtigungszugriffs: Meine Aufgaben – „Unvollständig“-Abschnitt.

1. Ein Ideengenehmiger überprüft die Idee.

   Durch den Zugriff auf „Automatisierungspipeline“ > Ansicht „Überprüfung“ kann er sie entweder Genehmigen, Als Duplikat markieren oder Ablehnen. Genehmigte Ideen werden in die Phase Bewertung übertragen und können über „Arbeitsbereich“ > „Automatisierungspipeline“ > Ansicht Überprüfung aufgerufen werden.

   Hinweis: Bevor Sie eine Idee genehmigen, überprüfen Sie, ob ein Prozessinhaber zugewiesen ist. Andernfalls kann ein Prozessinhaber vom Ideengenehmiger zugewiesen werden, wenn der Übergang „In der Ideenphase genehmigen“ ausgewählt wird. In einem Dialogfeld werden Sie aufgefordert, den aktuell zugewiesenen Prozessverantwortlichen zu bestätigen, oder Sie können einen auswählen, wenn es keinen gibt.
   
   

   

   
   

2. Sobald die Idee genehmigt ist, wird eine Einladung zur Bewertung an den Prozessinhaber gesendet, der dieser Idee zugewiesen ist, und er wird aufgefordert, die detaillierte Bewertung auszufüllen. Die Einladung wird per E-Mail gesendet und kann auch über Meine Aufgabe – Abschnitt „Unvollständig“ aufgerufen werden. Der Prozessinhaber passt die Informationen an und fügt die Details der detaillierten Bewertung für die Aufgabe/den Prozess hinzu. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Durchführen der detaillierten Bewertung.

   Benutzer mit Berechtigungen zum Einreichen der „Detaillierten Bewertung“ müssen jetzt die Bewertung ausfüllen, speichern und dann die Phase und den Status von „Ansichtsmodus“ zu „Qualifikation – Überprüfung ausstehend“ aktualisieren.

3. Der Programm-Manager überprüft die Idee und entscheidet, ob sie in die Implementierungsphase vorrückt.

   Greifen Sie auf die Liste mit allen zu überprüfenden Ideen in der Qualifikationsphase zu: Arbeitsbereich > Automatisierungspipeline > Ansicht „Entscheidungspipeline“.

   Basierend auf der Komplexität der erforderlichen Arbeit für die Implementierung der Idee kann der Programm-Manager zwischen den folgenden beiden Aktionen wählen:

   • Genehmigt für CoE – Die Idee folgt dem Prozess, der von einem CoE-Implementierungsteam entwickelt werden muss.
   • Genehmigt für Citizen Developer – Die Idee wird von einem Citizen Developer weiterentwickelt, um eine Automatisierung zu erhalten, also einen gebrauchsfertigen Code, der für risikoarme, einfache oder mittelschwere Aufgaben, Aktivitäten oder Prozesse erstellt wird.
4. Je nach Flow, den der Programm-Manager gewählt hat, sind zwei Fälle möglich:

4.1 Für CoE genehmigen

1. Die Idee wird zur Phase Qualifikation mit dem Status Genehmigt aktualisiert. Der Programm-Manager muss einen Projektmanager als Mitarbeitenden hinzufügen. Dazu öffnen Sie Ideenprofil > Abschnitt Mitarbeitende und fügen Sie einen Benutzer mit der Projektmanagerrolle hinzu. So kann der Benutzer während der Implementierungsphase alle erforderlichen Aktionen in dieser spezifischen Idee ausführen.

2. Der zugewiesene Projektmanager kann die Aktionen im Zusammenhang mit dieser spezifischen Idee in der gewünschten Reihenfolge ausführen (ab diesem Schritt gibt es keinen spezifischen Flow), konzentriert sich aber hauptsächlich auf Elemente wie:

   • Hinzufügen zusätzlicher Mitarbeitender, wie Benutzer mit der Rolle „Business Analyst“ und „RPA-Entwickler“.
   • Aktualisieren der Phase und des Status der Idee über die Dropdownmenüs, die in der Ansicht zum Bearbeiten unter Automatisierungsprofil – Info-Abschnitt verfügbar sind.
   • Erstellen eines Projektplans und Nachverfolgen der Kostenschätzungen im Abschnitt Kosten-Nutzen-Analyse.
   • Ermutigen der Mitarbeitenden zur Bereitstellung der relevanten Dokumentation für die Idee: Dokumentation für den IST- und SOLL-Zustand (PDD, SDD, DSD).
   • Ermutigen der RPA-Entwickler, die Galerie der wiederverwendbaren Komponenten zu erkunden und ihre eigenen Komponenten hochzuladen. So können Prozessinhaber, Projektmanager und die Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrechten im Abschnitt Komponenten die wiederverwendbaren Komponenten verknüpfen, die während der Entwicklung der spezifischen Daten verwendet wurden, um das Wissen mit anderen RPA-Entwicklern zu teilen, die dieses Automatisierungsprofil erkunden könnten.
   • Aktualisieren des Automatisierungspotenzials in %, der Kosten und des Projektplans, sobald die Implementierung beendet ist, um die Realität des Projekts widerzuspiegeln. Dies geschieht, indem die Kosten-Nutzen-Analyse bearbeitet wird und die neuesten Informationen implementiert werden.
3. Sobald die erforderlichen Implementierungsphasen abgeschlossen sind, aktualisiert der Projektmanager die Ideenphase zu Live, um widerzuspiegeln, dass die Automatisierungsimplementierung abgeschlossen ist.

Es folgt eine grafische Darstellung des oben beschriebenen Ideen-Flows:

4.2 Für Citizen Developer genehmigen

1. Die Phase der Idee wird zu Entwicklung mit dem Status Nicht gestartet in der Implementierungsansicht aktualisiert.
2. Ein Citizen Development-Hauptbenutzer greift auf die Implementierungsansicht zu und wählt die Idee aus, um sie weiterzuentwickeln.
3. Sobald die Entwicklung abgeschlossen ist, wird die Idee vom Citizen Development-Hauptbenutzer in die technische Überprüfung befördert.
4. Ein technischer Prüfer führt die Codeüberprüfung durch, und wenn keine Aktualisierungen erforderlich sind, genehmigt er die Automatisierung und ändert die Phase zu Live.

CoE-gesteuerte Idee

Sobald die Details von „Übersicht“, „Detaillierte Bewertung“ und „Prozessinhaber zuweisen“ der Idee gespeichert sind, wird eine Bewertungseinladung an den zugewiesenen Prozessinhaber gesendet und er wird dazu aufgefordert, die detaillierte Bewertung zu überprüfen.

Die Einladung wird per E-Mail gesendet. Für diese Zuweisung wird auch eine Aufgabe zugewiesen, die unter Meine Aufgabe – Abschnitt „Unvollständig“ verfügbar ist.

Benutzer mit Berechtigungen zum Einreichen der „Detaillierten Bewertung“ müssen jetzt die Bewertung ausfüllen, speichern und dann die Phase und den Status von „Ansichtsmodus“ zu „Qualifikation – Überprüfung ausstehend“ aktualisieren.

Hinweis: Ideen, die als Archiviert markiert sind, werden für immer oder bis zur Löschung in der Pipeline gespeichert. Informationen, die mit ihnen verbunden sind, wirken sich nicht auf die Dashboard-Statistiken aus.

Es folgt eine grafische Darstellung des oben beschriebenen Ablaufs bei Ideen: