Idea flow settings

You can edit the settings of an idea flow by accessing any idea flow and selecting the pencil icon next to it. You can also access the Settings option from the Actions menu, in the right side of the page. In the dialog box that appears you can edit the following basic information:

• Titel des Ideenflows (obligatorisch)
• Beschreibung
• Berechtigungen
• Erweitert (Advanced)

In the Idea flow title, you can set the title that appears in the Idea type field selection drop-down list, in the Submit idea page. This is a mandatory field with a limit of 150 characters, accepts letters and numbers, and any foreign language characters available for Automation Hub.

Note: The flow title names that are integrated with 3rd party services (Process Mining, Task Mining, etc.) aren't editable.

The Description section supports a rich text field, has a limit of 750 characters, accepts letters and numbers, and any foreign language characters. You can set a descriptive text about the entire idea flow.

Im Bereich Berechtigungen können Sie die spezifischen Rollen für die folgenden Berechtigungen festlegen:

• Wer kann Ideen im Flow einreichen? (mindestens eine Rolle muss ausgewählt sein).
• Wer kann Ideen im Flow bearbeiten? (mindestens eine Rolle muss ausgewählt sein).
• Wer kann eine erzwungene Aktualisierung des Status einer Idee auf eine andere Phase und einen anderen Status vornehmen?
• Wer kann Ideen in diesem Flow löschen? (mindestens eine Rolle muss ausgewählt sein).
• Wer kann die Bewertungsversion im Automatisierungsprofil ändern?

In the table below, you can find the old role permissions that are being replaced by the new permissions found in Idea flow customization. This helps you assign permissions differently for every idea flow, instead of the same set of permissions for a specific role available for all idea flows.

Die neuen Berechtigungsnamen, die in der Anpassungseinstellung des Ideenflows verfügbar sind.	Old role permissions found in Roles page
Wer kann im Flow Ideen einreichen?	Einreichen einer mitarbeitergesteuerten Idee/Einreichen einer CoE-gesteuerten Idee/Einreichen einer Änderungsanforderung/Freigeben einer Automatisierung
Wer kann Ideen in diesem Flow bearbeiten?	Alle Details beliebiger Ideen bearbeiten
Wer kann eine erzwungene Aktualisierung des Status einer Idee auf eine andere Phase und einen anderen Status vornehmen?	Phase und Status beliebiger Ideen aktualisieren
Who can delete ideas in this flow (mandatory)	Beliebige Ideen löschen
Wer kann die Bewertungsversion im Automatisierungsprofil ändern?	Bewertungsversion einer Idee ändern

Example: Before Idea flow customization, to make sure a user had access to Edit all details of any Idea, you had to check that the respective permission was assigned to his tenant role in the Roles page, or create a new role with that permission checked. Now, to make sure a specific tenant role has access to Edit all details of any Idea you just need to select the role you wish to be able to do that, in the Who can edit ideas in the flow drop-down list from the Permissions area in the Idea Flow Settings.

Some roles are already predefined for every permission, like Account Owner, System Admin, and Program Manager, but when you select a specific section, you can add or remove roles from the drop-down list.

Tip: Your existing flows aren't affected and they should work the same as before, including the permissions associated with them.

The Advanced area lets you select via the toggle button if the submission must happen only via OpenAPI and if it's a change request idea flow. When creating a new flow, these options are set to toggle OFF. Out of the six default flows, the Only OpenAPI submission toggle setting is set to ON for the Idea Flow with the title Task Mining and Process Mining. By setting the toggle to ON, the following changes happen:

• Submission form: the Idea type field won't show the flow’s name in the drop-down;
• Users can't submit ideas on the flow through Automation Hub interface;
• Ideas submitted on the flow will be collected through OpenAPI from other tools/products.

Wenn Sie die Einstellung Dies ist der Ideenflow einer Änderungsanforderung auf EIN umschalten, wird der Abschnitt Bewertungssichtbarkeit wie folgt beeinflusst:

• Es stehen nur vier Bewertungstypen zur Verfügung: Übersicht, Änderungsanforderung, Ausführungsbewertung und Feedback-Bewertung.
• The Admin user can't delete these assessment types.
• The Admin user can't add more assessment types.

Nachdem Sie die Einstellungen konfiguriert haben, wählen Sie Speichern aus, um die Einstellungen Ihres Ideenflows zu aktualisieren.