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Automation Hub-Benutzerhandbuch
Letzte Aktualisierung 22. Feb. 2024

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Idee entfernen?

Einmal eingereicht, können Sie die Idee nicht mehr zurückziehen. Wenn sich die Idee im Status „Überprüfung ausstehend“ befindet, wenden Sie sich an einen Ideengenehmiger, der für Ihren Automatisierungsbereich zuständig ist, und bitten Sie um die Ablehnung. Alternativ können Sie sich an den Programm-Manager wenden und ihn bitten, die Idee zu archivieren oder zu löschen.

Wie wird eine Automatisierungsidee bewertet?

Um geeignete Kandidaten für die Automatisierung zu finden, durchläuft eine Ideenübermittlung eine Bewertung auf zwei Ebenen:

  • Einfache Bewertung

  • Detaillierte Bewertung

Durch die Beantwortung von neun fragen erhalten Sie eine automatisch berechnete Punktzahl, die bei der Entscheidung hilft, die Idee in eine detailliertere Bewertung zu verschieben. Als Nächstes stellt der Prozessinhaber in einem separaten Fragebogen genauere Details zur Verfügung und listet die im Prozess verwendeten Anwendungen auf. Ein Algorithmus hebt den geschätzten Nutzen und die Implementierungsfreundlichkeit für diese Idee hervor.

Einfache Bewertung

Dies geschieht mit Ihrer Hilfe, indem Sie den Ablauf „Idee freigeben“ erkunden. Durch die Beantwortung von 9 einfachen Fragen nehmen Sie an einer lehrreichen Erfahrung teil, bei der Sie lernen, wie Sie Ideen identifizieren und einreichen können, die es wert sind, automatisiert zu werden. Sie erhalten auch ein sofortiges Feedback, das von der Plattform generiert wird, mit einer berechneten Automatisierungspunktzahl für die eingereichte Idee und einer kurzen Erklärung, wie diese Punktzahl ermittelt wurde. Auf diese Weise lernen Sie ständig dazu und verbessern Ihre Auswahlfähigkeiten.

Detaillierte Bewertung

Wenn der Programm-Manager entscheidet, dass die Ideenpunktzahl ein Hinweis darauf ist, dass der Automatisierungsvorschlag für eine detaillierte Bewertung in Betracht gezogen werden kann, lädt er den Prozessinhaber dazu ein, eine vordefinierte Reihe spezifischer Fragen zu beantworten. Durch die Auswahl der Anwendungen, die im manuellen Prozess verwendet werden, wird eine Bewertungspunktzahl generiert, die sich auf den geschätzten Nutzen (gemessen in geschätzten jährlich eingesparten Stunden) und die Implementierungsfreudigkeit konzentriert.

Wie wird die Entscheidung für eine Automatisierung getroffen?

Sobald eine Automatisierungsidee eingereicht wurde, kann der Ideengenehmiger sich dazu entscheiden, sie zu genehmigen. Als Nächstes entscheidet der Programm-Manager basierend auf der durch die Einreichung erzielten Punktzahl, in welche Automatisierungen mehr Zeit investiert wird. Dazu startet er die Bewertung. Basierend auf den detaillierten Informationen im Zusammenhang mit der Aufgabe/dem Prozess, die vom Prozessinhaber hinzugefügt wurden, steht eine Reihe von KPIs zur Verfügung:

  • Das Automatisierungspotenzial in Prozent

  • Die Implementierungsfreundlichkeit in Prozent

  • Die geschätzten eingesparten Stunden pro Jahr

Auf der Grundlage dieser KPIs und des Automatisierungsziels entscheidet der Programm-Manager zusammen mit den Stakeholdern (Geldgeber und Personen, die vom Programm profitieren), welche Automatisierungen in die Implementierung gehen werden.

Was passiert, wenn eine Automatisierung archiviert wird?

Die Option „Eine Automatisierung archivieren“ ist nur für den Programm-Manager bei der Bearbeitung des Automatisierungsprofils verfügbar. Wenn diese Aktion ausgelöst wird, werden sie aufgefordert, einen Kommentar hinzuzufügen, der die Entscheidung erläutert. Dies wird im Kommentar-Thread sowie in den Benachrichtigungen zur Verfügung gestellt, die an die Mitarbeitenden und die Benutzer gesendet werden, die der Automatisierung folgen. Sobald eine Automatisierung archiviert wurde:

  • Sie wird dann nicht mehr auf der Seite „Automatisierungsprogramm erkunden“ oder in der Liste „Folgenden Automatisierungen“ für die Followers angezeigt.

  • Sie wird in „Meine Einreichungen“ (für den Einreicher), in „Meine Mitarbeitenden“ (für die anderen Mitarbeitenden) und in der Automatisierungspipeline (für den Programm-Manager) angezeigt.

  • Die Bearbeitungsrechte werden für alle Mitarbeitenden des Automatisierungsprofils widerrufen, mit Ausnahme des Prozessinhabers, des Projektmanagers und des Programm-Managers.

Wie werden Automatisierungsideen überprüft?

Nachfolgend sehen Sie die Überprüfungsphasen für eine Automatisierungsidee:

  • Ein Ideengenehmiger, der für die Kategorie verantwortlich ist, für die die Idee eingereicht wurde, prüft, ob eine doppelte Automatisierungsidee bereits im System eingegeben wurde.

  • Handelt es sich nicht um ein Duplikat, entscheidet diese Person, ob die Automatisierung genehmigt werden kann. Die Entscheidung basiert auf der Punktzahl, die von der Einreichungen erhalten wurde. Für eine Automatisierung mit einer positiven Entscheidung wird eine Bewertungseinladung an den Prozessinhaber gesendet, der dieser Idee zugewiesen ist.

  • Der Prozessinhaber passt die Informationen an und fügt Details im Zusammenhang mit der Aufgabe/dem Prozess hinzu.

  • Der Prozentsatz für das Automatisierungspotenzial, der Prozentsatz für die Implementierungsfreundlichkeit und die geschätzten Stunden, die pro Jahr eingespart werden, werden zur Verfügung stehen.

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